Vsebina

• Koraki
• Nasvet
• Opozorilo

Organizacija dogodkov se zdi zelo težka naloga, stvari pa se še bolj zapletejo, če nimate načrta in načrta. Zato se temu poskušajte izogniti - s pripravami mesecev vnaprej in med dogodkom bodite mirni.

Koraki

Metoda 1 od 4: Načrtujte mesece pred dogodkom

1. 

   Določite namen dogodka. Določitev namena vaše organizacije bo pripomogla k temu, da bo vaš dogodek na poti. Načrtujete dogodek za izobraževanje skupnosti? Prepričati potencialne sponzorje? Pohvaliti določenega posameznika ali skupino? Podrobno navedite ta namen. Ne glede na to, kaj počnete (izobražujte, prepričujte, hvalite itd.), zakaj ali to ponoviš še enkrat
   • Mislite na to kot na svojo izjavo o poslanstvu ali kot predpostavko svojega uspeha. Ko zagotovo veste, kaj želite, boste veliko lažje!

2. 

   
   
   Zastavi si cilje.Točno tako Kaj želite doseči? Ne število ljudi, ki so se pojavili na dogodku, ne dejstvo, da se je zgodil - kako želite, da dogodek poteka? 5 novih članov vaše organizacije? Zbrali 20 milijonov dongov? Spremeniti miselnost drugih ljudi? Naj bodo vsi navdušeni?
   • Pomislite na 3 izide, ki jih od dogodka želite najboljše, in se osredotočite na njihovo uresničitev. Lahko tehtate en finančni cilj, en družbeni cilj in en osebni cilj - to je odvisno od vas!

3. 

   
   
   Zberite prostovoljce. Potrebujete dobre in dobre člane na številnih različnih področjih organizacijskega odbora. Pomagajo vam lahko pri vsem, od razporejanja proračuna do pošiljanja povabil, oblikovanja plakatov, sprejemanja gostov in čiščenja po dogodku. Z drugimi besedami, pomagali vam bodo opraviti delo. Če je mogoče, poiščite prostovoljce, ki jim lahko zaupate!
   • Poskrbite, da bodo organizatorji in voditelji prireditev delali v skladu z urnikom, ki ste ga določili v načrtu. Sodelovanje med strankama vam bo olajšalo delo. Ko nekoga prosite za pomoč, mu že od samega začetka jasno povejte, kakšna so njegova pričakovanja in obseg njihove udeležbe na dogodku.
   • Če ne najdete prostovoljca, najemite ekipo za prireditve! To je v celoti odvisno od vrste dogodka, ki ga gostite. Mesto lahko najamete s skupino za prireditve ali najamete pri tretji osebi.

4. 

   
   
   Predvideni proračun. Vsi odhodki, dohodki, dotacije in drugi izredni odhodki morajo biti vključeni v proračun. Če ne boste financirali, boste dogodek zaključili z debelimi računi in prazno denarnico, ne da bi razumeli, kaj ste pravkar porabili. Od prvega dne bodite realni, da vas pozneje ne bo presenetilo!
   • Poiščite načine za zniževanje stroškov. Ali lahko najamete prostovoljce za brezplačno delo? Razmislite o lokacijah, ki jih je mogoče najeti ceneje (na primer nekdo v hiši)? Ne pozabite, da je majhno, preprosto, a uspešno srečanje veliko boljše od luksuzne zabave, ki ne uspe.

5. 

   Določite čas in lokacijo dogodka. To je dejavnik najbolj pomembno dogodka. Kakšen naj bo čas in kraj vašega dogodka, da bodo ljudje rekli: "Ja, bom tam!"? Želite prirediti dogodek v času, ko so vsi prosti in na enem priročnem mestu, kjer imate dovolj najemnine!
   • Oglejte si urnik skupnosti, v kateri živite, in razmislite, kdo sodeluje na dogodku. Če ciljate na gospodinje, je najboljša možnost organizirati dnevne in sosedske prireditve (lahko zagotovite dodatne storitve varstva otrok). V primeru študentskega udeleženca prireditev organizirajte v centru mesta en večer med tednom. Če je mogoče, pojdite k njim Skupščina.
   • Seveda bo veliko prizorišč, ki jih morate rezervirati vnaprej. Obrnite se na to lokacijo v najkrajšem možnem času. Morda so dražji, kot si mislite!

