Vsebina

• Koraki
• Nasvet
• Kaj rabiš

Organizacija pisarniških datotek ni enostavna naloga, zlasti kadar gre za organizacijo velikih količin datotek in dokumentov. Vendar pa lahko ta izziv premagate tako, da načrtujete vnaprej in se odločite za sistem arhiviranja. To vam pomaga organizirati življenjepis tako, da ustreza vašemu poslu, in zagotavlja hitrejše iskanje pomembnih dokumentov. Spodaj najdete članek o tem, kako organizirati pisarniške zapise, da začnete s svojo nalogo.

Koraki

1. del od 3: Uredi čas pravilno

1. 

   Za organiziranje aplikacije si določite čas, da se izognete motenju. Preden začnete, pripravite karton in nalepke za ustvarjanje novega profila. oglas

2. del od 3: Organizirajte dokumente in evidence

1. 

   
   
   Kupe dokumentov in datotek razdelite na manjše in bolj obvladljive koščke.
   • Obdelajte svežnje enega za drugim in očistite ali uničite nepotrebne papirje, da zmanjšate količino in omejite odvečnost.
   • Preostanek dokumentov in datotek razdelite na dva ločena dela, enega za datoteke, ki jih je treba obdelati v prihodnjih mesecih, in drugega za arhivske datoteke, ki ne zahtevajo nujne obdelave.

2. 

   
   
   Mape razvrstite po abecedi, če imate profil stranke. Če je bilo na primer vsako vezivo ime osebe ali podjetja, lahko zapise razvrstite po imenu te osebe. V tem primeru morate na vsaki kartici profila označiti polno ime stranke.Ovitke uredite po abecedi, nato pa predal za vložitev označite, da vidite, kateri predal ima ime, ki se začne z določeno črko.

3. 

   
   
   Razvrsti po kategorijah, če so zapisi številnih delov podjetja. Nekateri dokumenti se nanašajo na račune, garancije ali pogodbe in jih morate razdeliti v različne kategorije. Vsak zapis označite kot primeren in nanj položite vse ustrezne dokumente. Morda boste morali ustvariti sekundarni profil, zato uporabite obesek, da označite vsako kategorijo, pokrov pa kot sekundarni.
   • Ustvarite portfelj nujnih dokumentov, da boste lahko hitro našli pomembne dokumente.
   • Začasne datoteke položite spredaj, arhivske datoteke pa na zadnji del predala, da boste lahko enostavno dostopali do datotek, ki jih je treba obdelati.
   oglas

3. del od 3: Razvrsti zapise po mesecih

1. 

   Poleg zgoraj navedenih metod lahko veziva uredite po mesecih (in letih). Če nimate časa, da bi to takoj uredili, lahko svoje papirje shranite v mesečni zapis za obdelavo datuma. Ta korak vam pomaga tudi hitreje določiti, kam shraniti dokumente.
   • Mesečni profil je primeren tudi za shranjevanje papirjev, ki niso druge kategorije.

2. 

   Konec leta preverite prispevke, ki ostanejo v mesečnem zapisu, in ugotovili boste novo predlogo, pa tudi nova skupina zapisov (ime kategorije) manjka v sistemu. Ustvarite profile za te prispevke v novem letu.

3. 

   Prerezite preostale papirje po mesecih. Shrani v datoteko pod mešano skupino (Leto-). oglas

Nasvet

• Po organiziranju evidenc morate v pisarni vzdrževati urejenost. Popravite sistem vodenja evidenc in papirje vrnite na pravo mesto.
• Odvrzite, reciklirajte ali uničite nepotrebne dokumente, da se izognete poseganju v novi sistem vodenja evidence.

Kaj rabiš

• Knjižne omare
• Viseča prevleka
• Trda vezava
• Nalepke
• Označevalci