Kako ustvariti učinkovit akcijski načrt

Vsebina

Koraki
1. del od 4: Naredite načrt
2. del od 4: Načrtujte svoj čas
3. del 4: Ostanite motivirani
4. del od 4: Določite svoje cilje
Nasveti
Opozorila

Učinkovit akcijski načrt se vedno začne z jasnim ciljem, namenom ali namenom. Takšen načrt je zasnovan za prenos osebe iz trenutnega trenutka neposredno v uresničevanje navedenega cilja. Pravilno sestavljen akcijski načrt vam omogoča, da rešite skoraj vsako težavo.

Koraki

1. del od 4: Naredite načrt

1 Zapišite vse podrobnosti. Ko pripravljate svoj akcijski načrt, začnite zapisovati vse podrobnosti. Morda se vam bo zdelo koristno, da uporabite ločeno blazinico za spremljanje različnih vidikov procesa. Tu je nekaj primerov razdelkov:
- Ideje / razne opombe
- Dnevni grafikoni
- Mesečni grafikoni
- Obdobja
- Raziskave
- Nadaljevanje
- Udeleženci / stiki
2 Očrtajte nalogo. Bolj kot je naloga nejasna, manj učinkovit bo akcijski načrt. Poskusite čim prej določiti želeni cilj (po možnosti pred začetkom projekta).
- Primer: Morate napisati magistrsko delo (velika študija) s približno 40.000 besedami. To delo je sestavljeno iz uvoda, pregleda literature (s kritično analizo drugih raziskav in upoštevanja lastne metodologije), praktične predstavitve vaših idej s posebnimi primeri in zaključkom. Trajanje dela je 1 leto.
3 Načrt mora biti konkreten in realen. Jasen cilj je šele začetek: vsak vidik načrta mora biti natančen in izvedljiv. Na primer, načrtujte posebne in dosegljive urnike, mejnike in rezultate.
- Natančne in realne točke načrta za dolgoročni projekt bodo pomagale zmanjšati stres zaradi slabo načrtovanega izvajanja s prekoračitvijo rokov in vnaprej dolgotrajnim nadurnim delom.
- Primer: Napisati morate približno 5000 besed na mesec, da pravočasno zaključite disertacijo, na koncu pa pustite še nekaj mesecev, da izboljšate svoje zamisli. Z vidika izvedljivosti si ne bi smeli prizadevati, da bi vsak mesec napisali več kot 5000 besed.
- Če tri mesece celotnega mandata delate kot pomočnik učitelja, morda v tem času ne boste imeli časa, da napišete 15.000 besed, zaradi česar boste morali ta obseg porazdeliti po preostalih mesecih.
4 Vmesne stopnje. Mejniki so pomembni mejniki na poti do cilja. Začnite načrtovati faze od konca (doseganje cilja) in delajte nazaj do sedanjega časa in okoliščin.
- Razčlenitev na mejnike vam in vaši ekipi lahko pomaga, da ostanete motivirani tako, da razdelite obseg dela na majhne količine in oprijemljive cilje, zato se bo občutek popolnosti začel pojavljati, še preden bo celoten akcijski načrt v celoti izveden.
- Ne ločujte korakov v predolgih ali prekratkih časovnih intervalih. Tako velja, da sta dva tedna zelo učinkovito obdobje.
- Primer: Pri delu pri disertaciji poskušajte ne povezovati faz z oddelki dela, saj to lahko traja mesece. Namesto tega naj bodo mejniki majhni do dva tedna (lahko uporabite štetje besed) in se nagradite za dobro delo.
