Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 3: Pripravite pismo
• 2. način od 3: Napišite pismo
• 3. način od 3: Zaprite črko
• Nasveti
• Opozorila

V tem članku boste izvedeli, kako napisati spremno pismo v treh korakih - pripraviti, napisati in zapreti.

Stopati

Metoda 1 od 3: Pripravite pismo

1. Vzemite list papirja in ga razdelite v dva stolpca. V levi stolpec napišite "Zahteve", v desni pa "Moje sposobnosti". Oglas natančno preberite in se prepričajte, da natančno veste, kakšne so zahteve za to službo. Nato boste te zahteve primerjali s svojimi znanji in izkušnjami, navedenimi v vašem življenjepisu.
   • V levi stolpec napišite veščine, zahtevane v oglasu, in druge zahteve za delovno mesto.
   • V desni stolpec iz življenjepisa zapišite točke, ki ustrezajo zahtevam.
   • Če vaš življenjepis vsebuje zanimive podatke, pomembne za delovno mesto, lahko v svoje pismo hitro in učinkovito vključite najpomembnejše podatke.
2. Na vrh pisma vnesite svoje kontaktne podatke. Izberite jasno postavitev in oblikovanje ter čitljivo pisavo. Potencialnemu delodajalcu morate čim lažje omogočiti stik z vami. Preden začnete pisati dejansko pismo, se prepričajte, da imate ustrezne pisemske glave.
   • Poskrbite, da bo vaše pismo poravnano levo.
   • Zapišite datum tega dne, preskočite vrstico in zapišite svoje kontaktne podatke:
     • Ime
     • Naslov
     • telefonska številka
     • Email naslov
     • Osebno spletno mesto (če ga imate)
     • Profil LinkedIn
3. Vključite podatke o podjetju. Po lastnih podatkih boste morali navesti ime delodajalca, pri katerem se želite prijaviti, vključno z naslovom delovnega mesta ter imenom in naslovom podjetja.
   • Z vključitvijo kontaktnih podatkov podjetja, pri katerem se prijavljate, v svoje pismo dokazujete, da ste si vzeli čas in ugotovili, kdo je kontaktna oseba za to delovno mesto.
   • Z domačo nalogo zagotovite, da ste že korak pred velikim delom prosilcev. Mnogi ljudje jasno uporabljajo standardne črke, ki jih kopirajo in prilepijo. S tem malce dodatnega pokažete, kako zavzeti ste.
   • Če ne veste natančno, komu nasloviti pismo, preverite, ali lahko na spletnem mestu podjetja poiščete ime vodje oddelka za zaposlovanje in izbiro ali kak drug kontakt. Preverite tudi LinkedIn in po potrebi poiščite Twitter. Če nikjer ne najdete imena določene osebe, poglejte, ali lahko najdete ime vodje oddelka, pri katerem se prijavljate. Če ste vse preizkusili in še vedno ne veste, komu nasloviti pismo, ga lahko naslovite na vodjo zadevnega oddelka, na primer "Vodja oddelka [ime oddelka]".
4. Pismo naslovite na osebo, ki ji je pismo namenjeno. Pismo naj bi začeli v pravem tonu in s pravim pozdravom. "Za koga to vpliva" in "Spoštovani" sta bodisi preveč formalna bodisi preveč neformalna in vseeno preveč splošna in dajete vtis, da v podjetju niste opravili ustreznih raziskav.
   • Če natančno ne veste, kdo je določena kontaktna oseba, lahko po potrebi naslovite na oddelek za človeške vire ustrezne družbe in kot pozdrav uporabite "Spoštovani".

