Vsebina

• Koraki
• Nasvet
• Opozorilo

Ali morate napisati profesionalno in vljudno delovno pismo? Večina službenih sporočil je v obliki predoblikovanih in enostavnih za kopiranje, spremeniti morate samo vsebino sporočila. Poslovna pošta mora vedno vsebovati datum, podatke o pošiljatelju, prejemniku in nekaj odstavkov v telesu sporočila. Če želite napisati sliko, sledite spodnjim korakom in popravite potrebne točke, ki ustrezajo standardom vašega podjetja.

Koraki

1. del od 4: Uvodno sporočilo

1. 

   Razumevanje oblike. Ne glede na to, za kaj gre v vašem pismu, morate upoštevati nekaj standardov za videz pisma. Poslovna pisma je treba vnašati in pisati s priljubljeno pisavo, kot sta Arial ali Times New Roman. Odstavke v sporočilih morate označiti ročno. To pomeni, da začnete nov odstavek tako, da dvakrat vtipkate tipko "return". Za označevanje odstavkov ne uporabljajte ukaza zamika.
   • Na vseh robovih pustite rob približno 2 cm.
   • E-pošta mora biti napisana tudi v priljubljenih pisavah. Ne uporabljajte pisav, ki posnemajo rokopis ali so pisane, razen črno-bele v službeni pošti.

2. 

   
   
   Izberite pravilno vrsto papirja. Delovno pismo naj bo natisnjeno na velikosti papirja 22 cm x 28 cm ("velikost črke"). Če niste v ZDA, lahko uporabite papir velikosti A4. Nekatere dolge pogodbe lahko natisnete na papir velikosti 22 cm x 36 cm ("pravne velikosti").
   • Če tiskate za pošiljanje po pošti, ga natisnite na pisemskem pismu podjetja. To črki daje bolj profesionalen videz, poleg tega pa vsebuje tudi logotip in kontaktne podatke vašega podjetja.

3. 

   
   
   Navedite informacije o svojem podjetju. Navedite ime in naslov podjetja, v katerem je vsak del naslova napisan v drugi vrstici. Če ste lastnik ali samozaposlen, zamenjajte ime podjetja s svojim imenom ali nad njim vpišite svoje ime.
   • Če ima vaše podjetje vnaprej oblikovano pisemsko glavo, ga lahko uporabite, namesto da vtipkate ime in naslov podjetja.
   • Če naslov vnašate sami, poravnajte desno ali levo na vrhu strani, odvisno od vas in želja vašega podjetja.
   • Če pošiljate pošto mednarodno, z velikimi tiskanimi črkami vnesite ime države.

4. 

   
   
   Dodajte datum. Pisanje celotnega datuma je najbolj profesionalna izbira. Lahko na primer napišete "1. april 2012" ali "1. april 2012". Datum naj bo poravnan, nekaj vrstic pod naslovom pošiljatelja.
   • Če je vaše pismo napisano v nekaj dneh, navedite datum, ko ga dokončate.

5. 

   Navedite podatke o prejemniku. Napišite prejemnikovo polno ime, naslov (če obstaja), ime podjetja in poštni naslov ter te podatke razdelite v ločene vrstice. Po potrebi dodajte referenčno številko. Podatki o prejemniku naj bodo poravnani z nekaj vrsticami pod datumom.
   • Najbolje je, da pismo pošljete identificirani osebi. Tako lahko oseba, ki ji pošljete sporočilo, odgovori na vaše sporočilo. Če ne veste imena osebe, ki bi ji morali poslati pošto, malo preverite. Pokličete lahko njihovo podjetje in prosite za natančno ime in naslov osebe.

6. 

