Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Prepoznavanje sebe
• 2. del od 3: Povejte svoje mnenje
• 3. del od 3: Zavijte
• Nasveti
• Opozorila

Če boste pogosto radi poklicali stranke, obstaja velika verjetnost, da boste pogosto morali zapustiti glasovno pošto. Toda kaj natančno bi morali povedati po pisku? Morda se vam bo zalomilo, če si zapomnimo vse ustrezne informacije za sporočanje, kar lahko prepreči povedati pomembne podrobnosti. Z uporabo sistema glasovne pošte vam nikoli več ne bo treba snemati zmedenih in improviziranih glasovnih sporočil. S hitrim pregledovanjem kontrolnega seznama v glavi lahko zagotovite, da ste navedli vse potrebne informacije in da imate večje možnosti, da vas pokličejo nazaj.

Stopati

1. del od 3: Prepoznavanje sebe

1. Uporabite pravilno intonacijo. Ko se začne snemanje vašega sporočila, morate govoriti jasno in razumljivo. Ne poskušajte mumljati ali govoriti prehitro. Potrudite se, da se slišite zainteresirano in veselo, tako da pritegnete pozornost poslušalca. Čeprav vas sprejemnik ne vidi, bo vašo splošno intonacijo pobral telefon, zato poskrbite, da oddajate pravilno.
   • Artikulirajte vse, kar rečete. Slab sprejem lahko popači vaš glas in povzroči, da opustite. Tudi običajni govorni glas lahko po telefonu zveni kot šumenje.
   • Vaš glas mora biti skladen z vrsto klica. Na primer, v redu je, če zveniš veselo, ko zapustiš glasovno pošto in čestitaš svojemu nečaku za maturo. Če pa želite žalostnemu prijatelju izraziti sožalje, se prepričajte, da je vaš glas svečan in spoštljiv.
2. Vnesite svoje ime. Najprej morate navesti svoje ime. Tako bo oseba, ki jo kličete, takoj vedela, s kom ima opravka. Za večino situacij zadostuje preprosto »to je (tvoje ime)«. Če nekoga še niste srečali, lahko izberete »moje ime je (vaše polno ime)«. Prijatelji in sorodniki vas bodo prepoznali, ne da bi se morali prepoznati. Če gre za poslovni klic, ima sogovornik takoj ime, ki ga poveže z glasom in sporočilom, kar morda omogoča bolj osebno obliko komunikacije.
   • Ta korak se zdi očiten, vendar ga kličoči pogosto pozabijo.
   • Če imate določen naziv delovnega mesta ali opis sebe, ki bi lahko bil prejemniku koristen za nadaljnje ukrepe, ga vključite za svojim imenom. Na primer: "Moje ime je dr. Versluis, radiologinja v univerzitetni bolnišnici v Amsterdamu "ali" To je Ariane Janssens, Chloeina mama, ki je v razredu z vašo hčerko ".
3. Pustite svojo telefonsko številko. Vnesite svojo telefonsko številko takoj po navedbi svojega imena. Večina kličočih počaka do konca glasovne pošte, da posreduje svoje kontaktne podatke, če pa jih prejemnik prvič ne more pravilno zapisati, morajo znova poslušati celotno sporočilo. Med sporočanjem telefonske številke ne pozabite govoriti počasi in vse artikulirati tako, da bo razumljiva.
   • Preprost način, da na začetek sporočila vključite svojo telefonsko številko, je, da izgovorite nekaj takega kot: "To je (vaše ime), moja številka je (vaša telefonska številka)" ali "moje ime je (ime) in poklical bom (številka ) '.
   • Kljub temu, da so funkcije identifikacije klicatelja vseprisotne, je vedno priporočljivo, da pustite svojo telefonsko številko, če vas klicatelj ni shranil ali če zahtevate povratni klic na drugo številko.
4. Navedite priključno točko. Med poslušanjem poslovnih sporočil v odzivniku ali sporočil neznanih pošiljateljev bodo ljudje hitro postali sumljivi ali izgubili zanimanje, če ne bodo vedeli, kdo ste in zakaj kličete. Pomirite jih z omembo skupnega prijatelja ali reference, ki vam je dal njihovo številko. To spet zagotavlja, da je telefonski klic bolj profesionalen. Glasovna pošta bo zvenela manj vsiljivo in verjetneje boste dobili klic nazaj.
   • Poskusite vključiti kratek uvod, ki vzbudi zanimanje poslušalca, na primer "Vašo številko sem dobil pri Patricku, ki mi je rekel, da razmišljate o prodaji svojega čolna."
   • Tudi če ne opravljate poslovnega klica, je iskanje prejemnika pomembno za pomiritev prejemnika. "To je Bob, vaš sosed tik nasproti vas" je bolj oseben kot "To je Bob Vermeersch".

