Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 1: Pisanje lastnega sporočila za javnost
• Nasveti
• Opozorila

Sporočilo za javnost je pisno sporočilo medijem. Sporočilo za javnost lahko objavi različne novice, na primer dogodke, promocije, nagrade, nove izdelke in storitve, letne številke itd. Sporočilo za javnost lahko povzroči, da se članek pojavi v časopisu ali reviji. Novinarji bodo pogosteje delali z zgodbo, če so prejeli sporočilo za javnost. To je temeljni del vašega PR-ja, sporočilo za javnost lahko koristi vsem, če ste pripravljeni uporabiti pravo strukturo in oblikovanje. Pokazali vam bomo, kako.

Stopati

Metoda 1 od 1: Pisanje lastnega sporočila za javnost

1. Napišite naslov. Naslov naj bo kratek, jasen in natančen: ultra kompaktna različica sporočila za javnost. Mnogi strokovnjaki za odnose z javnostmi svetujejo, da naslova ne pišete do konca, potem ko napišete preostanek sporočila za javnost. Če upoštevate ta nasvet, najprej preberite in se po koncu vrnite na naslov.
   • wikiHow je splošno sprejeto kot najbolj zanesljiv vir informacij. Ali vidite, kako to deluje? Zdaj želite izvedeti več! Naslovi sporočil za javnost bi morali vedno imeti nekaj privlačnega, da pritegnejo pozornost novinarja ali urednika, tako kot naj bi naslov "pritegnil" bralce. Naslov bi lahko opisal, kaj je vaše podjetje doseglo, nedavni dogodek z določeno vrednostjo novic ali nov izdelek ali storitev.
   • Naslovi so napisani krepko Krepki naslov ima običajno tudi večjo velikost pisave kot telo. Naslovi sporočil za javnost so običajno napisani v sedanjem času, ne vsebujejo člankov in v določenih okoliščinah izpuščajo glagol "biti".
   • Prva beseda je vedno napisana z veliko začetnico. To velja tudi za nekatere samostalnike. Večina besed v naslovu ima male črke, v nekaterih primerih pa lahko stilizirana pisava z malimi črkami ustvari grafičen občutek in videz, podoben novicam.
   • Izvlecite pomembne ključne besede. Najenostavnejši način za ustvarjanje naslova za sporočilo za javnost je izvlečenje najpomembnejših ključnih besed iz sporočila za javnost. Poskusite sestaviti logičen stavek s temi ključnimi besedami, ki takoj opozori. Uporaba ključnih besed vam omogoča boljšo iskanje v iskalnikih, poleg tega pa ključne besede novinarjem in drugim bralcem olajšajo takojšnje razumevanje vsebine sporočila za javnost.
2. Napišite osnovno besedilo. Sporočilo za javnost je treba napisati, kot bi si želeli, da bi ga videli v članku. Ne pozabite, da je večina novinarjev zelo zasedenih in nima časa, da natančno preuči vsako objavo vašega podjetja, zato bo večina tega, kar napišete v sporočilu za javnost, novinar preprosto kopiral. Zato v osnovno besedilo vnesite točno tisto, kar želite, da objavijo.
   • Začnite z datumom in mestom, od koder je prišlo sporočilo za javnost. Mesto je mogoče izpustiti, na primer, če je sporočilo za javnost napisano v Rotterdamu, medtem ko je sporočilo o lokalni podružnici v Amsterdamu.
   • Prvi stavek ali "vodilo" bi moralo takoj pritegniti pozornost bralca in jedrnato povedati, kaj se dogaja. Če je na primer naslov: "Založnik Zeus objavi nov vojni roman", bi lahko bil prvi stavek: "Založnik Zeus B.V. danes objavlja njihov prvi vojni roman, ki ga je napisal slavni pisatelj Ercee Kaa. "Z malce več podrobnosti širi naslov in bralcu predstavi zgodbo. Naslednji stavek ali naslednja dva stavka sta nato spet podaljšek prvega stavka.
   • Telo sporočila za javnost mora biti kompaktno. Ne uporabljajte predolgih stavkov ali odstavkov. Izogibajte se ponavljanju in pogosti uporabi veselega ali hipi žargona. Prizadevajte si za preprostost, brez ene besede preveč.
   • Prvi odstavek (dva do tri stavke) je povzetek sporočila za javnost, vse, kar dodate še, pa je podrobna obdelava. V današnjem hitrem svetu niti novinarji niti drugi bralci ne bodo prebrali sporočila za javnost, če začetek članka takoj ne vzbudi zanimanja.