6. 

   Razmislite o logistiki. O logistiki morate razmišljati v vseh pogledih. Kako bo parkiranje? Sposobnost invalidov za sodelovanje? Kaj lahko storite s prostorom za prireditve? Kakšno opremo potrebujete? Ali boste za doplačilo potrebovali kaj dodatnega (npr. Pijače za zvočnike, značke, publikacije)? Koliko ljudi bo trajalo, da bo dogodek potekal brez težav?
   • Zelo pomembno je, da razmislite in se pogovorite s člani organizatorjev, da razmislite o vseh vidikih dogodka. Ali obstajajo ovire, ki jih lahko predvidete in se jim izognete? Ali gostje potrebujejo prenočišče? Katere izjeme so potrebne?

7. 

   Pomislite na trženje in oglaševanje. Med pripravo na dogodek sestavite osnutek plakata. Plakat mora vsebovati podatke o datumu, času, lokaciji, glavnih gostih, imenu dogodka in temi ali sloganu dogodka. Ker je čas za pripravo prezgodaj, lahko porabite veliko časa za premišljeno razmišljanje o teh stvareh - vendar morate sestaviti začetni osnutek, da boste videli, kateri odseki so vsi skupaj!
   • Razmislite o drugih načinih promocije dogodka. Želite poslati e-pošto? Pošta po pošti? Zagotavljanje informacij na Facebooku, Twitterju ali vrsti spletnih strani z dogodki (več o tem kasneje)? Kaj potrebuješ prej dogodke, da bi pritegnili ljudi in kaj potrebujete v dogodke, ki bi jih zadržali?

8. 

   Preuredite delo. Mogoče se trenutno počutite zelo zmedeno. Globoko vdihnite in odprite programsko opremo Excel. Pripravite osnutek urnika dejavnosti na prireditvi. Za organiziranje svojih misli uporabite nekaj Excelovih preglednic. Na tej točki se morda zdi nepotrebna papirologija, vendar boste v naslednjih dveh mesecih hvaležni, da boste poskrbeli zase.
   • Za vsako dejavnost pripravite urnik dela (z rokom). Zapišite vse člane organizatorjev, kdaj in kje jih potrebujete. Na ta način lahko načrtujete svoje delo in se kasneje izognete vprašanjem.
   oglas

Metoda 2 od 4: Načrtujte delo 2 tedna pred dogodkom

1. 

   Prepričajte se, da je vse pripravljeno. Določite čas, lokacijo, ključne goste, organizatorja dogodka, ime dogodka in slogan. Ali jih bo karkoli Lahko zamotimo? Se lahko zgodijo spremembe v zadnjem trenutku? Na tej točki mora biti vse tako jasno kot na črno-belem papirju.

2. 

   Sestanite se s člani organizatorjev. Zahtevajte odobritev proračuna, urnika itd. tako organizatorjev kot voditeljev dogodkov. Zdaj je pravi čas, da se spoprimete z vprašanji. Vsi že razumejo svoje obveznosti? Ali jim je vse všeč?
   • Še enkrat se srečajte z organizatorji in prostovoljci, da razmislite o možnih težavah. To je tudi pravi čas za načrtovanje akcije.
   • Prepričajte se, da organizatorji nimajo nobenih notranjih težav. Bodite v stiku z vsemi vodji oddelkov, organizatorji in prostovoljci.

3. 

   Delo razdelite med različne ljudi in naj oseba z izkušnjami usklajuje vse dejavnosti. Če gre za posebej obsežen dogodek, dodelite več ljudi, ki bodo pod nadzorom ene osebe usklajevali različne dejavnosti. Tem voditelju morajo zaupati člani organizatorjev.
   • Določite enega do dva člana, da preživita čas za dobrodošlico gostov in klepet pred dogodkom.V bistvu so receptorji, odgovorni za dvig vseh gostov in jim omogočijo, da vidijo, da zanje skrbijo.