2. del od 3: Povejte svoje mnenje

1. Pred tem premislite, kaj boste povedali. Preden zapustite glasovno pošto, se prepričajte, da imate jasno predstavo o tem, kaj boste rekli. To ne bi smelo predstavljati težav, če kličete iz posebnega razloga, toda če slišite pisk na drugi strani in se zavedate, da vam odgovarjajo, lahko izgubite način vedenja, kaj naj rečete. Informacije razdelite na ločene točke in jih vse pokrijete, preden odložite slušalko.
   • Za zelo nujna ali pomembna sporočila v odzivniku razmislite o predhodnem pisanju okvirne različice scenarija.
   • Če pogosto izgubite žico, se osredotočite na nekaj besed, tako da vključite svoje ime, številko, ki jo želite poklicati, in razlog, zakaj kličete.
   • Predstavljajte si, da pošljete glasovno pošto, da nadaljujete z včerajšnjim romantičnim večerom. Psihično oblikovanje sporočila pred snemanjem lahko pomembno vpliva na videz hladnega, mirnega in zbranega ali jecljavega in živčnega.
2. Sporočilo naj bo kratko. Sporočila v odzivniku omejite na 20–30 sekund. Ni veliko situacij, ko bi moralo biti glasovno sporočilo daljše. Prejemnika naj ne bi dolgočasili z zelo dolgim ​​uvodom ali zgodbo. Naj bo jedrnat. Mimogrede, kratko sporočilo lahko vzbudi več radovednosti in prepriča nekoga, da se vrne, čeprav drugače morda ne.
   • Po drugi strani pa se lahko zaradi prekratkega sporočila v odzivniku prejemnik počuti nepomembnega in mu omogoči, da ga izbriše, ne da bi ga sploh poslušal. To še posebej velja, če kličete z zasebno številko.
   • Namen zapuščanja glasovne pošte je, da vas nekdo pokliče nazaj. Namen ni posredovati vseh informacij, saj je bil to namen telefonskega pogovora.
3. Začnite z najpomembnejšimi informacijami. Pojdite naravnost in jasno navedite razlog za klic. Če preverite le, na primer, če imate predlog za nakup ali sledite transakciji ali želite potrditi sestanek, morate to jasno prejeti prejemniku. Poslušalec bo hitro izgubil zanimanje, če mu takoj ne poveš, zakaj se obrneš nanj.
   • Nimate veliko časa, da svoje stališče razložite. Če niste naravnost naprej, bo poslušalec izbrisal sporočilo, preden bo slišal ključne informacije.
   • Bolje, da takoj dobimo slabe novice, kot je "Očka je v bolnišnici". Preostanek sporočila uporabite za tolažbo in pojasnila. Vsekakor je to boljše, kot da obidete temo in pustite poslušalcu, da skrbi.
4. Bodite osebni in pristni. Uprite se skušnjavi, da bi sprejeli oblikovan, splošno zveneč "telefonski glas". Le bodite prijazni, bodite svoji in se pogovarjajte naravno. Ljudje vedo, kdaj skušajo nekaj prodati na določen način, in bolj verjetno vam bodo dali priložnost, če menijo, da jih nagovarjate kot sebi enake.
   • Ko zveni, kot da berete scenarij, se bo poslušalec počutil, kot da samo še enkrat telefonirate, ker morate.

