Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 4: Prilagodite svoj način komunikacije
• Metoda 2 od 4: Obravnavanje zaposlenih in sodelavcev
• Metoda 3 od 4: Obravnavanje čustveno nabitih situacij
• Metoda 4 od 4: Komunicirajte z velikimi skupinami

Da se naučite učinkovito komunicirati, morate stvari, ki jih govorite in pišete, prilagoditi različnim okoliščinam. To pomeni, da morate svoj način komuniciranja prilagoditi občinstvu. Na delovnem mestu to pomeni, da se po najboljših močeh trudite biti jasni, spoštljivi in ​​profesionalni. Ko se spopadate s čustveno nabito situacijo, se osredotočite na potrditev občutkov druge osebe, namesto da bi izrazili svoje mnenje. Med komunikacijo z veliko skupino ljudi ali predstavitvijo se lahko prilagodite tako, da se držite jasne strukture, poudarite pomembne točke in v interakciji z občinstvom, da ohranite svojo energijo in pozornost.

Stopati

Metoda 1 od 4: Prilagodite svoj način komunikacije

1. Prilagodite svoj besedni zaklad občinstvu. Pomembno je, da lahko govorite v različnih registrih, od katerih so nekateri formalni, drugi pa neformalni. Pri svojem delu ali v poklicnem življenju je verjetno pomembno, da ste videti dobro izobraženi, informirani in uglajeni. Vendar bodo vaši prijatelji verjetno bolj verjetno pričakovali, da bodo videli vašo osebnost bolj priložnostno. Če prilagodite svoj besedni zaklad situaciji, se lahko bolje povežete z drugimi.
   • Uporabite besede, ki jih razumejo drugi.
   • Na primer, sleng in sleng sta morda primerna za pogovor s prijatelji, vendar vam lahko ovira kariero, če ju uporabljate na delovnem mestu. Prav tako lahko z velikimi besedami in profesionalnim jezikom v službi postanete bolj inteligentni, vendar lahko dražite in odtujujete, če tak jezik uporabljate med prijatelji.
2. Zrcalite jezik in kretnje osebe, s katero govorite. Zrcaljenje odnosa druge osebe se lahko počuti prijetno. Zaradi tega ste tudi bolj prepričljivi. Lahko kopirate geste, držo in / ali izbiro besede.
   • Posnemite le nekaj njihovih kretenj in besednih odločitev. Če to počnejo preveč, jih lahko začnejo motiti.
   • Ogledajte nekoga samo takrat, ko se to zdi primerno. Na primer, če ste moški, ki se pogovarja z žensko, ki drži torbico, ni dobro, da držite roko ob strani, kot da bi imeli tudi torbico.
3. Spreminjajte ton glede na situacijo. Toon lahko sogovorniku veliko pove o situaciji. Pri razpravljanju o poslu na delovnem mestu lahko uporabite resen ton, spodbuden ton pri ocenjevanju zaposlenega ali ležerni ton pri druženju s prijatelji.
   • Ko nastavljate ton, se prepričajte, da se vaša neverbalna in verbalna komunikacija ujema, kar bo pokazalo iskrenost. Na primer, odločen, resen ton bi bil spodkopan, če bi se smejali in bili nenavadni. Resni ton bi ustrezal ravnemu obrazu in lahkim gestam, spodbuden ton pa bi dobro pristajal prikimanju in še kakšni gesti.