4. 

   Poskrbite, da bodo vse spletne strani, povezane z dogodki, posodobljene. Verjetno Facebook in Twitter že poznate, obstaja pa še veliko drugih spletnih mest, ki jih lahko uporabite za promocijo, na primer Eventbrite, Evite in Meetup. Če še niste slišali za te strani, poiščite zdaj! Če je vaš dogodek v tujini in želite vstopnice prodati prek spleta, je Ticketbud zelo koristno spletno mesto.
   • In seveda posodobite spletno stran dogodka, spletni dnevnik ali Facebook stran, če je na voljo. Pošiljate lahko opomnike na dogodke, objavljate fotografije in upravljate odzive na dogodke. Bolj ko ste aktivni v spletu, bolj razširjen je dogodek. Če gostite dogodek, povezan z vrtnarjenjem, dekoracijo doma ali drugimi ustvarjalnimi področji, lahko uporabite tudi Pinterest.

5. 

   Zberite sponzorstva in druge vire denarja od gostov. V prihodnjih tednih se bodo pojavili številni tipi stroškov, ki si jih ne želite sami plačati! Malo se zmešajte za začetne stroške - naj bo to najem prireditve, opreme ali pogostitev? Morda boste morali plačati tudi nekatere od zgornjih zneskov, preden se začnete pripravljati na dogodek.
   • Prepričajte se, da ste zgradili sistem za obdelavo dokumentov, potrdil, računov in drugih dokumentov. Vse dokumente morate hraniti za poznejšo uporabo, zato prej ko se organizirate, bolj priročna bo prihodnost, še posebej, če vaš partner dela nestrokovno.

6. 

   Promocija dogodka. Pripravite publikacije, objavite oglase, objavite v tisku, pošljite vabila, telefonske klice, pošljite kontaktne skupine po e-pošti, spoznajte potencialne udeležence ali sponzorje. Kako bodo ljudje vedeli in sodelovali pri vašem dogodku? Poskrbite, da bodo podatki, ki jih navedete, popolni, razen nekaterih vprašljivih dejavnikov - treba je spodbuditi tudi radovednost gosta!
   • Pomislite na svojo ciljno publiko. Če želite povabiti starešine, ne boste izgubljali časa s pošiljanjem sporočil prek programske opreme Snapchat. Obiščite mesta, kamor hodijo, ali uporabite orodja, ki jih uporablja vaše občinstvo.

7. 

   Zberite potrebne predmete za dogodek. Ti predmeti lahko vključujejo medaljo, igro, spominek, nagrado ali potrdilo. Obstaja veliko majhnih in nepomembnih stvari, na katere neizkušeni ljudje ne morejo biti pozorni, vendar morate poznati vse najmanjše dejavnike. Ne pozabite na pohištvo, zvočno opremo, mize, prte in druge velike, pomembne predmete!
   • To je še ena stvar, o kateri si morate vzeti čas za razmislek. Ne ustavite se, dokler ne najdete 5 predmetov, ki ste jih pozabili pripraviti - vse od kemičnih svinčnikov in kompletov za prvo pomoč do baterij, ledenih kock in podaljškov. Želeli boste biti pripravljeni na vsako situacijo.

8. 

   Razvrsti vse. Dogovorite se za snemanje videa. Organizirajte prevoz za goste. Poskrbite za hrano za čistilno ekipo. Seznam se lahko nadaljuje večno, vendar brez razvrščanja dogodka ne boste mogli organizirati!
   • Pripravite hrano in pijačo. To je tudi pravi čas za ureditev posebnih namestitev, na primer nastanitev za invalide. Preverite, ali so gostje vegetarijanci ali imajo druge posebne potrebe. Številna spletna mesta za prodajo vstopnic bodo imela razdelek »Samo postavljanje vprašanj«, ki vam bo pomagal oceniti posebne zahteve vaših gostov.
   • Pripravite mize in stole, kulise, mikrofone, zvočnike, računalnike, projektorje, stopničke - vse, kar je potrebno na prizorišču prireditve.