2. način od 3: Napišite pismo

1. V prvem odstavku poskusite pritegniti pozornost bralca. Delodajalci preberejo veliko spremnih pisem in navadno jih bo vodja zaposlitve najprej na kratko prebral in se odločil, da vaše pismo takoj zavrže ali pa ga doda na kup »obdrži«. Zato se pretvarjajte, da je vaše spremno pismo časopisni članek, in pojdite naravnost na bistvo.
   • Pismo začnite s prepričljivo izjavo, v kateri bralcu sporočite, da ste se z zanimanjem seznanili s prosto delovno mesto [ime delovnega mesta] v [podjetju], v / na [časopisu ali spletnem mestu].
   • Bodite kratki in natančni pri razlagi, kaj vas je spodbudilo k poslu. Kaj točno se vam zdi zanimivo ali privlačno v podjetju? Navedite primer in ne bojte se uporabiti bolj pogovornega tona, odvisno od tega, kako formalno je podjetje.
   • Pokažite direktorju, da ne samo veste, kaj podjetje počne, ampak poskusite pisati v slogu podjetja, da pokažete, da ste v dobri kondiciji.
   • Če na primer prijavljate podjetje, ki pripravlja članke za časopis ali stran z novicami, se poskušajte držati podobnega sloga kot ti članki. Ali mislijo resno, ali uporabljajo humor? Ko gre za bolj formalno poslovanje, kot je tržno podjetje ali finančna institucija, se verjetno želite videti nekoliko bolj resni, a vedno ostati vljudni.
2. Navedite, kje ste našli prosto delovno mesto, za katerega se prijavljate. Pred prijavo opravite nekaj raziskav, da preverite, ali koga poznate v podjetju. Vedno je bolje imeti referenco v samem podjetju in če vam je oseba za to dovolila, lahko v svoji prijavi samo navedete njeno ime.
   • Če v podjetju ne poznate nikogar, omenite vsaj vir, kjer ste našli prosto mesto. To je lahko na primer časopis, delovno mesto ali spletno mesto podjetja.
3. Pojasnite, zakaj naj vas podjetje najame. V svojem pismu ne smete povedati, kakšne koristi bi imele, če bi vas zaposlili. To prosto mesto obstaja z razlogom; očitno obstaja problem, ki ga je treba rešiti. In to lahko storite zanje.
   • Oglejte si svoj seznam spretnosti in izkušenj ter izberite dva primera za pogovor. Ti primeri bi morali dokazati, zakaj bi se v tem položaju dobro znašli.
   • Če na primer razpis za delovno mesto pokaže, da na položaju potrebuje nekoga, ki lahko vodi ekipo in dela na več projektih hkrati, poglejte svoje sposobnosti, da vidite, ali imate morda nekatere izkušnje, ki izpolnjujejo te potrebe. Če ste v preteklosti že vodili ekipo, na kratko opišite, kako so vaše vodstvene sposobnosti povečale produktivnost več projektov.
   • Če je mogoče, vedno vključite številke in statistične podatke. Ko pojasnjujete, zakaj naj vas delodajalec zaposli, poskusite uporabiti statistične podatke za ilustrativne namene, na primer povečanje zaslužka ali zmanjšanje stroškov pod vašo vodstvom.
4. Na kratko strnite svoje prednosti, diplome in kompetence ter svoje skupne izkušnje. V drugem odstavku naj bi primerjali kvalifikacije, ki jih potrebujete za delo, z dvema ali tremi svojimi spretnostmi in izkušnjami, da pokažete, da ste popolna oseba za to delovno mesto.
   • Za več informacij o svojih kvalifikacijah in spretnostih preglejte življenjepis in stolpec s spretnostmi, ki ste ga prej navedli.
   • Preverite, ali lahko vključite kratke anekdote, ki poudarjajo, kako ste uspeli rešiti težave, ki jih ima podjetje, pri katerem se prijavljate, glede na zahteve za delovno mesto.
   • Vključite najpomembnejše dele svoje kariere. Čeprav lahko dobro poimenujete stvari, ki ste jih nedavno dosegli, ste v preteklosti morda že storili nekaj, kar se popolnoma ujema z delovnimi zahtevami; zato se ne bojte iti malo dlje nazaj v preteklost.
5. Skicirajte svojo podobo, ki je ni v vašem življenjepisu. Vodja zaposlitve lahko prebere vaš življenjepis in vidi, kaj ste počeli v preteklih službah. Kar želite, je pokazati vodji najema, ki je oseba, ki stoji za vsemi temi znanji in izkušnjami.
   • V enem ali dveh stavkih povejte, kako je podjetje vplivalo na vas kot na osebo. Če se prijavite za sanjsko službo, je verjetno, da vas je to podjetje na nek način postavilo takšnega, kot ste.
   • Ne bodite preveč sentimentalni in naj bo kratek. Po drugi strani pa lahko s prikazom zgodbe o svoji človeški strani pokažete, da ste več kot le dejstva na papirju.