5 Velike naloge razdelite na manjše, bolj obvladljive količine. Nekatere naloge ali delovni koraki so lahko zastrašujoči.
- Če vas velika naloga zmede, jo razdelite na priročne majhne podnaloge, da zmanjšate tesnobo in povečate svojo samozavest.
- Primer: Pregled literature pogosto postane najtežji del, nekakšen temelj za prihodnje delo. Za dokončanje tega razdelka je za proučevanje in analizo potrebna velika količina informacij.
- Nalogo razdelite na podnaloge: raziskave, analize, predstavitve. Pododstavke lahko še dodatno zožite in izberete določene članke in knjige za branje ter določite rok za dokončanje analize in pisno predstavitev rezultatov.
6 Uporabite sezname opravil. Naredite seznam nalog, ki jih je treba dokončati v vsakem koraku. Seznam opravil sam po sebi ni učinkovit, zato navedite točen znesek in dejanski čas.
- Primer: Razdelite svoj pregled literature na majhne naloge, da natančno veste, kaj je treba storiti, in oceniti realen časovni okvir. Na primer, vsak dan do dva boste morali prebrati, analizirati in opisati en vir.
7 Določite časovni okvir za vse dejavnosti. Če ni jasnega časovnega okvira, se lahko delo vleče neskončno dolgo, nekatere naloge pa ostanejo nedokončane.
- Vrstni red postavk v načrtu ni kritičen, česar ni mogoče reči o časovnem okviru za vsak vidik.
- Primer: Če veste, da lahko v eni uri preberete približno 2000 besed, članek pa ima prebrati 10.000 besed, morate za članek nameniti vsaj pet ur časa.
- Upoštevati morate tudi čas za vsaj dva prigrizka in kratke odmore vsakih 1-2 uri, ko se utrudite. Poleg tega končnemu času dodajte še najmanj eno uro za morebitne nenačrtovane zamude.
8 Ustvarite vizualni prikaz. Ko dokončate sezname dejanj in nastavite časovne okvire, nadaljujte z ustvarjanjem neke vrste vizualnega prikaza načrta. Uporabite lahko diagram poteka, Ganttov diagram, dinamično tabelo ali drugo priročno možnost.
- Vizualni načrt hranite na dostopnem mestu - na primer, lahko ga obesite na steno pisarne ali učilnice.
9 Prečrtajte dokončane naloge. Tako se ne boste samo počutili zadovoljne, ampak boste lahko tudi poskrbeli, da nič ne bo spregledano.
- Ta pristop je še posebej uporaben za timsko delo. Ko delate z drugimi, lahko ustvarite dokument v skupni rabi, ki je na voljo povsod po svetu.
10 Ne nehaj. Ko sestavite načrt, predstavite naloge sodelavcem (pri skupnem delu) in določite mejnike, pojdite na naslednji korak: pojdite na vsakodnevno delo, da dosežete svoj cilj.
11 Datume lahko spremenite, vendar se ne morete ustaviti na pol poti. Občasno se pojavijo nepredvidene okoliščine, ki vam preprečujejo izpolnjevanje rokov, dokončanje nalog in doseganje ciljev.
- Razvedriti. Preglejte svoj načrt in nato nadaljujte z delom in se premikajte k svojemu cilju.

