Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Nastavitev SOP
• 2. del od 3: Pisanje SOP
• Del 3 od 3: Zagotavljanje uspeha in natančnosti
• Nasveti

Standardni operativni postopek (SOP) vsebuje informacije o postopnem izvajanju naloge. Obstoječi SOP je treba samo spremeniti in posodobiti, lahko pa se znajdete tudi v situaciji, ko ga morate popolnoma nastaviti.

Stopati

1. del od 3: Nastavitev SOP

1. Izberite obliko. Ni pravilnega in napačnega načina za pisanje SOP. Toda vaše podjetje verjetno že ima številne SOP-je, ki si jih lahko ogledate, da dobite idejo o želeni postavitvi. Kot primer uporabite obstoječe SOP - če obstajajo. Če jih ni, imate na voljo nekaj možnosti:
   • Namestitev s preprostimi koraki. To je dobro za rutinske postopke, ki so kratki, dajo le malo možnih rezultatov in so razmeroma konkretni. Pravzaprav poleg potrebne dokumentacije in varnostnih ukrepov ni nič drugega kot seznam točk, ki bralcu v preprostih stavkih pove, kaj naj stori.
   • Namestitev s hierarhičnimi koraki. To dobro deluje pri daljših postopkih - z več kot desetimi koraki, ki zahtevajo sprejetje, razjasnitev in razlago terminologije. To je na splošno seznam glavnih korakov in njihovih pod korakov v določenem vrstnem redu.
   • Namestitev z diagrami poteka. Če je postopek bolj podoben zemljevidu z veliko različnimi možnimi izidi, je diagram poteka najboljša rešitev. To nastavitev izberite, kadar rezultatov ni mogoče pravilno predvideti.
2. Pomislite na svoje občinstvo. Pred pisanjem SOP morate upoštevati tri pomembne stvari:
   • Kaj vaše občinstvo že ve? Ali je vaša javnost seznanjena z organizacijo in njenimi postopki? Ali poznajo terminologijo? Jezik, ki ga uporabljate, se mora ujemati z bralčevim znanjem in prispevki.
   • Jezikovne sposobnosti vašega občinstva. Ali je mogoče, da ljudje, ki ne govorijo vašega jezika, preberejo vaš SOP ""? Če je tako, je dobro vključiti slike z napisi in diagrami.
   • Velikost vašega občinstva. Če vašega SOP hkrati prebere več ljudi (v različnih vlogah), morate dokument nastaviti kot dialog v predstavi: uporabnik 1 nekaj naredi, nato uporabnik 2 itd. Na ta način lahko vsak uporabnik vidi, kako je zobnik v gladko delujočem stroju.
3. Pomislite na "svoje" znanje. Bistvo je naslednje: Ali ste prava oseba, ki to zapiše? Ali razumete, za kaj gre? Kako bi lahko šlo narobe? Kako naj bo varno? Če ne, raje predajte službo nekomu drugemu. Slabo napisan - ali še huje, nepravilno napisan - SOP ne vodi le do zmanjšane produktivnosti in organizacijske okvare, temveč je lahko tudi varen in vpliva na vse, od vaše ekipe do okolja. Skratka, ne želite tvegati.
   • Če gre za projekt, za katerega se počutite dolžnega, ne bojte se prositi za pomoč tistih, ki se vsak dan ukvarjajo s postopkom. Izvajanje razgovorov je pogost del procesa oblikovanja SOP.
4. Izbirajte med kratkim ali dolgim ​​SOP. Če pišete ali posodabljate SOP za skupino ljudi, ki so seznanjeni s protokolom, terminologijo itd. In želijo le kratek in jedrnat SOP, na primer kontrolni seznam, lahko ta ostane kratek.
   • Poleg splošnega cilja in drugih ustreznih informacij (datum, avtor, ID številka itd.) Vsebuje le seznam korakov. Če nadaljnje podrobnosti ali pojasnila niso potrebna, je to dovolj.
5. Upoštevajte namen SOP. Jasno je, da imate opravka s postopkom, ki se ponavlja in ponavlja v vaši organizaciji. Toda ali obstaja kakšen poseben razlog, da je ta SOP tako dragocen? Ali je treba v njem poudarjati varnost? Ukrepi za skladnost? Ali se uporablja za trening ali vsak dan? Tu je nekaj razlogov, zakaj je vaš SOP nujen za uspeh vaše ekipe:
   • Da se zagotovi izpolnjevanje standardov skladnosti
   • Da bi povečali proizvodne zahteve
   • zagotoviti, da postopek ne škoduje okolju
   • Za zagotovitev varnosti
   • Da se prepričate, da gre vse po urniku
   • Da bi se izognili proizvodnim napakam
   • Uporablja se kot dokument o usposabljanju
     • Če boste vedeli, kaj poudariti v svojem SOP, boste lažje strukturirali dokument okoli teh točk. Prav tako je lažje ugotoviti, kako pomemben je vaš SOP.