Metoda 2 od 4: Obravnavanje zaposlenih in sodelavcev

1. Načrtujte osebna srečanja za nove ali zapletene teme. Odločite se za osebni stik, tudi če se vam zdi, da lahko to temo sprožite v e-pošti ali glasilu. Na ta način ljudem omogočite, da postavljajo vprašanja in jim po potrebi omogočijo pojasnila.
   • Na primer, morda mislite, da lahko nova pravila za odmore zaposlenih razložite po e-pošti ali tako, da pravila obesite v jedilnico.
   • Če pa se sestanete s svojimi zaposlenimi, ste lahko prepričani, da vsi razumejo pravila in lahko odgovarjajo.
2. Pogovorite se o vprašanjih zasebno s podrejenimi. Nikoli ne zadržujte sodelavcev pred drugimi zaposlenimi, ker lahko to povzroči zamero. E-poštna sporočila si lahko napačno razlagamo, zato je bolje, da tudi na ta način ne želite reševati težav zaposlenih. Namesto tega dogovorite zasebni sestanek za pogovor.
   • Uporabite besede, ki jih lahko drugi razumejo.
   • Pogovor odprite z nečim, kot je "Frank, hotel sem se pogovoriti z vami o nekaterih stvareh, ki sem jih v zadnjem času opazil pri vašem delu, in kako lahko kaj storimo glede tega." To ustvarja močan, a v prihodnost usmerjen ton, namesto da bi bil preveč kritičen.
   • Nato napišite povzetek vsakega sestanka in ga pošljite vsem, ki sodelujejo. Tako je komunikacija še bolj jasna.
3. Strokovno uporabljajte družabna omrežja. Ne pošiljajte osebnih pritožb ali zaupnih informacij o delu prek družbenih omrežij. Skratka, naj bo vaše podjetje profesionalno. Če družabna omrežja običajno uporabljate le za povezovanje s prijatelji, lahko to pomeni spremembo tona in vsebine vaših objav.
   • Objave v družabnih omrežjih naj bodo pozitivne in jedrnate: "Hej, Groningen, danes pridite v Totaalsport po 20% popust na vso opremo!"
   • Pri komunikaciji s kolegi, zaposlenimi ali strankami prek družabnih omrežij se izogibajte osebnim napadom, odzračevanju, pritožbam in neprimernim slikam.
   • Vedite, da lahko vse, kar objavite v spletu, vidi vsak.
   • Mnogi ljudje radi vodijo ločen račun v družabnih omrežjih - enega za osebno uporabo in drugega za poslovno uporabo.
4. Vprašajte se, kaj želite sporočiti, če osebno ne komunicirate. Preden pritisnete »pošlji«, preberite e-pošto ali besedilo. Če se morate z nekom pogovoriti ali uporabiti telefon, si pred začetkom pogovora napišite nekaj opomb o tem, kaj želite povedati. Komunikacijo z besedilom je težko razlagati, ker nimate kontekstualnih znakov, kot sta ton in mimika. Prepričajte se, da ste popolnoma jasni:
   • Če pišete na delovnem mestu, postavite glavno točko svojega e-poštnega sporočila v vrstico z zadevo ali, če je v besedilnem sporočilu, na vrh. Prejemnik bo cenil, da prihranite čas, če ste neposredni.
   • Previdno uporabite vrstico z naslovom e-pošte. Izogibajte se nejasnim ali očitnim temam, kot je »Obvestilo o zaposlitvi«. Namesto tega uporabite posebne naslove, na primer "Srečanje z Berendom Wijmansom 16. novembra!"
   • Ko govorite po telefonu, uporabite jasne ustne namige, kot sta "Torej, Natasha, razlog, da kličem, je, da se pogovorim o upadanju prodaje" in "André, želim se prepričati, da razumem. Ali lahko slogan ponovite še enkrat?
5. Če ste introvert, si rezervirajte čas za majhne pogovore. Potrudite se, da govorite tudi neformalno, tako da se ljudje, ko govorijo z vami, počutijo udobno in prijetno ne glede na kontekst. Tudi če ste introvert in pogovor ne pride naravno, je enostavno najti načine za nevtralen pogovor z ljudmi.
   • Držite se nevtralnih, nespornih tem. Lahko se na primer pogovorite o priljubljenih televizijskih oddajah, hrani ali tisti, ki jo lahko vedno uporabite: o vremenu.
     • Na primer, poskusite nekaj takega: "Hej, kaj si mislil o zadnji epizodi Igre prestolov?
   • Če ste na vodstvenem ali vodstvenem položaju, bodo zaradi pogovorov ali vsakdanjih zadev zaposleni čutili, da se dvigujete na njihovo raven in da ste dostopni. Pogovor o stvareh z menedžerjem ali šefom pomaga utrditi vez in olajša poznejši pogovor o bolj zapletenih ali resnih zadevah.

Metoda 3 od 4: Obravnavanje čustveno nabitih situacij

1. Namesto izjav "vi" uporabite "I". Reformirajte stvari, ki jih želite povedati, tako da povejte, kako se počutite ali mislite, namesto da se osredotočate na to, kar je naredil nekdo drug. Zaradi tega se bo manjša verjetnost, da se bo oseba napadla. Na primer:
   • V službi bi lahko rekli nekaj takega: "Spomnim se, da sem se tega naučil kot nov zaposleni," namesto "Ne razumeš, kako to deluje."
   • Prav tako je bolje, da prijatelju ne rečete kaj takega: "Prelahko se razburite. Namesto tega recite nekaj takega: "Zdi se mi, da je to nekaj, kar vas res zanima."
2. Poiščite vez s tistim, ki je vznemirjen. Tudi kadar vas nekdo vznemirja ali ko poskušate posredovati med obema stranema, morate storiti vse, da najdete skupne točke v čustvenih situacijah. Ko je situacija čustveno nabita, spletanje vezi preprečuje, da bi se ljudje počutili napadene. To lahko tudi prepreči nekomu, da bi bil v obrambi.
   • Poudarite partnerstvo v načinu, kako stvari frazirate.Na primer, uporabite stavke, kot sta "To lahko storimo" ali "V tem smo skupaj".
3. Pokažite empatijo do druge osebe in ne kritiko. Včasih, ko so ljudje vznemirjeni, morajo spregovoriti in potrebujejo nekoga, ki bo samo poslušal. Pokažite, da njihove pomisleke jemljete resno in ste pripravljeni poskusiti razumeti, kaj se dogaja. To pomeni, da način komunikacije prilagodite tako, da se bolj osredotočite na odzivanje na to, kar govori druga oseba.
   • Recite nekaj takega kot "Popolnoma razumem, zakaj ste razburjeni" ali "Imeli ste prav, to bi bilo koga moteče."
   • Izogibajte se komentarjem, kot so »Zaradi tega vas ni treba resnično vznemirjati« ali »Ne razumem, zakaj vas to moti«, tudi če se tako počutite.
4. Potrudite se, da pokažete spoštovanje. Za razbremenitev čustveno nabitih situacij je treba priznati prispevek in vrednost drugih ljudi, da se ne bodo počutili nemočne ali nepriznane. Jasno povejte, kaj je drugi dobro naredil ali kakšne pravice in pooblastila ima drugi, na primer:
   • Pri tem ste res trdo delali, kajne?
   • Mislim, da to obravnavate z veliko potrpljenja.