2. del od 4: Načrtujte svoj čas

1 Izberite dobrega načrtovalca. Uporabite aplikacijo ali zvezek, ki vam bo omogočil priročno načrtovanje vsake ure vašega časa. Načrtovalec je učinkovit le, če vam omogoča priročen vnos in branje zapisov.
- Raziskave so pokazale, da fizično pisanje nalog (s peresom na papir) poveča verjetnost, da bodo stvari opravljene, zato je bolje, da svoje delo načrtujete v tradicionalnem zvezku.
2 Ne uporabljajte seznamov opravil. Torej, imate dolg seznam opravkov, kdaj pa jih boste naredili? Seznam opravil ni tako učinkovit kot urnik opravil. V urniku bo vsaki nalogi dodeljen rok.
- Jasni časovni bloki (strani številnih dnevnikov so razdeljene na urne bloke v najbolj dobesednem pomenu besede) vam ne bodo dovolile oklevanja, saj se morate po preteku časa premakniti na naslednjo načrtovano nalogo.
3 Naučite se prepoznati časovne bloke. Ta pristop vam bo omogočil, da jasno razumete, koliko časa je mogoče dodeliti vsakemu primeru. Začnite s prednostnimi nalogami in se pomaknite do manj pomembnih nalog.
- Načrtujte cel teden vnaprej. S podrobnim načrtom za prihodnje dni boste lahko kar najbolje izkoristili svoj razpoložljivi čas.
- Številni strokovnjaki priporočajo vsaj splošno predstavo o načrtih za ves mesec.
- Nekateri svetujejo, da začnete ob koncu dneva in delate nazaj. Če vaš delovni dan traja do 17:00, potem načrtujte od zdaj do začetka dneva (na primer do 7:00).
4 Vzemite si čas za odmore in dejavnosti v prostem času. Raziskovalci trdijo, da lahko z vključitvijo prostega časa v svoje načrte človek od življenja pridobi več zadovoljstva. Dokazano je tudi, da predolgo delo (več kot 50 ur na teden) zmanjšuje učinkovitost dela.
- Pomanjkanje spanja lahko katastrofalno vpliva na produktivnost. Odrasla oseba potrebuje vsaj 7 ur spanja vsako noč, za najstnike pa se ta številka dvigne na 8,5 ur.
- Raziskovalci vas pozivajo, da čez dan načrtujete »strateško okrevanje« (vadba, dremež, meditacija, ogrevanje), da povečate produktivnost in izboljšate splošno zdravje.
5 Vzemite si čas in pripravite načrt za teden. Nekateri strokovnjaki priporočajo, da načrt naredite teden dni vnaprej. Določite, kako najbolje uporabiti vsak dan za dosego svojih ciljev.
- Upoštevajte vse trenutne naloge in obveznosti. Če se urnik izkaže za pretesnega, lahko iz njega prečrtate nekaj nepomembnih točk.
- Ne žrtvujte družbenih interakcij. Vzemite si čas z bližnjimi prijatelji in družino. Vedno vam bodo nudili potrebno podporo.
6 Ustvarite dnevno rutino. V primeru magistrskega dela bi lahko tipičen dan izgledal takole:
- 7:00: Zbudi se
- 7:15: Naredite vaje
- 8.30: Tuširajte se in oblecite
- 9:15: Pripravite zajtrk in jejte
- 10:00: disertacija - pisne naloge (plus 15 minut odmora)
- 12:15: Kosilo
- 13:15: Delo z elektronsko pošto
- 14:00: Raziskava in analiza branja (vključno z 20-30 minutnimi odmori / prigrizki)
- 17:00: Zaključek dela, kontrolna pisma, načrt za jutri
- 17:45: Čisto na mizi, pojdi v trgovino
- 19:00: Pripravite večerjo in jejte
- 21:00: Počitek (igranje kitare)
- 22:00: Razprite posteljo, berite v postelji (30 minut), pojdite spat
7 Ni vam treba načrtovati vseh dni na enak način. Delu se lahko posvetite 1-2 dni na teden. Včasih je celo koristno, da si vzamete odmor, da se vrnete na delo s svežimi mislimi.
- Primer: Ob ponedeljkih, sredah in petkih lahko napišete disertacijo in analizirate vire, ob četrtkih pa se naučite igrati na inštrument.
8 Nepredvidene težave. V vsakem bloku si vzemite dodaten čas za manj produktivne delovne ure ali nepredvidene težave. Na začetku je priporočljivo, da za vsako nalogo vzamete dvakrat toliko časa, kot mislite, da je potrebno.
- Pri tem boste začeli delati učinkoviteje ali pa boste lahko natančneje določili zahtevani čas, kar vam bo omogočilo prilagoditev prvotnega urnika, a vedno pustite vsaj majhno vrzel.
9 Bodite prilagodljivi in razumevajoči. Ko začnete, se pripravite prilagoditi urnik na poti. To je del učnega procesa, zato je časovno obdobje najbolje načrtovati s svinčnikom in ne s peresom.
- Prav tako lahko nekaj tednov spremljate vse, kar ste čez dan počeli v svojem dnevniku. Zahvaljujoč temu se boste naučili pravilno oceniti časovni okvir vsake naloge in učinkovito uporabiti čas.
10 Izklopite internet. Odločite se, kdaj boste preverili svojo e -pošto in družabne medije. Pri tem bodite strogi, saj je preprosto izgubljati ure samo pri listanju po novicah.
- Telefon lahko tudi izklopite (vsaj za čas, ko se morate osredotočiti).
11 Naredite manj. To je posledica časovne omejitve na internetu. Prepoznajte in se osredotočite na najpomembnejše dnevne naloge, ki vam bodo pomagale doseči cilj. Ne bi smeli zapravljati energije za manj pomembne zadeve, ki vzamejo le čas: dopisovanje, nepremišljeno delo z dokumenti.
- Eden od strokovnjakov priporoča, da e -pošte ne preverjate vsaj prvih nekaj ur na dan. Tako se boste osredotočili na pomembne zadeve in vas ne bodo motili tuji trenutki iz pisem.
- Če imate veliko majhnih stvari (na primer e -poštna sporočila, dokumentacijo, čiščenje), je bolje, da jih razvrstite v en časovni blok, namesto da jih razpršite po celem dnevu, s čimer zmanjšate osredotočenost na pomembna opravila.

