Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Ustvarjanje fokusa
• Del 3 od 3: Vzpostavitev učinkovitih delovnih strategij
• 3. del od 3: Spreminjanje življenjskega sloga
• Nasveti

V današnjem svetu je reševanje delovne obremenitve res zelo težko. Kdor je delal za polni delovni čas, ve, da povprečen delovni dan ni vedno dovolj dolg, da bi lahko dobil vse, kar moraš narediti.Vendar pa lahko produktivnost bistveno izboljšate z gojenjem navad, ki so bolj učinkovite. Učinkovit delavec izkoristi vsako minuto dneva, pri čemer se vsi najprej osredotočijo na najpomembnejše naloge. Učinkoviteje pri delu ne bo samo povečalo vaše produktivnosti in nabiranja točk pri šefu - počutili se boste tudi, kot da ste nekaj dosegli, zadovoljni, da ste imeli poln in produktiven delovnik.

Stopati

1. del od 3: Ustvarjanje fokusa

1. Poskrbite za čist, organiziran delovni prostor. Učinkovitost pri delu je lahko včasih tako enostavna kot čiščenje nereda v delovnem prostoru. Neurejeno delovno mesto je delovno mesto, ki lahko ovira vašo produktivnost. Če se nenehno trudite najti točno določeno orodje ali dokumente v kopici nereda, resno zapravljate svoj delovni čas. Predmete, ki jih uporabljate vsak dan, imejte pri roki - vse ostalo je treba shraniti tam, kjer ne bo ovira, "pa tudi" hitro najdeno.
   • Če delate v pisarni, uredite pisarniški prostor in pisalno mizo, tako da boste lahko hitro in enostavno našli tisto, kar potrebujete za delo. Če ne delate v pisarni, še vedno veljajo enaka načela. Če na primer delate v trgovini s kolesi, naj bodo vaša orodja čista in organizirana, da jih boste takoj našli, ko boste potrebovali. Skoraj vsako delovno okolje ima koristi, če je čisto in urejeno.
   • Pisarniški delavci in drugi, ki se ukvarjajo z velikim številom dokumentov, morajo ustvariti datotečni sistem, ki je logičen in organiziran. Dokumente, ki jih pogosto uporabljate, imejte pri roki. Druge dokumente shranjujte v abecednem ali drugem logičnem vrstnem redu.
2. Spremljajte svoje delovno mesto. Poskrbite, da boste vedno imeli orodja in vire, potrebne za opravljanje svojega dela. V pisarni to pomeni stvari, kot so luknjači, odstranjevalci sponk, kalkulatorji itd. Zunaj pisarniškega okolja so orodja zelo različna, vendar so osnovna načela enaka - poskrbite, da imate na voljo vse, kar potrebujete za delo. Znanstveniki, ki delajo s kompleksnimi grafičnimi aplikacijami, in inženirji, ki delajo s ključi, imajo korist od orodij, ki so pripravljena za uporabo.
   • Poskrbite, da bodo vaša orodja dobro vzdrževana. Eno bistveno orodje, ki preneha delovati, lahko resno moti vaš potek dela, še posebej, če brez njega ne morete nadaljevati! Dolgoročno prihranite čas z rednim čiščenjem in vzdrževanjem orodja.