3. del od 3: Zavijte

1. Zastavite določeno vprašanje ali zahtevajte nekaj. Ko izpolnite sporočilo, morate natančno navesti, zakaj želite, da vas prejemnik pokliče nazaj. Zastavite natančno vprašanje ali zahtevajte nekaj, kar jih bo spodbudilo, da se javijo na telefon. Če se po poslušanju glasovne pošte počutijo zmedeno ali negotovo glede tega, kaj točno želite, potem je glasovna pošta zgrešila svoje.
   • Preizkusite besedne zveze, kot so "Sporočite mi, ali vam je bil recept, ki sem vam ga poslal, všeč" ali "Rad bi slišal vaše misli o tem predlogu."
   • Ljudje so bolj motivirani, da stopijo v stik, ko imate določeno zahtevo, namesto da preprosto rečejo "pokliči nazaj".
2. Običajno vključite svoje ime in kontaktne podatke. Sporočilo dopolnite tako, da znova navedete svoje ime in kontaktne podatke. Ponovite svojo pesem dvakrat, da jo bo poslušalec lahko pravilno zapisal in ne bo napačno razumel številke. Vključite vse podrobnosti, ki so lahko koristne za poslušalca, da pokliče nazaj, na primer, kdaj ste na voljo ali ne, in najboljši čas dneva za klic.
   • Če na koncu klica več kot dvakrat omenite svojo telefonsko številko, je pretirano in jo lahko celo razumemo kot nesramno.
   • Če gre za vsakodnevno sporočilo prijatelju ali družinskemu članu, naj vas ta korak ne skrbi.
3. Izogibajte se dolgotrajnemu koncu. Ko je čas, da odložite, sporočila ne raztezajte po nepotrebnem. Če ne gre za osebni telefonski klic z ljubljeno osebo, ni treba nekomu zaželeti še kakšen lep dan. Pozorna prejemnikova pozornost bo izginila, ko se sporočilo nadaljuje, zato na koncu ne izgubite fokusa. Zahvali se jim za čas in jim prepusti naslednji korak komunikacije.
   • Vljudno zaokrožite s tem, kot je "Veselim se vašega odziva", je toplejše in zato bolj učinkovito kot splošne komercialne fraze, kot je "Želim vam dober dan."
   • Na koncu ne smete rekapitulirati ali povzeti svoje objave. Če mora prejemnik znova slišati določeno podrobnost, lahko sporočilo predvaja pozneje.

Nasveti

• Za trenutek pomislite na glasovna sporočila, ki ste jih prejeli, zaradi katerih ste pomislili, "kaj ta oseba želi od mene?". Pustite glasovno pošto, ki bi jo radi prejeli sami.
• Če je to pomembno za prejemnika, lahko poleg telefonske številke navedete tudi svoj e-poštni naslov ali drug način stika.
• Ne pozabite navesti datuma, če delite časovno občutljive podatke.
• Nasmehnite se! To je mogoče začutiti tudi prek telefona.
• Če kličete glede občutljive teme, morate omejiti podatke, ki jih navedete v glasovni pošti, če jih bodo slišali drugi.
• V nujnih primerih ali zaradi naravne nesreče lahko z odhodnim sporočilom v odzivniku sporočite ljudem, da ste v redu.

Opozorila

• Če želite, da vas nekdo pokliče nazaj, ne govorite o prejšnjih neuspešnih klicih. To se morda zdi moteče, zato poslušalcu manj prijetno govoriti z vami.
• V poslovnih okoliščinah morate vedno pustiti glasovno pošto, če oseba, ki jo kličete, ne odgovori. Ogled več neodgovorjenih klicev brez sporočil v odzivniku bo spodkopal pomen vašega podjetja.