9. 

   Pripravite svoj seznam stikov. Imeti morate telefonske številke, naslove in e-poštne naslove organizatorjev. Naredite podoben seznam z VIP-ji (zlasti pomembnimi gosti) in ponudniki blaga ali storitev. Ko se nekdo ne pojavi ali zamuja, je to seznam, ki ga lahko uporabite.
   • Recimo, da pogostitvena ekipa zamuja. Kaj boš naredil? Takoj poiščite njihov seznam stikov in pokličite. Oh, mislijo, da boš do kraja, da ga dobite 90 kilogramov razrezane svinjine? Karkoli. Gospodu A daste seznam, on vzame tovornjak in gre na naslov za zbiranje mesa na papirju. Katastrofo ste preprečili. Zdaj veste, da ne smete najeti te servisne ekipe ali dati jasnejših navodil!

10. 

    Pojdite na kraj dogodka z organizatorji. Oglejte si okoli in ocenite parkirišče, stranišča, sobe in vrata. Poiščite kraje v bližini, kjer lahko fotokopirate, telefonirate in kupite najnujnejše. Na splošno naj bo kraj dogodka v roki.
    • Pogovorite se z osebo, s katero ste stopili v stik, da najamete prostor. Prizorišče bi morali bolje razumeti kot kdorkoli drug. Ali obstaja težava, o kateri bi morali vedeti? Omejen čas? Ali so vrata v določenih urah zaklenjena? Upajmo, da se to ne bo zgodilo - vendar se morate pozanimati tudi o urnikih preverjanj požarnih alarmov.
    oglas

Metoda 3 od 4: Pripravite se 24 ur pred dogodkom

1. 

   Ostani miren. Zmoreš. Še posebej pomembno je, da ostanete mirni in se ne zmedete ali zaskrbite. Pripravljali ste se mesece! Vse bo še v redu. Bolj kot boste mirni, bolj mirni bodo soigralci, bolj gladko bo prireditev. Poleg tega se bo vse kmalu končalo!
   • Resno, to lahko storite. Naredili ste vse, kar ste lahko, razmišljali o vseh možnih težavah - če gre kaj narobe, veste, kako težavo rešiti. In ne pozabite: nihče vam ne more očitati. Hrupni gost, hrana ni dobra - ljudje bodo razumeli, da ne morete vsega nadzorovati. Sprostite se Vse bo v redu.

2. 

   Zadnje preverjanje pri članih organizatorjev. Poskrbite, da se z vsemi pogovorite o načinih, kako priti do kraja dogodka in kdaj prispeti. Najbolj si ne želite, ko vas na dan prireditve pokličejo celotni organizatorji, ker ne veste, kje je zadnji vhod.
   • Tudi če nihče ničesar ne reče ali vas vpraša, se potrudite, da ocenite stališča drugih. So vsi zadovoljni s svojim delom? Se razumeta med seboj? Če ne, se pogovorite z vsemi in poskusite odstraniti vozel. Mogoče bo kdo ustrezal drugemu oddelku ali sodeloval z drugimi.

3. 

   Preverite vsa vabila in odgovore. Goste navedite v preglednici Excel in seštejte število ljudi. Za večino dogodkov bo število potrjenih udeležencev niso prikazuje število ljudi, ki dejansko sodelujejo na dogodku. Lahko imate 50 potrjevalnikov, vendar jih je na koncu le 5 ali sodeluje do 500 ljudi. Čeprav bi morali vedeti število validatorjev, bodite pripravljeni rešiti situacijo, ko je udeležencev premalo ali preveč!
   • Opomnite VIP goste na dogodek. Presenetilo vas bo število ljudi, ki rečejo: "Oh, kajne. Jutri kajne?" S preprostim klicem ali besedilom se lahko temu izognete.

4. 