3. Naredite jasen urnik. Če ste navajeni leteti povsod, vam bo vsak trud za načrtovanje dneva verjetno povečal učinkovitost. Če želite ohraniti zares učinkovit urnik, se boste morali omejiti na "en" obsežen dnevni red (za dolgoročne cilje lahko dopolnite z enim koledarjem v svoji pisarni ali kabini). Ne zakomplicirajte si službe po nepotrebnem, če držite več urnikov ali hranite ogromno zbirko zapiskov, ki jih boste neizogibno izgubili. Želite si ogledati "eno" točno določeno mesto, da vidite, kaj storiti.
   • Vsak dan organizirajte tako, da sestavite seznam opravkov. Začnite z najvišjimi prednostnimi nalogami v dnevu in se prepričajte, da so končane. Manj pomembne stvari postavite na konec seznama. Začnite na vrhu na začetku dneva. Če seznama ne morete dopolniti, poskusite narediti ostalo naslednji dan.
   • Določite časovni okvir in časovni okvir za svoje najpomembnejše projekte in bodite realistični glede časa, ki ga bodo potrebovali. Nočete se pripraviti na neuspeh - bolje je, da več časa zahtevate na začetku projekta, ne pa tik pred rokom.
4. Odpravite moteče dejavnike. Različna delovna okolja imajo različne motnje - nekatera dela vključujejo zelo zgovornega kolega, ki preprosto ne bo odšel. Drugi so lahko zatiralsko tihi in vas motijo ​​tudi najmehkejši zvoki. Naredite vse, kar lahko, da ostanete osredotočeni na svoje delo. Če vam vaše delo omogoča varno poslušanje glasbe, vzemite s seboj MP3 predvajalnik. Na delovno mesto lahko celo prilepite zapiske, da kolegom jasno pokažete, da ne želite, da vas motijo. Morda se zdi nesramno, vendar ni - to je razumen in učinkovit način, da vas ljudje pustijo pri miru, medtem ko delate. Ne pozabite, da se lahko med odmori in obroki družite do mile volje. "Zelo" pogosta motnja je preživljanje časa na spletnih straneh za rekreacijo. Ena študija je pokazala, da približno dve tretjini zaposlenih zapravita vsaj malo časa "vsak dan" na spletnih mestih, ki niso povezana z njihovim delom. Na srečo ima večina brskalnikov na voljo brezplačna orodja za povečanje produktivnosti, ki vam lahko pomagajo rešiti težavno blokado spletna mesta. V razpoložljivih razširitvah brskalnika poiščite »blokator spletnih mest« ali »pomoč pri produktivnosti«. Dobili boste vsaj nekaj brezplačnih in učinkovitih rezultatov. # * Drug dober način, kako se izogniti motenju, je paziti na svoje klice (da se izognete nepotrebnim telefonskim klicem) in zmanjšati osip na sestankih.
5. Odmori uporabite za svoje osebne zadeve. Čudno je, da lahko odmori dejansko "povečajo" učinkovitost vašega delovnega mesta, namesto da bi bili ovira. Najprej vam odmor ponudi prepotreben počitek. Brez tega se lahko preutrudite, upočasnite ali upočasnite. Drugič, počitek vam daje priložnost, da "odpravite" svoje motnje. Odmore uporabite za karkoli drugega, kar bi vam bilo všeč. Se vam sanjari o družinskem članu, ki vas želi poklicati, ko dejansko morate delati? Pokličite jih med odmorom in odpravite svoje motnje!

