Vsebina

• Koraki
• 1. del 2: Oblika poslovnega pisma
• 2. del 2: Kako napisati poslovno pismo
• Nasveti

Če imate svoje podjetje, boste verjetno morali pisati poslovna pisma svojim strankam. Cilji so lahko različni: obveščanje o novih dogodkih ali pogojih, odgovarjanje na pritožbe strank v imenu podjetja. Ne glede na razlog za pisanje je pomembno, da ves čas vzdržujete profesionalni ton in poslovni slog.

Koraki

1. del 2: Oblika poslovnega pisma

1. 1 Uporabite poklicne pisemske glave. Poslovno pismo predstavlja vaše podjetje. V zvezi s tem mora imeti pismo ustrezno obliko. Prav tako ne pozabite uporabiti logotipa ali blagovne znamke vašega podjetja.
   • Glavo črke lahko ustvarite z uporabo že pripravljenih barvnih predlog za Microsoft Word. Uporabite pravi logotip ali blagovno znamko podjetja.
2. 2 Odprite urejevalnik besedil. Vsa poslovna pisma podjetja morajo biti vedno vnesena v računalnik.
   • Ustvarite nov dokument in nastavite robove na 2,54 centimetra.
   • Uporabite serifno pisavo, kot so Times New Roman, Georgia ali Arial. Torej velikost pisave ne sme biti večja od 12, vendar ne manj kot 10. Vrsta ali velikost pisave ne sme negativno vplivati ​​na berljivost črke.
   • Uporabite razmik med vrsticami.
3. 3 Prilagodite obliko bloka. Obrazec bloka je najpogostejša oblika poslovnih pisem. Prav tako je najlažje nastaviti in slediti. Vsak element je poravnan levo in ločen z enim presledkom. V vrstnem redu od vrha strani do dna mora poslovno pismo vsebovati naslednje postavke:
   • Današnji datum ali datum, ko je bilo pismo poslano. Ne pozabite navesti datuma, ker se uporablja za računovodstvo pošiljatelja in prejemnika, pa tudi za pravne namene. Navedite točen datum.
   • Naslov pošiljatelja. To je vaš naslov v standardni obliki. Če je vaš naslov že naveden v glavi pisma, lahko ta korak preskočite.
   • Odhodni naslov. Vnesite ime in naslov prejemnika pisma. Uporabite lahko naslov "gospodar" ali "gospodarica". Torej, če je prejemnica Nina Serova, lahko napišete »gospa Nina Serova« in »Nina Serova«.
   • Pozdravi. Lahko napišete »Spoštovana gospa Serova« ali »Draga Nina Serova«. Če niste prepričani, kdo bo prebral pismo, napišite "Spoštovani". Obstaja tudi možnost »V vednost vseh zainteresiranih«, vendar jo pustite kot zadnjo možnost, če naslovnik ni znan.
   • Glavni del pisma. Ta del bo podrobneje obravnavan v naslednjem razdelku.
   • Zadnji del in podpis. Napišite: "Lep pozdrav" - ali: "Lepe želje."