3. način od 3: Zaprite črko

1. V enem stavku na kratko strnite, zakaj ste popoln kandidat za to službo. Da bi povečali možnosti za pogovor, je zelo pomembno, da pismo pravilno zaprete.
   • Ko pojasnjujete, kako lahko prispevate k podjetju, ne pozabite, da želite na situacijo gledati z vidika delodajalca. Gre za to, kako lahko podjetju pomagate in kako vam bo pomagalo podjetje.
   • Vprašajte se, na kaj bi bili pozorni pri izbiri kandidata.
2. Povabite vodjo najema, da vas kontaktira. Bralcu sporočite, da ste več kot pripravljeni na osebnem razgovoru dodatno razložiti svojo motivacijo in primernost za to delovno mesto, ter znova vključite svoje kontaktne podatke.
   • Pismo lahko zaprete tako, da se zahvalite upravitelju in rečete nekaj takega: Čakam na vaš hiter odgovor, ostajam.
   • Ne samo prosite vodjo najema, da vas kontaktira, če meni, da ste primeren kandidat. Naredite samozavesten vtis (ne da bi se pokazali arogantni), če rečete, da se veselite podrobnejše razprave o stališču.
3. Zapri pismo. Zapiranje pisma se morda zdi manjši del ali pa je velik glavobol, če izberete pravi ton. Uporabite "S spoštovanjem" ali po želji "S spoštovanjem".
   • Če zaprete pismo preveč formalno, se boste morda zdeli neiskreni. Končajte v slogu, ki se ujema s preostalim delom črke.
   • S tem, ko zaključite z "Iskreno" ali "S spoštovanjem", izkazujete spoštovanje in ustvarjate dovolj. Po drugi strani pa se morda zdi nekaj takega kot "Lep pozdrav" preveč neformalno. Prihranite to zaporo za pisma prijateljem, družini in morebiti znancem.
4. Spodaj napišite svoje ime. Po zaključku preskočite nekaj vrstic in zapišite svoje polno ime. Če želite podpisati pismo, postavite podpis nad svojim imenom.
   • Če imate v računalniku shranjen elektronski podpis, ga lahko vnesete tukaj, med zaporo in vašim imenom.
   • Pismo lahko seveda tudi natisnete in podpišete ročno, če želite. Če želite pismo poslati po e-pošti, ga morate optično prebrati in znova shraniti, če to storite.
   • Ni vam treba vedno podpisovati pisma.

Nasveti

• Vaše pismo mora biti jasno, kratko in natančno. Ta vtis ustvari prvi vtis, ki ga delodajalec dobi o vas.
• Poskrbite, da bo vaše pismo formalno in da ne uporabljate priljubljenega jezika, slenga ali narečja.
• Vsaj dvakrat preverite svoje pismo v črkovalnih in slovničnih napakah. Pismo razdelite na odstavke in se prepričajte, da so ločila pravilna.
• Predpostavimo tri odstavke in pisma nikoli ne naredite daljšega od ene strani. Večina uslužbencev za človeške vire bo natančno preučila vaše pismo, preden se bo odločila, ali ga bo prebrala v celoti.
• Vključite telefonsko številko, e-poštni naslov in morebiti sklic, če ga imate.
• Uporabite ustrezno pisavo. Izberite na primer Arial ali Times New Roman. Izogibajte se smešnim pisavam, kot je Comic Sans, saj lahko v enem zamahu uničijo ugled vašega pisma in s tem tudi vašega. Z njim ne boste ustvarili profesionalnega vtisa. Nekatera manj pogosta opravila vam omogočajo, da pozitivno izstopate z edinstveno pisavo, vendar največkrat ni tako. Zato je zaželeno, da ne tvegate.
• Pismo naj ponovno prebere prijatelj ali sorodnik. Kdo ve, morda bodo opazili napake, ki ste jih spregledali.
• Lahko tudi prosite nekoga, da napiše referenco namesto vas. Nato ga lahko skupaj s svojim življenjepisom in spremnim pismom pošljete delodajalcu.
• Vtipkana črka je zaželena, ker je tipkana črka videti bolj formalno in jo je lažje brati. Verjetnost, da bodo prebrali vaše pismo, je zato večja, ko vnesete pismo.

Opozorila

• Poskrbite, da bo vaše pismo več kot le povzetek informacij v življenjepisu.
• V svojem pismu ne predvidevajte, da boste dobili službo. Ne govorite stvari, ki bi lahko imele vtis, da mislite, da že delate v podjetju, na primer: "Če me zaposlijo, obljubim, da bom ..."