2. del od 3: Pisanje SOP

1. Opišite potrebno gradivo. Tehnični operativni postopki so na splošno "poleg" samega postopka sestavljeni iz štirih elementov:
   • Naslovna stran. To vključuje 1) naslov postopka, 2) identifikacijsko številko SOP, 3) datum izdaje ali spremembe, 4) ime podjetja, oddelka ali oddelka, na katerega se SOP nanaša, in 5) podpise tistih, ki so pripravili in odobrili SOP. To stran lahko nastavite, kakor koli želite, če so te informacije jasne.
   • Kazalo. To je potrebno le, če je vaš SOP dolg, da ga lahko preprosto poiščete. Tukaj potrebujete preprosto standardno nastavitev.
   • Kakovost in nadzor kakovosti. Postopek ni dober, če ga ni mogoče preveriti. Poskrbite, da imate na voljo potrebno gradivo in podrobnosti, da lahko bralec preveri, ali je dosežen želeni rezultat. To je lahko v obliki drugih dokumentov, kot so na primer primeri ocenjevanja.
   • Referenca. Poskrbite, da imate seznam vseh citiranih ali citiranih referenc. Ko se sklicujete na druge SOP, se prepričajte, da so potrebne informacije vključene v dodatek.
     • Morda vaša organizacija uporablja druge protokole, kot so ti. Če se lahko sklicujete na že obstoječe SOP, opustite to strukturo in se držite tega, kar je že tam.
2. V samem postopku upoštevajte naslednje:
   • Obseg in uporabnost. Z drugimi besedami, opišite namen procesa, njegove meje, pa tudi, kako bo uporabljen. Dodajte standarde, predpise, vloge in odgovornosti ter vhodne in izhodne podatke.
   • Metodologija in postopki. To je meso na kosteh - naštejte vse korake, vključno s potrebnimi podrobnostmi in vso potrebno opremo. Vključite nadaljnje postopke in dejavnike odločanja.Ugotovite točke "kaj ... če" in morebitne kršitve ali pomisleke glede varnosti.
   • Pojasnitev terminologije. Ugotovite okrajšave in besedne zveze, ki niso v običajnem jeziku.
   • Opozorila o zdravju in varnosti. Navedite jih v ločenem poglavju in jih navedite poleg korakov, na katere se nanašajo. Te stvari ne ponižujte.
   • Oprema in material. Naštejte, kaj je potrebno in katero opremo ali standarde opreme najdete kdaj in kje.
   • Opozorila in težave. Torej oddelek za težave. Pogovorite se o vsem, kar lahko gre narobe, na kaj morate biti pozorni in kaj bi lahko predstavljalo težavo za končni, popolni izdelek.
     • Vsaki temi dajte svoje poglavje (običajno oštevilčeno), da vaš SOP ne bo preveč jezikoven in zmeden ter da bodo stvari dostopne.
     • To ni izčrpen seznam; to je le vrh postopkovne ledene gore. Vaša organizacija lahko navede, kateri drugi vidiki zahtevajo pozornost.
3. Naj bodo vaši spisi jedrcati in enostavni za branje. Verjetno jih vaše občinstvo ne bere iz zabave. Naj bo kratek in prijazen - sicer boste izgubili pozornost ali pa bodo do dokumenta težko prišli in ga bodo težko razumeli. Naj bodo vaši stavki čim krajši.
   • Tukaj je ena slab primer: Pred uporabo odstranite ves prah z dovodov zraka.
   • Tukaj je ena dobro primer ": Pred uporabo posesajte ves prah z dovodov zraka.
   • Na splošno ne govori o "ti". Govori zase. Govorite aktivno in stavke začnite z imperativom.
4. Če je potrebno, se z zaposlenimi, ki sodelujejo v procesu, pogovarjajte o tem, kako opravljajo delo. Zadnja stvar, ki jo želite, je, da napišete SOP, ki preprosto nima smisla. Ogrožate varnost, učinkovitost in čas svoje ekipe in ne upoštevate že uporabljenih postopkov - česar se vam kolegi ne bodo zahvalili. Po potrebi postavite vprašanja! To je treba storiti pravilno!
   • Če so stvari nejasne, prosite različne ljudi, naj prinesejo vse vloge in odgovornosti. En član ekipe se ne sme držati SOP, drugi pa je lahko vključen le v nekatere ukrepe.
5. Velike koščke besedila razdelite na koščke z diagrami in diagrami poteka. Če se ukvarjate z enim ali dvema korakoma, ki sta še posebej zapletena, lahko bralcem olajšate s pomočjo grafikona ali grafikona. Postane lažje brati in daje duhu oddih od vseh prizadevanj, da bi vse razumel. In za vas je videti bolj popolno in dobro napisano.
   • Ne uporabljajte jih le za popestritev ali za izboljšanje vašega SOP; to storite le, če je to smiselno ali če poskušate premagati jezikovno oviro.
6. Prepričajte se, da ima vsaka stran pravilno kodiranje. Vaš SOP je nedvomno eden izmed mnogih SOP. Iz tega razloga bi morala vaša organizacija hraniti nekakšno bazo podatkov, v kateri se vse hrani na podlagi določenega sistema indeksiranja. Vaš SOP je del tega indeksiranja, zato je treba pridobiti neko obliko kodiranja. Zato mora biti jasno navedeno.
   • Vsaka stran mora imeti kratek naslov ali številko ID, datum in številko strani. Morda boste potrebovali opombe; to je odvisno od politike vaše organizacije glede te točke.