   Izberite pozdrav. Čestitka je spoštovanje prejemnika sporočila in kateri pozdrav je uporabljen, je odvisno od tega, ali poznate osebo, ki ji pošiljate sporočilo, kako dobro jo poznate in kako slovesno je pismo. . Upoštevate lahko naslednje možnosti:
   • "Za koga to lahko zadeva" (Za vpletene) samo kadar Ne veste komu, še posebej komu želite poslati sporočilo.
   • Če prejemnika pošte ne poznate, je varna možnost, da začnete z "Spoštovani".
   • Uporabite lahko tudi naslov in ime prejemnika, na primer "Dragi dr. Smith" (Dragi profesor Smith).
   • Če prejemnika pošte dobro poznate in ste z njim v tesnih odnosih, jih lahko pokličete po imenu, na primer "Draga Susan".
   • Če niste prepričani o spolu prejemnika sporočila, preprosto vnesite polno ime, npr. "Draga Kris Smith" (Hello Kris Smith).
   • Ne pozabite vnesti vejice za pozdravom ali dvopičja za besedo »Komu lahko gre za vprašanje«.
   oglas

2. del od 4: Sestavljanje vsebine sporočila

1. 

   Naravnost v težavo. Čas je denar, kot pravi izreka, večina podjetnikov sovraži zapravljanje časa. Zato je treba vsebino pisma predstaviti na kratko in strokovno. Napišite pismo, kjer ga bo prejemnik lahko hitro prebral, tako da boste prešli naravnost na stvar in povzeli svoje mnenje v prvem odstavku. Na primer, vedno lahko začnete z "Pišem vam glede ..." (pišem mu o ...) in začnete od tam.
   • Ne uporabljajte jezika z vzorci, velikih udarcev ali dolgih in krožnih stavkov - to, kar morate povedati, sporočite čim bolj jedrnato in jasno.
   • Izrazite prepričljivo. Zdi se, da je večina namenov pisanja pisma prepričati bralca, da nekaj stori: premisli, popravi napako, pošlje denar ali ukrepa. Poskusite prepričati prejemnika sporočila, naj naredi, kar želite.

2. 

   Uporabite zaimek osebe. V idealnem primeru bi morali v svojem pismu uporabiti osebne zaimke "I" (I), "we" (mi) in "you" (vi). Opišite ga kot "jaz" (jaz) in bralca pokličite na "ti" (prijatelj / dedek / babica / brat / sestra).
   • Upoštevajte, če pišete v imenu organizacije. Če svojemu podjetju dajete možnosti za rast, uporabite "mi" (nas), da bralcem sporočite, da govorite v imenu podjetja. Če pišete o svojem osebnem mnenju, uporabite "jaz" (jaz).

3. 

   
   
   Pišite jasno, jedrnato in jedrnato. Bralci naj natančno vedo, kaj želite povedati. Bralci bodo na vaše sporočilo hitro odgovorili le, če je vsebina sporočila jasna. Če želite, da bralci na vaše pismo sprejmejo sklepe ali ukrepajo, jim to povejte. Pojasnite svojo tezo na najbolj jedrnat način.

4. 

   
   
   Uporabite aktivne stavke. Ko opisujete situacijo ali zahtevate zahtevo, uporabite aktivno in ne pasivno. Pasivni stavki lahko vaše pismo zameglijo ali pa ne določajo vpletene osebe. Poleg tega je aktivni stavek racionaliziran in bolj neposreden. Na primer:
   • Pasivni stavek: Sončna očala niso zasnovana ali izdelana glede na svojo trajnost.
   • Proaktivna izjava: Vaše podjetje oblikuje in izdeluje sončna očala, ne glede na njihovo trajnost.

5. 

   
   
   Bodite primerno odprti. Črka pišejo ljudje in so naslovljena na ljudi, zato se izogibajte trdim črkam, če je le mogoče. Novega odnosa ne morete zgraditi z ne-osebnim pismom in pomanjkanjem odprtosti. Vendar se izogibajte uporabi pogovornega jezika ali slenga, kot so besedne zveze "veš" (veš), "mislim" (mislim) ali "hočem" (želim storiti - skrajšati "želim"). velik '). Naj bo vaš ton resen, a prijazen in navdušen.
   • Če prejemnika dobro poznate, mu neformalno sporočite lepe želje.
   • Pri odločitvi, v kolikšni meri se boste izrazili, uporabite svojo lastno presojo. Včasih vam lahko malo humorja pomaga, da se uspešno dogovorite, vendar bodite previdni pri draženju, saj je to lahko napaka.

6. 