   Pojdite na prizorišče dogodka in preverite, ali so vse pripravljene. Je soba urejena in pripravljena? Ali so elektronske naprave nameščene in delujejo? Ali lahko po potrebi prednamestite katero koli napravo? Se je osebje v celoti pripravilo na dogodek?
   • Preverite, ali ima dogodek dovolj podpornikov. Seveda je najbolje, če imate več navijačev, kot jih potrebujete. Morda boste morali nekoga prositi za nujno potrebo, nekoga, ki bo gosta opazil, ali rešiti težavo, ki je ne morete predvideti. Ali pa veste, morda boste potrebovali nekoga, ki vam bo natočil več kave.

5. 

   Pripravite komplete za udeležence dogodka. Ta komplet lahko vključuje steklenico za vodo, bonbon, nalepko, kemični svinčnik, brošuro in vse druge informacije, ki jih potrebujejo. Dobra ideja tudi, če želite dodati majhne spominke.To je odličen poudarek, ki kaže, da je bil dogodek dobro organiziran, hkrati pa poskrbi, da se gostje počutijo cenjene.
   • Ta komplet je lahko namenjen gostom ali organizatorjem ali pa oboje! Kdo ne mara palice z granolo in kemičnega svinčnika?

6. 

   Načrtujte informacije o dogodkih (tekoči list ali obratovalni list). Tu je seznam vseh potrebnih informacij, deljenih s časom in / ali oddelkom. V nekaj minutah pripravite program nalog s pomembnimi aktivnostmi. O predlogi tekočega lista se boste sami odločili sami. Poskusite čim manj informacij za lažje branje.
   • Če vam je res težko, jih zgradite vrste lahko uporaben drug tekoči list. Govorci bodo verjetno želeli vedeti seznam drugih gostov, ki bodo kje in kdaj. Organizatorji bodo želeli seznam opreme, rokov in načrtov čiščenja. Ko boste imeli dovolj časa za sestavljanje tekočega lista, vam bo to v veliko pomoč.

7. 

   Naredite seznam predmetov, ki jih želite prinesti na prizorišče. Kako hudo bo, ko prideš na dogodek, je vse pripravljeno, vsi ste vsi tam in se zavedate, da ste doma pozabili 12.000 skodelic? To je slabo. Vse si uničil. Torej naredite seznam, ga še enkrat preverite in prinesite vse sestavine za pripravo!
   • Če so predmeti razpršeni na različnih mestih, dodelite določeni nalogi vsaki osebi. Pri tem vam ni treba porabiti 8 ur teka in zbiranja teh predmetov v paniki. "Eno drevo ne naredi mladega, tri drevesa se združijo, tako da je gora visoka" - so rekli stari ljudje.
   oglas

Metoda 4 od 4: Nadzirajte datum dogodka

1. 

   Z organizatorji in prostovoljci prispejte zgodaj na kraj dogodka. Poskrbite, da so prisotni vsi in da elektronika deluje pravilno. Kakšna vprašanja v zadnjem trenutku? Če je čas, pijmo brezalkoholne pijače, delimo, spodbujajmo vse in počivajmo! Ti to zmoreš. Pripravljen si.
   • Prepričajte se, da organizator nosi posebno značko ali ima pri roki nekaj prepoznavnih predmetov, da lahko udeleženci dogodka po potrebi dobijo pomoč. Včasih kaki obleke niso dovolj.

2. 

   Vse mogoče, notri in zunaj. Ali potrebujete balone na nabiralniku? Plakati v kotu sobe? Kaj pa vrata in vzdolž hodnika? Če morajo vaši gostje skozi kaotični labirint priti do prizorišča, postavite veliko napisov, ki vas bodo vodili.
   • Dobrodošli bodo transparenti in druge informativne table pred stavbo. Želite, da bi ljudje lahko prizorišče prireditve prepoznali kar z ulice. O tem se ni nič čudnega!
   • Na prireditvi je recepcija in prijavljeni gostje. Ko gostje vstopijo na vrata, bi morali natančno videti, kaj morajo storiti. V nasprotnem primeru bodo lebdeli naokoli v stanju negotovosti in nelagodja. Se spomnite zgoraj omenjenega oddelka za sprejem? Prosimo, določite nekoga, ki bo stal pred vrati in pozdravil gosta in odgovoril nanj.
   • Plavajoča glasba! Glasba bo izbrisala sramežljivo vzdušje na prireditvi.

