Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Upoštevanje prejemnika
• 2. del od 3: Izbira voščilnice
• 3. del od 3: Formatirajte e-poštno sporočilo in začnite

E-poštna sporočila po svoji naravi niso tako formalna kot pisanje pisem. Vendar boste še vedno imeli trenutke, ko boste morali biti bolj pisni pri pisanju e-pošte. Razmislite, komu pošiljate, in izberite čestitko, ki ustreza prejemniku. Ko to ugotovite, lahko nadaljujete s formatiranjem voščil in pisanjem uvodnih vrstic.

Stopati

1. del od 3: Upoštevanje prejemnika

1. Odločite se, kako formalni morate biti. Tudi če pišete "uradno" e-poštno sporočilo, je od prejemnika odvisno, kako formalni morate biti. Na primer, pri pisanju profesorja ne uporabljate enake formalnosti kot pri prijavi na delovno mesto.
   • Ko prvič stopite v stik z nekom, je bolje, da ste bolj formalni, kot je potrebno, da ste na varnem.
2. Poiščite ime osebe. Naredite nekaj raziskav, da boste ugotovili ime osebe, če je še ne poznate. Če poznate ime osebe, je pozdrav bolj oseben, tudi če uporabljate formalne elektronske tehnike.
3. Sledite formalnosti osebe. Če vam je oseba že poslala e-pošto, lahko sprejmete njen slog pozdrava. Če na primer uporablja »Pozdravljeni« in vaše ime, je sprejemljivo, da odgovorite v istem slogu, pri čemer uporabite »Pozdravljeni« in ime osebe.

2. del od 3: Izbira voščilnice

1. Vrnite se na "Dragi". "Dragi" (čemur sledi ime osebe) je stari standard z razlogom. To je formalno, ne da bi bil odmaknjen, in ker se tako pogosto uporablja, pogosto postane neviden v pozdravu, kar je dobro. Nočete, da vaš pozdrav izstopa, ker je neprimeren.
2. Če ne veste imena osebe, poskusite »Dober dan«. To je razmeroma formalno voščilo za uporabo v poslovnih e-poštnih sporočilih, še posebej, če ne veste imena osebe. Vendar je vedno bolje, če je mogoče, ugotoviti ime osebe.
   • Uporabite lahko tudi »Dragi bralec«, če je e-poštno sporočilo zelo formalno in ne veste imena osebe. Vendar je ta pozdrav za nekatere ljudi lahko neprijeten.
3. Razmislite o "Pozdravljeni" ali "Zbogom" v nekoliko manj uradnih e-poštnih sporočilih. E-poštna sporočila so navadno manj formalna kot pisma, zato se lahko v nekoliko uradnem e-poštnem sporočilu pogosto izognete nečemu, na primer »Hello«. Če na primer učitelju pošljete e-poštno sporočilo, mora biti nekdo, s katerim dejansko komunicirate, »Hello« ali »Goodbye« v redu.
4. Izogibajte se "Živjo". Čeprav je "Hello" sprejemljiv v polformalnem e-poštnem sporočilu, "Hi" verjetno ni. To je zelo priložnostno voščilo, tudi v pogovorih, zato se mu izogibajte v kakršni koli uradni e-pošti. Na primer, tudi če šefa dokaj dobro poznate, je verjetno najbolje, da se izogibate "Živjo", ko mu pošiljate e-pošto.
5. Po potrebi namesto imena uporabite naslov. Včasih, ko nekomu pišete, poznate samo naslov v podjetju ali organizaciji. V tem primeru lahko naslov osebe uporabite samo namesto imena osebe, na primer "Dragi vodja zaposlovanja", "Dragi odbor za zaposlovanje" ali "Spoštovani profesor".
6. Dodajte naslov osebe, da bo bolj formalen. Če je mogoče, dodajte "Mr. "," Ga. "," Dr. Pred imenom osebe dodajte "ali" Profesor ", da bo bolj formalno. Uporabite tudi priimek ali polno ime osebe, da bi bili bolj formalni, ne pa samo imena osebe.

3. del od 3: Formatirajte e-poštno sporočilo in začnite

1. Pozdrav postavite v prvo vrstico. V prvi vrstici naj bo pozdrav, ki ste ga izbrali, čemur sledi ime osebe. Če je mogoče, uporabite naslov osebe, na primer g., Gospa ali dr., Ki ji sledita njeno ime in priimek.
2. Postavite vejico. Na splošno po pozdravu postavite vejico. Dvopičje lahko uporabite v uradnih črkah, vendar je običajno preveč formalno za e-poštno sporočilo, tudi uradno. V večini primerov zadošča vejica, dvopičje pa lahko uporabite, če v e-poštno sporočilo pišete spremno pismo.
3. Pojdite na naslednjo vrstico. Pozdrav je v ločeni vrstici na vrhu, zato, ko ste ga napisali, pritisnite tipko Enter, da se premaknete na naslednjo vrstico. Če za ustvarjanje odstavkov namesto zamikov uporabljate prelome vrstic, med pozdravom in prvim odstavkom vstavite prazno vrstico.
4. Po potrebi se predstavite v prvem stavku. Ko nekoga pišete prvič, ga morate predstaviti, tudi če osebo poznate v resničnem življenju. Če osebi dajete občutek, kdo ste, jo boste spodbujali, da nadaljuje z branjem.
   • Lahko bi na primer napisali: "Moje ime je Jessica Hills in sem direktor trženja podjetja XYZ." Vključite lahko tudi, kako poznate osebo: "Moje ime je Robert Smith in sem v vašem marketinškem razredu (Marketing 101, ki se sestaja opoldne ob torkih in četrtkih)."
   • Če osebo že poznate in ste že pisali, lahko prvi stavek uporabite kot pozdrav. Lahko bi na primer rekli: "Hvala, ker ste me tako hitro kontaktirali" ali "Upam, da vam gre dobro."
5. Pojdi naravnost na stvar. Večina uradnih e-poštnih sporočil mora hitro preiti na stvar. To pomeni, da mora vaš prvi ali drugi stavek navesti razlog, zakaj pišete prejemniku. Ne pozabite biti čim krajši, ko opisujete svoj cilj.
   • Lahko na primer napišete: "Pišem, da prosim za pomoč pri trženjskih težavah" ali "Pišem vam, ker imam težave pri pouku in upam, da boste imeli predloge za dodatno gradivo za branje. "