Del 3 od 3: Vzpostavitev učinkovitih delovnih strategij

1. Razdelite svoje odgovornosti na obvladljive kose. Veliki projekti se lahko ustrašijo - ko so dovolj veliki, jih je enostavno prestaviti in zapraviti čas za manjša dela, dokler se ne boste prisiljeni lotiti celotnega projekta tik pred rokom. Kot učinkovit delavec morate najprej opraviti pomembno delo, četudi to pomeni, da opravite majhen del velike naloge. Zdi se, da se ne splača narediti majhnega dela velike naloge, saj je majhno nalogo sploh treba opraviti, vendar je pametna uporaba vašega časa. Najpomembnejše dolgoročne naloge boste opravili hitreje, če jih boste vsak dan nekoliko obdelali.
   • Če morate na primer v mesecu dni predstaviti veliko predstavitev, si postavite cilj za ustvarjanje pregleda "danes". Ni pretirano dolgotrajen, zato vas ne bo odvrnil od drugega dela, je pa pomemben prvi korak, ki olajša preostali postopek.
2. Olajšajte si obremenitev s prenosom dela. Če niste na dnu lestvice v podjetju, imate morda možnost, da večinoma ponavljajoče se naloge razdelite med enega ali več svojih podrejenih, da si prihranite čas. Ne dajte svojim podrejenim projektov, ki jih samo vi znate zadovoljivo zaključiti. Namesto tega jim dodelite zamudne, monotone naloge, ki preprečujejo, da bi svoje talente uporabili za pomembnejša dela. Če boste delo prenesli, ne pozabite svojemu asistentu dati roka in se vrniti k njemu. Bodite "vedno" vljudni do svojih podrejenih, ko vam bodo pomagali - če bodo čutili, da jih cenite, bodo želeli trdo delati za vas pri prihodnjih projektih.
   • Če ste pripravnik, zaposleni začetnik ali nekdo drug z nizkim statusom v podjetju, lahko še vedno poskusite razporediti še posebej monotono delo med zaposlenimi, ki delujejo na isti ravni kot vi (z njihovim dovoljenjem in dovoljenjem od nadzornika, seveda). Če ste uporabili pomoč kolega, bodite zraven tudi za svojega kolega!
   • Če imate dobre odnose s šefom, lahko celo vprašate, ali lahko del dela prenese na vas namesto vas!
3. Naj bodo sestanki čim tesnejši. Obstaja razlog, da vsi sovražijo sestanke - po raziskavi iz leta 2012 skoraj polovica vprašanih meni, da so sestanki največji vir izgubljenega časa na delovnem mestu - večji kot čas, porabljen na osebnih in rekreacijskih spletnih straneh. Srečanja so lahko ključnega pomena za razpravo o ciljih in oblikovanje vizije za prihodnost. Toda če mnogi sestanki ostanejo brez nadzora, se prepogosto zapletejo v napihnjene dogodke in zapravijo ure (ali v skrajnih primerih celo dneve), ne da bi se odločili za kaj pomembnega. Nekaj ​​nasvetov za čim bolj učinkovito izvedbo sestankov:
   • Za vsak sestanek ustvarite dnevni red, da boste kar najbolje izkoristili določeni čas. Ugotovite, koliko časa lahko porabite za posamezno temo. Držite se svojega dnevnega reda, kolikor se le da - če se pojavijo druge teme, predlagajte, da se o njih pozneje pogovorite v pogovoru ena na ena.
   • Na sestanek povabite čim manj ljudi. Če število ljudi, ki se udeležujejo sestankov, ostane čim manjše, zmanjšate možnost, da pogovor odstopa od navedenih tem. Prav tako ohranja vsakogar, ki ni nujno, da je tam za svojo mizo v službi.
   • Diaprojekcije naj bodo čim manjše. Veliko je razprav o koristnosti diapozitivov (PowerPoint itd.) In o tem, ali pomagajo ali ovirajo učinkovitejše srečanje. Jasno je naslednje: če v predstavitvi uporabite diapozitive / diapozitive, naj bodo čim bolj jedrnati in informativni. Z diapozitivi prikažite slike in podatke, ki jih ni mogoče prenesti skozi vaš govor, "ne" pa celotno vsebino predstavitve.
   • Končno, kot splošno načelo, vedeti, kaj se želite odločiti pred odprtjem sestanka in se čim prej odločite.
4. Nip pisarna drama v bud. Delovna mesta so lahko strašno stresna. Ko se razburja, se takoj in neposredno obrnite na vir. To lahko pomeni, da se morate vi, oseba, s katero se prepirate, ali oboje, iskreno opravičiti. Naredite to čim prej. Če pustite, da se nekaj argumentov spremeni v zamero, bo vaša učinkovitost dolgoročno trpela, ker izgubljate čas, da bi se izognili temu sodelavcu. Še pomembneje pa je, da se boste počutili bedno - ne dovolite, da vam težave na delovnem mestu uničijo učinkovitost in razpoloženje!
   • Ne bojte se poklicati mediatorja / mediatorja. Podjetja vedo, da so argumenti in prizadeti občutki škodljivi za potek dela, zato pogosto najemajo ljudi, ki so posebej usposobljeni za reševanje sporov. Če imate zaradi nekoga drugega na delovnem mestu težave s frustracijami, žalostjo ali strahom, se obrnite na kadrovsko službo.
   • Ko je vse rečeno in obravnavano, vam s tem kolegom ni treba postati prijatelj - samo imeti morate možnost sodelovati z njim. Bodite vljudni in taktični na delovnem mestu, tudi do ljudi, ki jih ne marate.