   • Uporabite dejanska dejstva - dogodke, izdelke, storitve, ljudi, cilje, cilje, načrte, projekte. Maksimalno izkoristite konkretna dejstva. Preprost način za pisanje učinkovitega sporočila za javnost je sestaviti seznam naslednjih razlag: kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj in kako.
3. Jasno sporočite "5 W" (in H). Kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj - in kako - bralcem povejo vse, kar morajo vedeti. Upoštevajte ta kontrolni seznam v okviru spodnjih točk na zgoraj omenjenem primeru.
   • • Za koga gre? Založnik Zevs.
     • Katere so dejanske novice? Založnik Zeus izda knjigo.
     • Kdaj se bo to zgodilo? Jutri.
     • Kje se to dogaja? Na vseh večjih trgih jutri.
     • Zakaj so te novice? Napisal jo je slavni pisatelj Ercee Kaa.
     • Kako se to zgodi? Glavni dogodek je podpis v Amsterdamu, ki mu sledi ogled Randstada.
   • Ko pripravite osnove, lahko vrzeli zapolnite z informacijami o ljudeh, izdelkih, datumih in drugih stvareh, povezanih z novicami.
     • Če vaše podjetje ni glavna tema novic, temveč vir sporočila za javnost, to jasno pojasnite v telesu.
   • Naj bo kratko in sladko. Sporočilo za javnost ne sme biti daljše od treh strani. Če pošiljate izpis v papirju, mora imeti besedilo dvojni razmik.
   • Večja kot je vrednost novic v vašem sporočilu za javnost, večja je možnost, da bo novinar izbral članek za uporabo. Ugotovite, kaj pomeni "vrednost novic" za določeno ciljno skupino, in s tem znanjem privabite novinarja.
4. Dodajte podatke o podjetju. Če novinar za članek izbere sporočilo za javnost, bo v prispevku vedno omenil podjetje. Novinarji lahko v tem poglavju najdejo podatke o podjetju.
   • Naslov tega oddelka naj bo --- O podjetju COMPANY_XYZ.
   • Po naslovu z enim ali dvema odstavkoma po 5 ali 6 stavkov opišite svoje podjetje. Besedilo mora opisati podjetje, osnovno dejavnost in politiko podjetja. Številna podjetja že imajo strokovno napisane brošure, predstavitve, poslovne načrte itd. Uvodno besedilo lahko kopirate tukaj.
   • Povezava do vašega spletnega mesta na koncu tega razdelka. Povezava mora biti natančen in popoln URL, torej ne okrajšana, saj mora biti ob tiskanju strani povezava še vedno popolna. Na primer: http://www.website_van_your_company.com in ne Klikni tukaj da obiščete spletno stran.
   • Če ima vaše podjetje na spletnem mestu ločeno predstavnostno stran, se na to mesto povežite. Medijska stran vsebuje vse kontaktne podatke in vse za tisk.
5. Zagotovite podporo. Navedite nekaj dodatnih informativnih povezav v podporo sporočilu za javnost.
6. Dodajte kontaktne podatke. Če ima vaše sporočilo za javnost resnično visoko vrednost za novice, bodo novinarji morda želeli več informacij ali pa bodo želeli intervjuvati ustrezne ljudi.
   • Če vas ne moti, da lahko mediji neposredno kontaktirajo vaše ljudi, lahko njihove podatke navedete v samem sporočilu za javnost. Na primer, v primeru sporočila za javnost o inovacijah lahko dodate kontaktne podatke raziskovalne skupine.
   • V nasprotnem primeru morate v razdelek "Kontakt" vstaviti podrobnosti o oddelku za medije ali PR. Če za to delovno mesto nimate ločene ekipe, je dobro, da za povezavo med mediji in ljudmi imenujete nekoga, ki bi lahko zapolnil to mesto.
   • Kontaktni podatki naj bodo usmerjeni na to sporočilo za javnost. Podatki morajo vsekakor vsebovati:
     • Uradno ime podjetja
     • Uradno ime oddelka za medije in kontaktna oseba
     • Poštni naslov
     • Telefonske in faks številke s pravilnimi kodami držav in mest.
     • Številka mobilnega telefona (neobvezno)
     • Čas razpoložljivosti
     • E-poštni naslovi
     • Naslov spletnega mesta.
7. Če je mogoče, vključite povezavo do spletne različice istega sporočila za javnost. Običajno se vodi dnevnik vseh sporočil za javnost, objavljenih na vašem spletnem mestu. Tako je lažje ustvariti takšno povezavo in takoj imate registracijo za arhivske namene.
8. Konec sporočila za javnost označite s tremi zgoščevalnimi znaki (###), centrirano neposredno pod zadnjim stavkom sporočila. To je novinarski standard.