   Vljudni in vljudni. Tudi če napišete pismo, da se pritožite ali izrazite pomisleke, ste lahko vseeno vljudni. Postavite se na mesto sprejemnika in pripravite kakršne koli ideje, tako da bralci razumno vidijo, da ste vedno navdušeni in pripravljeni pomagati.
   • Lahko bi na primer podali ostro pritožbo, kot je ta: "Mislim, da so vaša sončna očala preslaba in jih ne bom nikoli več kupila." Lahko pa napišete na bolj vljuden način: " Razočaran sem nad izdelkom sončnih očal vašega podjetja in v prihodnosti nameravam očala kupiti drugje.

7. 

   Za dodatne strani uporabite predlogo glave »druga stran«. Večina poslovnih pisem mora biti kratkih na eni strani. Če pa je vprašanje, o katerem govorite, daljše, na primer pogodba ali pravno vprašanje, boste morda potrebovali še nekaj strani. Uporabite predlogo za glavo druge strani, ki ima običajno skrajšani naslov in enak tip papirja kot zaznamke prve strani.
   • Oštevilčenje strani je na vrhu strani z drugo in naslednjimi stranmi. Dodate lahko tudi imena in datume prejemnikov.

8. 

   Povzetek vsebine. V zadnjem odstavku povzemite glavne točke in jasno navedite korake v svojem akcijskem načrtu ali kaj pričakovati od prejemnika sporočila. Prejemnik se lahko obrne na vas, da vas vpraša ali se pogovori, zahvali se jim za zanimanje za pismo in vašo težavo. oglas

Del 3 od 4: Končanje pisem

1. 

   Izberite končni stavek. Zaključni stavek, kot pozdrav, kaže spoštovanje prejemnika pisma in stopnjo slovesnosti pisma. "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem" je običajno varna izbira; Razmislite o drugih možnostih, kot so "Prisrčno", "S spoštovanjem" (Lep pozdrav), "Lep pozdrav" in "S spoštovanjem" (S spoštovanjem). Izberete lahko tudi nekoliko manj uraden, a profesionalen konec, kot so "Vse najboljše", "Najlepše želje". , "Lep pozdrav" in "Hvala" in "Hvala". Za stavkom uporabite vejice.

2. 

   Podpiši. Pustite približno štiri vrstice prazne, nato pa podpišite. Po tiskanju pisma podpišite svoj podpis ali če ga pošljete po e-pošti, optično preberite podpisno sliko in jo prilepite v ta del sporočila. Za podpis izberite modro ali črno črnilo.
   • Če podpisujete pismo v imenu nekoga, pred podpisom napišite »pp:«. "Pp" pomeni "per procurationem" (na primer "po agenciji" ali "v imenu").

3. 

   Vnesite svoje ime in kontaktne podatke. Pod svoj podpis vnesite svoje polno ime, naslov, telefonsko številko, e-poštni naslov in morebitne načine stika. Vsaka informacija je zapisana v ločeni vrstici.

4. 

   Dodajte okrajšavo tipkarice. Če je kdo vpisal pismo, dodajte pod podpis začetnice te osebe. Včasih so bile vključene tudi začetnice osebe, ki je napisala pismo. Zato je pomembno razlikovati med osebo, ki je pismo napisala, in osebo, ki je pismo vtipkala.
   • Če na primer dodate samo začetnice tipkarice, jih napišite z malimi črkami: mj
   • Če dodate okrajšave pisalca, jih napišite z velikimi tiskanimi črkami, okrajšava tipkarice pa z malimi črkami: RW: mj. Uporabite lahko tudi poševnico med obema okrajšavama: RW / mj.

5. 

   Opomba priloženi dokumenti. Če prilagate dokument, da ga lahko vidi prejemnik, ga označite nekaj vrstic pod svojimi kontaktnimi podatki, tako da zabeležite številko in vrsto dokumenta. Na primer, lahko napišete: "Priloge (2): življenjepis, brošura" ("Priloga (2): življenjepis, brošura").
   • "Ohišja" lahko okrajšate tudi kot "Ohišja". ali "Enc.".

6. 