3. del od 3: Spreminjanje življenjskega sloga

1. Prepričajte se, da ste dobro spočiti. Utrujenost nikoli ni izboljšala kakovosti človekovega dela. Utrujenost lahko upočasni vašo produkcijo, omali vaš nastop in če nagibate k spanju, vam lahko povzroči pomembne zadrege med pomembnimi sestanki. Poleg tega je hudo pomanjkanje spanja povezano z različnimi zdravstvenimi težavami. Ne zaspite za pisalno mizo ali prespite in zamujajte v službo - poskušajte si vsako noč privoščiti vsaj 7-8 ur spanja, da boste delovali najbolje.
   • Utrujenost na delovnem mestu je lahko v najboljšem primeru manjša motnja. V najslabšem primeru lahko privede do zelo nevarnih situacij. Če imate službo, kjer je ogroženo življenje drugih ljudi (na primer, če ste kontrolor zračnega prometa ali voznik tovornjaka), morate nujno dovolj spati.
2. Vadite veliko. Znanost je pokazala, da dober režim vadbe izboljša vaše razpoloženje in produktivnost. To še posebej velja za sedeča pisarniška dela. Če večino časa v službi preživite pred računalnikom, poskrbite, da boste vsak dan porabili nekaj časa za gibanje - ne samo, da boste lažje dolgo dolgo sedeli na delovnem mestu, ampak boste tudi srečnejši, ostrejši in motiviranejši.
   • Ko začnete z vadbo, poskusite zmerno kardio kombinirati z nekaj treninga moči.
3. Ostani pozitiven. Če poskušate izboljšati svojo delovno učinkovitost, je morda skušnjava, da bi se preveč resno lotili svojega dela. Pogosto to ni dobra ideja - morda boste lahko kratkoročno izboljšali svojo učinkovitost, če pa si nikoli ne dovolite zabave v službi, postane enostavno izgorevanje, kar vodi do utrujenosti, stresa in pomanjkanja pomanjkanje motivacije. Poskusite ostati vedri - če se v službi dobro počutite, boste bolj verjetno ostali motivirani in ambiciozni. Naredite malenkosti za izboljšanje razpoloženja, ki ne ovirajo vaše produktivnosti - poslušajte glasbo skozi slušalke, se občasno raztegnite ali odnesite svoj prenosnik v prostor za oddih, kjer boste še malo miru in tišine.
   • Izkoristite odmore med obroki - uživajte v možnosti, da se dobro najeste in poklepetate s kolegi, s katerimi se razumete.
   • Ne pijte preveč kave. Kava je lahko odlična izbira v tistih dneh, ko se počutite izgorele, a če jo pijete vsak dan, boste postali odvisni od nje in vam ne bo več koristila.
4. Motivirajte se. Lažje je učinkovito delati, če obstaja dober razlog za delo. Če se občasno težko potisnete naprej, pomislite na razloge, ki so vas sploh pripeljali do službe - na vaše življenjske cilje, sanje in vizijo do sebe. Poskusite na svoje delo gledati kot na sredstvo za dosego cilja - kjer je "cilj" vaša idealna vizija vašega življenja. Če uživate v svojem delu, poskusite razmisliti, kako se počutite pri svojem delu - se počutite izpolnjeni in kot da ste po enem dnevu dela nekaj dosegli?
   • Pomislite na dobre stvari, ki vam jih prinese vaše delo. Mogoče ste lahko kupili to hišo ali avto z denarjem, ki ste ga zaslužili s svojim delom, ali pa vaše delo skrbi, da vaši otroci ničesar ne želijo. Upoštevajte tudi druge "prednosti" vašega dela - na primer zdravstveno in / ali zobozdravstveno oskrbo za družino.
   • Pomislite na posledice "ne" dela. Čemu se boste morali odreči, če boste izgubili vir dohodka? Kako bo to vplivalo na vašo družino ali druge ljudi, ki so vam blizu?
5. Nagradite se. Če ste uspešno povečali svojo delovno učinkovitost, proslavite - to si zaslužite. Znebiti se slabih navad in gojiti dobre ni enostavno, zato se nagradite za svoje trdo delo. V petek si privoščite pijačo po službi, se dobite s prijatelji na večernem izletu ali preprosto ležite v postelji s knjigo - vse, kar vas razveseli po dolgem delovnem tednu, to storite. Nagrajevanje samega sebe poveča občutek dosežka, kar je pomemben del ohranjanja visoke motivacije.
   • Vaša nagrada ne sme biti velika ali grandiozna in zagotovo ne nekaj, kar je finančno neodgovorno. Najboljše so skromne in zmerne nagrade. Novo uro shranite za bolj posebno priložnost.

Nasveti

Uvedite sistem z zapoznelim nagrajevanjem, kjer najprej izvajate najmanj prijetne projekte, namesto da bi jih odlagali do zadnjega. Tako ne boste ves dan strahovali od projekta in se mu poskušali izogniti. Če najprej izvedete nadležen projekt, boste bolj zadovoljni in dan lahko na prijeten način zaključite z bolj zabavnimi ali manj stresnimi projekti.