3. 

   Prepričajte se, da udeleženci dogodka vedo, kaj se dogaja. Če zvočnik zamuja, boste morali obvestiti o zamudi dogodka. Če obrok traja dlje, kot je bilo pričakovano, morajo biti gostje dogodka seznanjeni z vsemi spremembami urnika. Zelo redko se zgodi, da dogodki potekajo po načrtih - zato, če se urniki ne upoštevajo natančno, poskrbite, da bodo stranke ostale v stiku.

4. 

   Fotografirati! Morda boste to želeli zapisati. Hkrati bodo ljudje navdušeni, ko bodo videli nekoga, ki drži kamero, da posname trenutke dogodka. Fotografirajte pasico sponzorja, pasico, vrata dobrodošlice, recepcijo itd. Te fotografije lahko uporabite tudi za naslednje leto!
   • Če je mogoče, naj to naredi prijatelj ali poklicni fotograf. Imate dovolj dela! Z gosti morate klepetati in jesti, zato naj za fotografiranje poskrbi nekdo drug.

5. 

   Dajanje dokumentov po dogodku. Gostom ste morali zasaditi neko idejo in želite, da dogodek zapustijo s posebnimi mislimi, razmišljanjem ali odločnostjo, da bodo ukrepali. Zato pripravite brošuro ali kateri koli predmet, ki ga lahko prinesete s seboj po dogodek.
   • Razmislite o anketiranju nedavnega dogodka za ta odsek. Poskrbite, da bodo lahko na naslednjem dogodku izrazili svoje mnenje, kaj izboljšati in kaj si želijo. In seveda, kako se lahko vključijo!

6. 

   Očistite prizorišča! Preverite števec napajanja, odstranite pasice, očistite pohištvo in še več. Spletno mesto boste želeli vrniti v prvotno stanje - še posebej, ko plačate najemnino in se želite vrniti nazaj. Prav tako se lahko izognete dodatnim stroškom, ki jih naloži ponudnik prizorišč. Delo enakomerno razdelite, da bo postopek čiščenja čim hitrejši in nežnejši.
   • Preverite, ali nobene dragocenosti niso ostale. V tem primeru pripravite obrazec za zahtevek za izgubljeni izdelek.
   • Če kaj poškodujete, obvestite osebo, s katero ste stopili v stik, da najame prostor. Iskrenost in odkritost je vedno najboljši odnos.
   • Odstranite čim več smeti. Po tem bo prevzel službo za vzdrževanje.

7. 

   Poskrbite za vse misije po dogodkih. Glede na vrsto dogodka, ki ga organizirate, po dogodku morda ne boste imeli več kaj početi ali pa bo dolg seznam ljudi, ki se jim želite zahvaliti, in čakajoči računi. Nekaj ​​idej za začetek:
   • Hvala vsem članom organizatorjev, še posebej sponzorjem in prostovoljcem. Brez njih ne morete organizirati dogodka!
   • Izpolnite in obravnavajte denarne zadeve. To je treba storiti čim hitreje, manj napak, tem bolje.
   • Priredite hvaležnost za tiste, ki so vam pomagali. Želite, da se vaši sotekmovalci počutijo hvaležni, hkrati pa želite, da vaši sponzorji vidijo, da so prinesli spremembe in dober cilj.
   • Zainteresiranim strankam razdelite spominke ali druge publikacije.
   • Prenesite račune sponzorjem in drugim.
   • Objavite fotografije na spletni strani dogodka.

8. 