2. del 2: Kako napisati poslovno pismo

1. 1 Določite svojo ciljno publiko. Ton pisma mora vedno ostati profesionalen, ne glede na občinstvo, vendar je izbira besed in jezikovnih sredstev odvisna od naslovnika pisma. Če je pismo za kadrovsko službo drugega podjetja, je treba uporabiti bolj formalni jezik. Ko nagovarjate določeno stranko, se lahko zatečete k neformalnemu in preprostemu jeziku.
   • Prav tako vam bo pomagal preprečiti nesporazume. Ne uporabljajte izrazov, ki so bralcu nerazumljivi. Na primer, stranke morda ne poznajo okrajšav, ki se uporabljajo za vesoljski program v vašem podjetju, zato jih ne uporabljajte v svojem pismu.
   • Najpomembnejše pravilo poslovnega pisanja je, da mora biti besedilo jasno, jedrnato in vljudno.
2. 2 Navedite namen pisma v prvi vrstici. Upoštevajte namen pisma. Ali želite navesti nov naslov pisarne? Opomnite stranko na dolg? Odgovor na pritožbo? Imejte to v mislih, ko morate napisati prvi stavek pisma. Ne uporabljajte nejasnih besed in pojdite neposredno na bistvo.
   • Napišite v prvi osebi, če izrazite svoje mnenje kot lastnik podjetja. Če se obračate v imenu podjetja ali organizacije, napišite v drugi osebi.
   • Uporabite nedvoumno izjavo, na primer: "Obveščamo vas" - ali: "S tem želimo vedeti naslednje." Če se obračate kot lastnik podjetja, napišite v prvi osebi, na primer: "Želim vas kontaktirati", - ali: "Pred kratkim sem se naučil ..., zato bi rad ...".
   • Vi (lastnik podjetja) želite na primer Nino Serovo obvestiti o enomesečnem dolgu. Začnite svoje pismo tako: "Obveščam vas, da je od marca 2015 na vašem računu dolg."
   • Če ste zaposleni v podjetju in se odzivate na pritožbo strank glede vesoljskega programa vašega podjetja, začnite tako: "Prejeli smo vaše pripombe glede našega programa kolonizacije Marsa."
   • Včasih morate bralcu povedati, da je zmagal na natečaju ali dobil mesto v izobraževalni ustanovi. Začnite tako: "Z veseljem vas obveščam ...", - ali: "Z veseljem vas obveščamo ...".
   • Če morate poročati o slabih novicah, začnite s tem stavkom: "Z obžalovanjem vas obveščamo ...", - ali: "Po skrbnem premisleku je bilo odločeno ...".
3. 3 Uporabite veljaven glas. V uradnem govoru se pogosto uporablja pasivni glas, vendar lahko besedilo pisma postane monotono ali nerazumljivo. Veljavni glas omogoča prenos informacij z odločnim tonom.
   • Primer pasivnega glasu: "Katere korake je mogoče narediti?" V tem primeru subjekt »koraki« ni izvajalec dejanja, ampak dejanje doživlja na sebi.
   • Primer veljavnega glasu: "Kakšne korake lahko naredimo?" V tej različici se uporablja aktivni glas, ki vam omogoča, da jasno in jasno prenesete idejo.
   • Včasih vam pasivni glas omogoča, da prenesete svoje sporočilo in ne opozorite preveč na napako ali grdo dejstvo. Uporabite ga le v tem primeru. Običajno je zaželen veljaven glas.
4. 4 Povezava do prejšnjih dogodkov ali komunikacija z bralcem. Morda ste o dolgu že obvestili Nino Serovo. Bralec bi lahko na zadnji konferenci izrazil svoje nezadovoljstvo z vašim vesoljskim programom. Če ste že komunicirali, potem spomnite na to dejstvo. Bralka se bo lahko spomnila pomembnih podrobnosti, vaše pismo pa bo veliko pomembnejše in nujno.
   • Uporabite stavke, kot so: »V skladu s prejšnjim dopisom od…«, »Hvala za pravočasno plačilo prejšnji mesec« - ali: »Veseli smo bili vaših konstruktivnih pripomb na konferenci maja.«
5. 5 Vložite prošnjo ali ponudite pomoč. Z vljudno prošnjo nastavite pozitiven ton ali ponudite sodelovanje v obliki pomoči.
   • Recimo, da ste lastnik podjetja in želite stranko prepričati, da plača dolg. Uporabite stavek: "Hvaležen bi bil za vašo pomoč in takojšnje plačilo."
   • Če pišete v imenu podjetja, uporabite stavek: "Radi bi se za vas dogovorili za osebni sestanek z našim vodjem kadrov."
   • Ponudite tudi odgovor na vsa možna vprašanja in odpravite dvome bralca. Primer: "Z veseljem bomo odgovorili na vsa vaša vprašanja ali razčistili vse dvome glede plačila", - ali: "Ali želite izvedeti več podrobnosti o našem programu?"
6. 6 Dopolnite pismo. Uporabite poziv k dejanju s svoje ali strankine strani. To je lahko zahteva za poplačilo dolga v določenem časovnem okviru ali ponudba za dogovor o sestanku s stranko.
   • Napišite predlog z upanjem, da bomo v prihodnje komunicirali: »Veselimo se srečanja z vami na seji proračuna prihodnji teden«, ali: »Z veseljem se bomo o vseh teh vidikih podrobneje pogovorili z vami, ko se bomo sestali v naši pisarni. . "
   • Navedite, ali so pismu priloženi dokumenti. Dodajte frazo, kot je: "Pošiljamo vam račun za prejšnji mesec" - ali: "Kopija vesoljskega programa je priložena pismu."
   • Na koncu uporabite zaključno besedo. Za stranke je najbolje, da napišejo: "Lep pozdrav", - ali: "Lepe želje."
   • V uradnih pismih neznancem uporabite besedilo "Lep pozdrav".
   • Napišite: "Vse najboljše", če poznate osebo ali sodelujete z njo.
7. 7 Popravi napake. Pravilno oblikovanje in besedilo ne bosta imeli nobene vloge, če so v črki slovnične napake!
   • Poskusite najti vse primere pasivnega glasu in ustrezno prilagoditi.
   • Bodite pozorni na dolge in zmedene stavke. V poslovnem pismu velja pravilo "Bolje manj je bolje", zato je treba dolge stavke zavreči.

Nasveti

• Natisnite črko na neobložen papir A4. Če pošiljate po pošti, trikrat prepognite pismo in ga položite v standardno ovojnico.