Del 3 od 3: Zagotavljanje uspeha in natančnosti

1. Preizkusite postopek. Če postopka ne želite preizkusiti, ga verjetno niste napisali dovolj dobro. Prosite nekoga z "omejenim razumevanjem" postopka (ali nekoga, ki predstavlja običajnega bralca), da uporabi vaš SOP in se pri tem ravna. Na kakšne težave naletijo? Če obstajajo, jih morate nasloviti in narediti potrebne prilagoditve.
   • Najbolje je, da vaš SOP testira nekaj ljudi. Različni ljudje bodo naleteli na različne stvari, kar vam bo dalo veliko (upam, da uporabnih) odgovorov.
   • Poskrbite, da postopek preizkusi nekdo, ki ga še ni nikoli opravil. Nekdo s predznanjem se bo zanesel na to, da bo napredoval in ne na prvem mestu pri svojem delu, tako da bo zgrešil oceno.
2. Naj SOP ocenijo tisti, ki postopek dejansko izvajajo. Na koncu je vseeno zares kaj o SOP mislijo vaši šefi. Gre za tiste zunaj pravzaprav morajo sodelovati. Torej, preden ga pošljete šefom zgoraj, pokažite sadje svojega peresa tistim, ki bodo delali ali že opravljajo delo. Najdi kaj ona tega?
   • Če jih vključijo in vključijo v postopek, bodo verjetno sprejeli ta SOP. In nedvomno imajo nekaj odličnih idej!
3. SOP naj pregledajo vaši svetovalci in oddelek za nadzor kakovosti. Ko je ekipa v redu, jo lahko posredujete svojim svetovalcem. Morda bodo imeli manj povedati o samem delu, vendar vas bodo obvestili, ali je nastavitev v redu, če ste kaj pozabili, in vas obvestili, kako vse uradno in del sistema urediti.
   • Za odobritev dokumentov uporabite uradne sisteme usmerjanja, da boste lahko prepričani, da je postopek odobritve pravilno odjavljen. To se razlikuje od organizacije do organizacije. Samo prepričati se želite, da je vsak rekel svoje mnenje in da so bila upoštevana vsa pravila.
   • Spodaj morajo biti podpisi. Večina podjetij nima več težav z elektronskimi podpisi.
4. Začnite uporabljati SOP takoj, ko je odobren. Morda boste morali najprej organizirati usposabljanje za zaposlene, lahko pa tudi pomeni, da je vaš papir obešen na stranišču. Pa naj bo vaše delo uporabljeno! Ti si naredil. Čas je za malo prepoznavnosti!
   • Poskrbite, da bo vaš SOP posodobljen. Če to ne drži več, takoj poskrbite za posodobitev, zagotovite, da so posodobitve odobrene in dokumentirane, in znova pošljite SOP. Od tega so odvisni varnost, produktivnost in uspeh vaše ekipe.

Nasveti

• Preprosto uporabite nizozemščino, da razložite korake.
• Ne pozabite vključiti zainteresiranih strani, če je mogoče, da bo pisni postopek skladen z dejanskim postopkom.
• Preverite, ali obstaja starejša različica SOP. Mogoče se lahko omejite na nekaj hitrih popravkov. Poskrbite tudi, da jih pravilno dokumentirate!
• Z vsako novo različico imejte zgodovino dokumentov.
• Uporabite diagrame poteka in slike, da lahko bralec pravilno sledi postopku.
• Bodite pozorni na jasnost. Prepričajte se, da več interpretacij ni mogoče. Pokažite postopek nekomu, ki ga ne pozna, in ga vprašajte, kaj meni: še vedno bi se lahko soočili s presenečenji.
• Preden odobrite dokument, preverite.