Vsebina

• Koraki
• Nasvet

Ali imate težave z banko, zavarovalnico, državno agencijo, delodajalcem ali šolo? Ali jim morate poslati pismo, v katerem jih prepričate, da nekaj naredijo, ali jih prepričate, da vam pomagajo pri težavi, vendar niste prepričani, kje bi to začeli? Naslednji članek vam bo pomagal napisati učinkovito prepričljivo pismo.

Koraki

1. del od 4: Pripravite se

1. 

   Ideje gor. Preden začnete pisati pismo, razmislite, kaj želite s tem sporočilom sporočiti, zakaj pišete to pismo, in morebitne ugovore, ki bi jih prejemnik lahko ponudil po vas. prebrano pismo. Če najprej pomislite na idejo, boste lažje jasno opredelili glavno vsebino pisma in razumeli temo, ki ji je namenjeno pismo.
   • Odpiranje pisma s stavčnim vzorcem: "Bralca" želim prepričati o "namenu". Nadomestite "bralca" z osebo, ki ji pošiljate pismo, in "namen" s tistim, kar poskušate prepričati.
   • Ko končate zgornji korak, se vprašajte: Zakaj? Podčrtajte razloge, zakaj želite, da se bralec strinja z vašimi željami.
   • Ko navedete razloge za to, jih razvrstite po pomembnosti. Vse pomembne razloge položite v en stolpec in razloge, ki so manj pomembni kot v drug stolpec. Ta korak pomaga povzemati informacije, da poudari pomembne in pomembne informacije.

2. 

   
   
   Spoznajte svoj namen. Prepričajte se, da natančno veste, kakšni so vaši cilji. Katere stvari morate doseči in kaj želite, da bralci naredijo.
   • Hkrati si sami omislite rešitve za reševanje težav, o katerih razmišljate.

3. 

   
   
   Razumevanje ciljne črke. Analiza in razumevanje predmeta vam bo pomagalo oblikovati sestavo pisma. Če je mogoče, ugotovite, ali se bodo vaši bralci strinjali ali ne strinjali z vami ali pa bodo na nevtralni strani. Ta korak vam bo pomagal ugotoviti, kam boste dali več misli.
   • Poskusite prepoznati pravo identiteto osebe, ki ji pošiljate pismo. Kdo so in zaradi česar verjamete, da bi vam morali resnično pomagati? Ali bo vaše pismo preprosto prezrto ali bo obravnavano? Ali je prejemnik v visokem položaju ali tisti s funkcijo za reševanje te težave? Glede na položaj prejemnika bo besedilo drugačno.
   • Poskusite ugotoviti, kakšna so bralčeva mnenja in načini razmišljanja o obravnavani temi. Bi se lahko med vami in vašimi bralci pojavili nasprotujoči si pogledi? Kako lahko takšna stališča predstavite formalno?
   • Ugotovite, kaj bi bralca morda zanimalo za vašo temo. Ali imajo sposobnost dogovora? Ali ta tema neposredno vpliva nanje? Koliko časa potrebujejo za pregledovanje?
   • Razmislite o vrstah dokazov, ki bi jih morali predstaviti v svojem eseju, da prepričate bralca.

4. 

   
   
   Raziščite temo. Zelo prepričljiv jezik mora vključevati dejanske dokaze in z njimi povezane informacije. Poskrbite, da boste videli iz druge perspektive. Težave ne preučujte samo s svojega stališča, temveč omenite nasprotna stališča in njihova dejstva.
   • V podporo svoji trditvi uporabite dejanska dejstva, logične argumente, statistične podatke in ustrezne dokaze.
   • Namesto da samo vztrajate, da je stališče nasprotne strani napačno, razložite, zakaj je vaše stališče pravilno in si zasluži, da ga upoštevamo.
   oglas

2. del od 4: Oblikovanje črke

1. 