3. del 4: Ostanite motivirani

1 Pozitiven odnos. Pozitiven pogled je izredno pomemben za dosego ciljev. Morate verjeti vase in v ljudi okoli vas. Borite se proti negativnim mislim s pozitivnimi trditvami.
- Poleg lastnega razpoloženja se morate obkrožiti s pozitivnimi ljudmi. Raziskave so pokazale, da sčasoma prevzamemo navade tistih, s katerimi preživimo največ časa, zato pametno izberite svoje okolje.
2 Nagrade. Nagrada je še posebej pomembna po zaključku vsake stopnje. Prinesite oprijemljive nagrade zase. Kosilo v svoji najljubši restavraciji si lahko privoščite kot nagrado za dvotedenski oder ali masažo za dvomesečno delo.
- En strokovnjak ponuja, da prijatelju nakaže določeno količino denarja in ga prosi, naj vam ga vrne le, če je delo končano ob določenem času. Če ti ne uspe, prijatelj denar zadrži zase.
3 Pridobite podporo. Vedno je pomembno imeti podporo prijateljev in družine ter spoznati ljudi, ki imajo podobne cilje. Zahvaljujoč temu ste lahko enaki drugim.
4 Sledite svojemu napredku. Raziskave so pokazale, da je uspešen napredek najboljša motivacija. Če želite slediti napredku, morate samo prečrtati dokončana opravila v svojem urniku.
5 Pojdi spat in vstani zgodaj. Raziskovanje dnevnih rutin uspešnih in produktivnih ljudi vam bo povedalo resnico - večina jih začne dan zgodaj. Običajno imajo tudi jutranjo rutino, kar jih pogosto motivira za nadaljnje dosežke.
- Jutro poskusite začeti z vadbo (lahkotno ogrevanje in joga ali vadba v telovadnici), zdravim zajtrkom in polurnim dnevnikom.
6 Vzemite si odmore. Za motivacijo je bistvenega pomena odmor. Če vedno delate, se vam bo nabrala utrujenost. Odmori vam pomagajo pri izogibanju preobremenjenosti in optimizirajo delovni čas.
- Primer: Vstanite iz računalnika, odložite telefon in mirno sedite v tišini. Če vam pridejo na misel misli, jih zapišite v svoj dnevnik. V nasprotnem primeru si samo privoščite trenutek sprostitve.
- Primer: Vzemite meditacijo.Preklopite telefon v tihi način, izklopite vsa obvestila in nastavite časovnik za 30 minut ali drug veljaven čas. Nato poskusite mirno sedeti in si zbistriti misli. Vse misli, ki pridejo na misel, je mogoče kategorizirati in sprostiti. Na primer, če razmišljate o delu, si recite »Delo« in se opustite misli.
7 Vizualizirajte. Vzemite si nekaj minut časa za razmislek o svojem cilju in si predstavljajte, kako se boste počutili, ko ga boste dosegli. Tako se lažje spopadate s težavami, ki se lahko pojavijo.
8 Razumeti, da ne bo lahko. Vse, kar je človeku drago, se le redko daje brez težav. Pot do cilja običajno ni popolna brez številnih težav in težkih odločitev. Sprejmite to dejstvo.
- Mnogi izkušeni strokovnjaki, ki svetujejo življenje v sedanjosti, priporočajo, da svoje napake sprejmete kot namerno izbiro. Ni vam treba biti jezen ali razburjen. Sprejmite jih, se naučite lekcije in se vrnite na delo ob upoštevanju spremenjenih okoliščin.

4. del od 4: Določite svoje cilje

1 Zapišite svoje želje. V ta namen je primeren dnevnik ali besedilni dokument. Če še niste prepričani, kaj točno želite narediti, bi morala ta praksa pomagati.
- Redni dnevniki so odličen način za ločen pogled nase in dokumentiranje svojih občutkov. Mnogi trdijo, da jim snemanje lastnih misli pomaga razumeti občutke in želje.
2 Preučite vprašanje. Če imate idejo, poskusite raziskati to temo. Preglejte svoje cilje in poiščite najkrajšo pot do doseganja svojih ciljev.
- Forumi, kot je Reddit, pokrivajo in razpravljajo o različnih temah. Tu se lahko pogovarjate z ljudmi, ki se ukvarjajo z industrijo, ki vas zanima, in so pripravljeni deliti informacije.
- Primer: Med delom pri disertaciji razmišljate o tem, do česa vse to lahko vodi. Preberite, kaj počnejo ljudje z diplomo, ki jo iščete. To vas lahko spodbudi k objavam ali drugim priložnostim za razvoj kariere v prihodnosti.
3 Raziščite razpoložljive možnosti in izberite tisto, ki vam najbolj ustreza. Po preučitvi vprašanja bo postalo jasno, kam lahko vodi vsaka izbrana pot. Tako boste lahko izbrali najboljšo možnost za uresničitev svojega cilja.
4 Upoštevajte zunanje dejavnike, povezane z delom. To vključuje vse, kar ovira doseganje cilja. V primeru disertacije lahko imenujemo duševno utrujenost, pomanjkanje virov ali nepredvidene delovne naloge.
5 Bodite prilagodljivi. Cilji se lahko med postopkom izvajanja spremenijo. Poskusite vnaprej predvideti manevrski prostor. Z drugimi besedami, ne obupajte, ko postanejo stvari težke. Izguba zanimanja in upanje sta popolnoma različni stvari!

Nasveti

Vse opisane metode za pomoč pri načrtovanju in postavljanju ciljev so uporabne tudi za bolj globalne in dolgoročne namene (na primer pri izbiri poklica).
Če je misel na načrtovanje svojega časa dolgočasna, razmislite o tem drugače: prihodnji načrti za dneve, tedne in celo mesece odpravljajo potrebo po vsakodnevnem odločanju o naslednjem koraku. S tem se sprosti čas za ustvarjalnost in osredotočenost na pomembna vprašanja.