   Organizirajte sestanek, da se naučite iz izkušenj in naredite naslednjič bolje. Po vsem, kar želite, da bi naredili drugače? Kaj deluje in kaj ne? Bi radi priredili tak dogodek? Kaj si se naučil?
   • Če dobite odgovor od vseh, preberite vse. Tudi če od gostov ne prejmete nobenega odgovora, vprašajte organizatorje dogodka! Kako mislijo? So uživali v tem času? Verjetno samo zato, ker sta bila granola in pisalo brezplačna, kajne?
   oglas

Nasvet

• Seznam dokumentov za pripravo:
  • Začasni proračun
  • Urnik dogodkov (čas vsakega programa na dogodku)
  • Vabilo
  • Lista gostov
  • Akcijski načrt
  • Urnik dela (urnik dokončanja)
  • Dokumentacija za sporočila za javnost
  • Govor
  • Seznam udeležencev
  • Govori strank (priložite življenjepis govornika)
  • Program dela
  • Urnik je razdeljen na minute
  • Seznam kontaktnih omrežij (telefonska številka člana organizatorja)
  • Seznam predmetov, ki jih morate prinesti
  • Seznam nalog, ki jih je treba opraviti
  • Poročila o dogodkih (za tisk in druge)
• Pred dogodkom določite posameznike / oddelke, ki bodo odgovorni za naslednja področja:
  • Darovalci
  • Prisotni
  • Pomemben gost, govornik
  • Oblikujte, tiskajte, zbirajte izdelke in ocenjujte te izdelke
  • Nagrade, spominki, darila, transparenti, potrdila
  • Vozila, gostinstvo, prireditve na prizoriščih, dekoracija, kulise, parkirišče
  • Mediji, PR (zunanji odnosi), trženje
• Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri mesta in pogajanjih o cenah:
  • Kapaciteta mesta (število udeležencev, razen tistih, ki se uradno ne udeležijo)
  • Razpoložljivost hrane (v primeru, da so obroki vključeni na prizorišče)
  • Čas (čas začetka in konca dogodka)
  • Osvetlitev (v primeru, da dogodek poteka ponoči)
  • Obstaja klimatska naprava ali ne
  • Na voljo je potrebna oprema (mikrofon, zvočniki itd.)
  • Pohištvo (pohištvo, namizne brisače itd.)
  • Ali lahko na prizorišču prirejajo glasbene in zabavne prireditve (z manj formalnimi predstavami)
  • Generator
  • Enostaven dostop do prizorišča - ne glede na to, ali je prizorišče v središču mesta ali ne (ali se lahko predstavniki udeležijo brez težav)
  • Posebna soba za organizatorje, garderobe itd.
  • Skupni stroški
• Na dan dogodka določite osebo / oddelek, ki bo odgovoren za naslednje:
  • Splošno usklajevanje
  • WC
  • Hrana
  • Dela na terenu
  • Gostitelj (MC)
  • Računalniki, projektorji
  • Fotograf
  • Receptorka
  • Nadzor množice in PR z množico
  • Parkirišče
  • Zaščititi
  • Razdelite dokumente in zaloge (darila in potrdila določenim posameznikom in vsem udeležencem dogodka)
• Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri odločanju o datumu dogodka:
  • Ali bodo glavni gost in drugi VIP gostje na voljo za ta dan
  • Kateri dan je najboljši za vaše ciljno občinstvo?
• Ves čas svojega dela in odgovornosti morda ne boste predali drugi osebi.
• Delo je odgovorno.
• Pravočasno. Če zamujate, delo v celoti in takoj prijavite osebi, ki jo morate prijaviti.
• Ko se pojavijo težave, ne krivite drugih, ne razmišljajte preveč in povzročajte več stresa, poiščite načine, kako težavo rešiti.
• Poskrbite, da imate pripravljen načrt evakuacije za nujne primere. Če je vaš dogodek obsežen, poskrbite, da bodo dežurali policija in zdravniki.

Opozorilo

• Brez panike ali stresa. Umirjena drža bo prinesla boljše rezultate.
• Bodite pripravljeni na vsako situacijo. Včasih bodo stvari zunaj vašega nadzora. Če ste član organizatorjev, se ne jezite, ko nekdo vpije na vas, ta oseba je lahko samo napeta. Če ste koordinator, ne stresite in ne paničite. Prosim, mirno naredite vse. Poskusite razmisliti o možnih situacijah in o tem, kaj bi v teh situacijah storili.