Nasveti

• Sporočilo za javnost pošljite po e-pošti in uporabite malo oblikovanja. Velike črke in veliko barv samo odvračajo pozornost od novic. Sporočilo za javnost vstavite v telo e-pošte, ne v prilogo. Če morate uporabiti prilogo, uporabite navadno besedilo ali datoteko obogatenega besedila. Wordovi dokumenti so običajno sprejeti, vendar jih shranite kot.doc, ne.docx (če uporabljate najnovejšo različico). Zlasti časopisi so pred kratkim morali zmanjšati in pogosto ne uporabljajo najnovejše različice Worda. Datoteke PDF uporabljajte samo, če pošiljate celoten komplet za tisk z veliko ilustracijami. Sporočila za javnost ne vtipkajte na tiskovine, nato pa ga optično preberite in pošljite po e-pošti kot jpeg - izguba vašega časa in urejevalnikovega časa. Sporočilo za javnost vnesite neposredno v e-poštno sporočilo.
• Uporabite glavo kot zadevo e-pošte. Če ste že sestavili privlačen naslov, bo vaše sporočilo izstopalo v nabiralniku urejevalnika.
• Poskrbite, da bo vsako sporočilo usmerjeno na določeno medijsko podjetje in ga pošljite uredniku, ki se ukvarja s temi zadevami. Te informacije običajno najdete na njihovi spletni strani. Razkritje enakega sporočila za javnost številnim medijskim podjetjem ali številnim urednikom v enem podjetju je znak, da to počnete enostavno, namesto da ciljate na določen trg.
• Raziskujte obstoječa sporočila za javnost na internetu, da dobite občutek za ton, jezik, strukturo in obliko sporočila za javnost
• Ne porabljajte časa za naslov, preden je celotno sporočilo za javnost končano. Naslov v časopisu ali reviji bo sčasoma napisal urednik, vendar je vedno dobro, če si izberete privlačen naslov ali naslov za sporočilo za javnost. Ta naslov je morda vaša edina priložnost. Naj bo kratek in dejanski. Če pa poskušate napisati naslov članka, zapravljate čas. Ne veste natančno, kaj boste rekli vi ali oseba, s katero se boste pogovarjali. Ko končate prvi osnutek sporočila za javnost, se lahko odločite, da uredite prvi stavek - ali ne. Takrat in ne prej lahko začnete razmišljati o naslovu.
• Če je sporočilo za javnost namenjeno takojšnji objavi, lahko nad naslovom z velikimi tiskanimi črkami vstavite »ZA TAKOJŠNJO OBJAVO«. Če obstaja embargo, napišite "EMBARGO TOT ..." z datumom, ko želite zgodbo razširjati. V primeru sporočila za javnost brez datuma objave se predpostavlja, da je dovoljena takojšnja objava.
• V glavi, vsakem podnaslovu in v telesu prvega odstavka navedite ime podjetja za iskanje rezultatov iskalnikov. Če pošljete papirnato različico, lahko uporabite pisalne potrebščine podjetja.
• Čas sporočila za javnost je zelo pomemben. Biti morajo ustrezne in nedavne novice, ne prestar in ne predaleč v prihodnost.
• Telefonski klic lahko zagotovi, da je sporočilo za javnost dejansko objavljeno.
• V sporočilo za javnost vključite "poziv k dejanju". To so informacije o tem, kaj želite, da bralec stori z vsebino sporočila. Ali na primer želite, da bralci kupijo izdelek? V tem primeru morate navesti, kje je izdelek na voljo. Ali želite, da bralec obišče vaše spletno mesto, da se prijavi na natečaj ali izvede več o vašem podjetju? V tem primeru morate navesti spletni naslov ali telefonsko številko.

Opozorila

• Ne vključite kontaktnih podatkov tretjih oseb brez njihovega dovoljenja. Poleg tega morajo biti na voljo v običajnih urah v dneh po objavi sporočila za javnost.
• Upoštevajte, da je veliko urednikov preobremenjenih in veliko urednikov premalo. Če jim olajšate, bodo verjetno s tem kaj storili. Če vaše sporočilo za javnost že spominja, kako bo urednik na koncu objavil del, bo morda objavljen skoraj nespremenjen. Če pa ga napolnite z volnasto prodajno smolo ali če ne upoštevate zelene knjige, bo urednik začel vse spreminjati. Vsi trdijo, da so najboljši, zato ne izgubljajte časa urednika. Pravilno mesto za objavo opisa je v razdelku s poslovnimi informacijami v sporočilu za javnost. Vendar naj bo vedno natančen in dejanski.
• Vedno uporabite citat - po možnosti najpomembnejše osebe, ki se ukvarja s temo sporočila za javnost. Ni nujno, da gre za dejanski citat, vendar bi moral biti nekoliko verjeten. Vsekakor je pomembno preveriti, ali se zadevna oseba strinja s tem, kar ji dajo v usta. Citat omogoča zaposlenemu novinarju, da pripravi celoten članek, ne da bi moral narediti dodaten intervju.
• Sporočila za javnost morajo biti čim bolj pozitivna. Izogibajte se stavkom, kot sta "po odstopu prejšnjega predsednika" ali "po obdobju molka". Novinar se lahko odloči za preiskavo teh zadev, namesto da bi samo pisal o tem, kaj piše v sporočilu za javnost. To lahko privede do članka, ki je za vas nezadovoljiv, četudi z razrešitvijo ni bilo nič narobe (morda je bil predsednik bolan).
• Ko po e-pošti pošljete sporočilo za javnost: tema nikoli ne sme biti »sporočilo za javnost«. Potem se ne boste razlikovali. Pritegnite pozornost urednika z uporabo privlačnega naslova kot teme e-poštnega sporočila, na primer "Haas B.V. zmaga na razpisu za visoke hitrosti ".