Metoda 4 od 4: Komunicirajte z velikimi skupinami

1. Prilagodite svojo predstavitev občinstvu. Pomembno je, da poznate svoje občinstvo, da lahko svoje sporočilo prilagodite svoji občinstvu. Vedeti morate, kdo je med občinstvom, nekoliko razumeti njihovo ozadje in zakaj se udeležujejo vaše predstavitve. Več informacij imate, bolje lahko oblikujete predstavitev.
   • Če na primer predstavljate skupino vodstvenih delavcev nad vami v korporativni hierarhiji, mora biti vaš jezik profesionalen in uglajen ter ne sme upoštevati šal ali žargona. Vendar pa lahko med pogovorom s skupino podrejenih uporabite šale, žargon in preprost jezik, saj lahko s tem olajšate napetost v sobi.
   • Zavedajte se ozadja ljudi med občinstvom in se prepričajte, da ne uporabljate jezika ali žaljivih primerov.
2. Začrtajte kar želite povedati. Če želite jasno komunicirati z veliko skupino, potrebujete načrt za to, kar želite povedati, v nasprotju z neformalnim pogovorom z nekaj ljudmi. V nasprotnem primeru tvegate, da boste izgubili pozornost občinstva. Načrtujte naslednje:
   • Glavne točke, ki jih želite poudariti. Če na primer predstavite novo prodajno strategijo podjetja v treh točkah, nameravate ob prvi omembi posamezne točke govoriti nekoliko glasneje.
   • Trenutki, ko boste morda želeli upočasniti (na primer uvajanje novih ali zapletenih informacij).
   • Naravna mesta v predstavitvi, ko se lahko ustavite, na primer po predstavitvi vsake točke prodajne strategije s tremi točkami. To daje udeležencem čas, da pustijo informacije potoniti.
3. Navedite glavne točke v svoji predstavitvi. S ključnimi besednimi zvezami opišite glavne točke v pogovoru. Ustnim predstavitvam je lahko težko slediti, vendar ti "kažipoti" pomagajo občinstvu, da sledi besedilu. Dobre besedne zveze za poudarjanje so:
   • "Nadaljuj ..." (za uvedbo nove točke).
   • "Kot sem že rekel ..." (da občinstvo opomni na vašo glavno točko).
   • "Zaviti stvari ..." (sporočiti jim, da se bliža konec vašega besedila).
   • Povejte ljudem, kdaj boste odgovarjali na vprašanja. Lahko bi rekli: "Shranite svoja vprašanja do predstavitve, potem bom odgovoril nanje.
4. Ustvarite vizualna pomagala, da poudarite najpomembnejše točke. Sestavite preprosto diaprojekcijo. Diapozitiv uporabite kot način za poudarjanje pomembnih točk, ne pa za njihovo podrobno razlago. V nasprotnem primeru si bo občinstvo ogledalo diapozitive, namesto da bi bilo pozorno na to, kar pravite.
   • Na diapozitiv uporabite le majhno količino besedila ali slik. Če na primer opisujete tri cilje za svojo organizacijo v prihodnjem letu, ustvarite diapozitiv, ki se glasi "Cilj 1: Povečajte članstvo za 10%."
   • To je dovolj informacij, da občinstvo opomni na to, kar želite poudariti, vendar ne toliko, da bi zmanjšalo njihovo pozornost.
5. Komunicirajte s svojo publiko. V predstavitev vključite premore, postavljajte vprašanja in spodbujajte ljudi, naj postavljajo vprašanja, če potrebujejo pojasnila o kateri koli od predstavitev. Ljudje iz občinstva se lahko obrnete tudi neposredno, bodisi po imenu bodisi jih pogledate v oči. To pomaga, da je predstavitev bolj privlačna, pritegne občinstvo in poveča količino informacij, ki jih lahko pridobijo iz vašega pogovora.