   Dodajte prejemnike. Če kopijo pisma pošljete drugi osebi, v pismo vključite ime te osebe. Komentar lahko oddate tako, da v vrstico "Priloge" vnesete "cc:", "cc" pomeni "vljudnostna kopija" z imenom in naslovom osebe ("cc" za "Carbon copy" (kopija kopije), če je črka vpisana na karbonski papir)
   • Na primer napišite: "cc: Mary Smith, podpredsednica za trženje" ("Draga: Mary Smith, namestnica vodje marketinga").
   • Če želite dodati drugega prejemnika, vnesite ime druge osebe neposredno pod imenom prve osebe in ne potrebujete "cc:".
   oglas

4. del od 4: Končano

1. 

   Uredite sporočilo. Videz je ključni element profesionalnega pisca pisem. Zagotovo bo bralec z odpravljanjem najmanjših napak v pismu zlahka videl, da ste pristojni in odgovorni. Lahko zaženete črkovanje ukazov za preverjanje črkovanja na besedi, lahko pa tudi s pozornim branjem pisma pred pošiljanjem.
   • Se sprašujete, ali je pismo jasno in jedrnato. Ali obstaja odstavek z več kot tremi ali štirimi stavki? Če je tako, ali lahko izbrišete nepotrebne odstavke.
   • Če je pismo resnično pomembno, lahko prosite prijatelja ali kolega, da ga hitro preveri. Včasih vam lahko le nekaj sekund branja pomaga ugotoviti napake ali nerodno uporabo besed, ki jih morda še niste videli.

2. 

   Ne spenjajte pošte. Če ima sporočilo veliko strani, se izogibajte spenjanju sporočil. Če želite zagotoviti, da so strani pravilno poravnane, uporabite sponko v zgornjem levem kotu.

3. 

   Pošiljanje. Če pošiljate po pošti, uporabite poslovno kuverto. Če je na voljo ovojnica z natisnjenim logotipom podjetja, jo uporabite. Jasno natisnite povratni naslov in naslov prejemnika. Pismo zložite na tri dele, tako da se, ko prejemnik odpre sporočilo, prvi del sporočila zloži na vrhu in nato odpre na spodnji del. Prepričajte se, da imate na sebi dovolj znamk, nato ga pošljite.
   • Če menite, da je ročno napisan naslov zamazan in se ne ujema z vašim profesionalnim slogom, naslov vnesite z besedo, ovojnico položite v tiskalnik in naslov natisnite na ovojnico.
   • Če je pismo izredno pomembno in / ali nujno, ga pošljite po kurirju.
   • Če želite sporočilo poslati po e-pošti, ga pretvorite v obliko HTML ali ga shranite v obliki PDF, da ohranite obliko. Papirnata pošta je boljša.
   oglas

Nasvet

• Za dopisovanje črk uporabite dobro pisalo.
• Hitro. Če se na zahtevo pošiljatelja ne morete odzvati v enem tednu, mu to sporočite in mu sporočite, kdaj lahko od vas dobi odgovor.
• Osredotočite se na pozitivno. Govorite o stvareh, ki jih lahko počnete, ne o stvareh, ki jih ne morete. Če na primer nimate izdelka na zalogi, kupcu ne recite, da ne morete izpolniti njegovega naročila, temveč recite, da je izdelek priljubljen, tako da vaše strani ni na zalogi. . Nato jim povejte, kdaj jim lahko ponudite izdelek.
• Če pišete pismo z veliko vsebino, jih morate najprej našteti.
  • Naštejte vse stvari, ki jih želite zajeti. Ne skrbite za naročilo.
  • Za vsako vsebino navedite ključne besede, primere, argumente in dejstva.
  • Vsebino pregledajte tako, da ustreza vašemu namenu in občinstvu.
  • Izrežite kakršne koli nepovezane težave.
  • Informacije razporedite v vrstnem redu, ki je najboljši za bralca.

Opozorilo

• Ne pišite črk z laskavimi stavki. Prava pohvala je sprejemljiva, toda če to storite v presežku, bo bralec začutil, da delate laskavo, ne pa s svojimi sposobnostmi.
• Ne uporabljajte preveč ostrega in impozantnega tona. Ne pozabite, da poskušate s poslovnim pismom okrepiti ali začeti poklicni odnos.