Avtor:
Christy White
Datum Ustvarjanja:
10 Maj 2021
Datum Posodobitve:
1 Julij. 2024
Vsebina
Poročilo o stanju se morda zdi težavno delo, toda njegovo pisanje je dejansko dobra priložnost za komunikacijo z vodstvom. Ne glede na projekt, na katerem delate, se morate osredotočiti na zagotavljanje natančnih podrobnosti, ki opisujejo proračun in napredek projekta. Najpomembnejše informacije na začetku dajte v povzetek. Nato nadaljujte z glavnimi podrobnostmi, ki opisujejo projekt glede na rezultate in izzive. Stvari naj bodo kratke, a informativne in vodstvo je navdušeno.
Stopati
Del 1 od 2: Priprava poročila
Osredotočite se na stroške in časovni razpored. Ne glede na projekt, s katerim delate, želijo vodje vedeti, kako gre glede proračuna in napredka. Pripravite svoje poročilo, ki zbira informacije o finančnem poslovanju projekta. Poleg tega pravočasno podajte nekaj pripomb o tem, ali je projekt na poti. 
Bodite iskreni glede težav. Če veste, da obstajajo težave s stroški in napredkom projekta, jih ne skrivajte. To bo kasneje povzročilo večje težave. Namesto tega pomislite, kako so te težave povezane s stvarmi, ki se dobro odvijajo. - Če na primer vaš projekt vključuje izdelavo in pošiljanje 1.000 majic za 1.000 USD, vas bo morda skrbelo, če ste zaslužili le 300, 500 pa ste že porabili.
- Lahko se znajdete tudi dva dni pred rokom in to komentirate.
Ponudite rešitve za težave. Del namena poročila o stanju je pomagati upravitelju pri odločanju o naslednjih korakih. Pomagate lahko tako, da predlagate rešitve za nekatere težave, ki jih opazite. Med pripravo poročila si zapisujte, kako so vaše rešitve pomembne za stroške in napredek. - Če na primer vaše podjetje z majicami prehiteva roke in zaostaja za proračunom, boste to morda videli kot razlog za povečanje proizvodnje in uravnoteženje stvari.
Del 2 od 2: Vse skupaj
Dajte poročilu naslov. Začnite pisno poročilo s kratkim povzetkom, naslovom in datumom. Ker bi morala biti poročila o stanju kratka, jim ni treba biti na ločeni naslovni strani. Če poročilo oddate po e-pošti, zadostuje jasna zadeva, tako da bo vaš upravitelj vedel, za katero e-pošto gre. - Nekaj, kot je »Poročilo Parker Transport iz avgusta 2017«, je v redu.
- Vedno posredujte podatke, da bo jasno, v katerem obdobju poročate.
- Če vaše podjetje uporablja določene oblike poročanja, jih uporabite tudi vi.
Začnite s povzetkom. Vodje so zasedeni in najpomembnejše informacije morajo takoj videti. Nekaj vrstic na začetku poročila gre v bistvo in na kratko razloži, kako projekt poteka glede na proračun in napredek. - Poskusite zagotoviti, da vaš upravitelj vidi vse informacije v prvih minutah branja poročila.
- Na primer, lahko svoje poročilo takoj začnete z nečim neposrednim, na primer: »Parker Transport je trenutno pred rokom. Porabili smo 50% proračuna in proizvedli 30% izdelka. Stroške lahko zmanjšamo s pospeševanjem proizvodnje. «
- Če so menedžerji zadovoljni s tem, kar vidijo na začetku, morda že vedo dovolj. Če je v povzetku karkoli, kar kaže na težavo, se lahko od tam hitro premaknejo do ustreznih informacij v nadaljevanju poročila.
Navedite najpomembnejše podrobnosti. Naštejte doslej najpomembnejše rezultate s poudarkom na mejnikih in ključnih podatkih. Obvestite svojega vodjo glede na rezultate in ne na dejavnosti. - Na primer, ne pišite kaj takega: »Naši voditelji proizvodnje, Frank in Sandra, so dobro opravili svoje delo. Frank je vedno zelo zgodaj, Sandra pa vedno zadnja, ki bo odšla, da bo zagotovila, da bomo vse pripravili pravočasno. "
- Namesto tega poudarite ključne podatke: "Za 20% smo pred rokom, saj so vodilni v proizvodnji (Frank in Sandra) čas proizvodnje povečali za dve uri na dan."
Organizirajte dejstva. Tu lahko poročilo prilagodite slogu svojega upravitelja. Če poznate način dela svojega vodje, lahko poročilo ustrezno prilagodite. Če niste prepričani, se osredotočite na kratek neposreden povzetek v slogu, ki ga dobro poznate. - Če želi vaš vodja videti veliko zgodbo, lahko eno poglavje poimenujete "Rezultati", drugo "Izzivi" in tretje "Rešitve".
- Za upravitelja, ki rad stvari vidi kronološko, poskusite s poglavjem "Napredek ta teden", ki mu sledi "Naslednji koraki".
Uporabite krogle. Vodjem je treba informacije, ki jih potrebujejo, zagotoviti hitro in na berljiv način. Odstavki so predolgi za branje in prikrivanje ključnih informacij. Toda s seznami je enostavno pregledati poročilo. - Če vaš vodja ali podjetje izrecno zahteva popolno pisno poročilo, morate to željo seveda izpolniti.
Po potrebi dodajte vizualne elemente. Nekaterim upraviteljem je koristno dodati vizualne napotke, ki pojasnjujejo, kako gre projekt. Na primer, zraven krogle o stroških lahko prižgete zeleno luč, če gre dobro, oranžno pa ob napredku, če verjetno malo zaostajate. 
Po potrebi preglejte in spremenite svoje poročilo, preden ga oddate svojemu upravitelju. Pravopisne napake in neveljavni stavki niso nikoli veljavni, niti v kratkem, razmeroma neformalnem poročilu o stanju. Ne zanašajte se samo na elektronsko preverjanje črkovanja in slovnice. Če želite, da je poročilo kratko in neposredno, razmislite, kaj je mogoče odstraniti (na primer nepotrebni prislovi in pridevniki). - Izogibajte se na primer besednim zvezam, kot je "Avgustovska prodaja gre dobro, najboljši mesec doslej, zahvaljujoč zares odličnim prizadevanjem Marie in Sama."
- To lahko rečete precej bolj jedrnato: "Avgustovska prodaja je še vedno najboljša, zahvaljujoč marljivemu delu Marie in Sama."
Poročajte vsaj enkrat mesečno, razen če imate druga navodila. Vaše podjetje vas lahko prosi, da predložite poročila o stanju v določenem časovnem okviru, na primer tedensko ali dvotedensko. Poročanje vsaj enkrat na mesec je na splošno dobro za obveščanje vašega vodje. Če niste prepričani, kdaj naj bodo poročila o stanju, ga pokličite. - Če želi vaš upravitelj redkeje prejemati poročila, boste seveda storili, kar vas bodo prosili.