   Uporabite obliko bloka. Poslovna pisma imajo edinstveno obliko. Pri branju pisma, napisanega v pravilni obliki, bralca tako ali drugače ne moti. Če pa se ne dogovorite pravilno, bo pismo v očeh bralca pustilo slab vtis o vas in vaše pismo bodo morda vrgli na stran.
   • Začnite z uporabo prelomov vrstic in ločenih odstavkov.
   • Poravnajte vsak odstavek. Z drugimi besedami, odstavka ne zamaknite kot pri prozi ali pisanju esejev.
   • Ena vrstica med odstavki.
   • Uporabite standardno pisavo, običajno Times New Roman ali Arial z velikostjo 12.

2. 

   Naslov je postavljen ločeno na začetku pisma. Začnite z vpisom naslova v zgornji levi kot črke. Ne vključujte svojega imena, temveč samo naslov ulice, mesta, province (za države z državami, kot so ZDA ...) in področno kodo uporabite "država". V spodnjih ločenih vrsticah lahko vnesete tudi svojo telefonsko številko in e-pošto. Če živite v Veliki Britaniji, mora biti naslov na desni strani. Potem eno vrstico stran.
   • Vnesite datum. Meseci so zapisani v obliki črke, ki ji sledi datum in leto. Opomba: Ta metoda se uporablja v angleško govorečih državah. V Vietnamu z ukazom "Dan ... mesec ... leto ..."). Ena vrstica.
   • 4. junij 2013
   • Vnesite ime in naslov prejemnika. Poskusite določiti identiteto prejemnika. Ena vrstica.

3. 

   Odprite pismo s pozdravom. "Dragi" z imenom prejemnika je sprejeta znana oblika predstavitve. Prepričajte se, da je ime prejemnika pravilno vneseno, tako da se ime v pozdravu ujema z imenom prejemnika v glavi sporočila.
   • Pri sklicevanju na priimek uporabite naslove, kot so gospod (gospod), gospa (gospa), profesor (dr.) V povezavi z imenom prejemnika. Če niste prepričani, kateremu imenu žensko pokličite, uporabite "Gospa (gospa)"
   • Za naslovom vedno uporabi dvopičje.
   • Pustite črto med pozdravom in prvim odstavkom
   • Dragi profesor Brown:

4. 

   
   
   Zaprite pismo s sklepom. Preden napišete zaključni stavek, razmislite o tonu pisma. "Hvala," je ena izmed osnovnih vrst zaključnih stavkov, stavki, kot je "Lep pozdrav," pa so bolj prijazni. Pomislite, ali se vaše pismo ujema s spoštljivim ali prijaznim koncem. Ne glede na to, za kakšen sklep se odločite, je pomembno, da upoštevate pravilo, da je treba prvo besedo napisati z veliko začetnico, naslednja pa z malimi črkami. Za končnim stavkom je vejica.
   • Za uradno obliko pošte izberite »Lep pozdrav, (s spoštovanjem). "S spoštovanjem", "Lep pozdrav", "Hvala, (Hvala,)" ali "S spoštovanjem, (S spoštovanjem,)" so zaključni obrazci. standard za poslovno e-pošto. "Najboljši pozdrav, (Best,)", "Best Regard" ali "Lep dan," so intimni izrazi. in manj oddaljen občutek.
   • Pred vpisom svojega imena naredite prostor za štiri podpise za svoj podpis.
   • Hvala vam,
   oglas

3. del od 4: Pisanje pisem

1. 

   
   
   Kratek in jedrnat. Prepričljiva pisma naj bodo kratka in vljudna. Podjetniki redko preberejo pismo, ki je daljše od strani, ali pismo z nadležnim tonom. Ne ramljajte, širite. Poskusite uporabiti jasne, skladne stavke. Izogibajte se zunaj teme in dajte nepotrebne, zastarele ali odvečne informacije.
   • Izogibajte se uporabi preveč podrobnih stavkov. Uporabiti je treba zelo prepričljive obrazložitvene stavke. Stavki naj bodo kratki, lahko razumljivi in ​​lahko berljivi.
   • Ne pišite predolgih odstavkov. V vsakem odstavku ne vključujte preveč informacij, saj se bo bralec ob branju pisma počutil potrto, ne bo zanemarjal teme ali poskušal narediti zadeve bolj zmedeno. Držite se informacij, ki so v vsakem odstavku tesno povezane, in nadaljujte z drugim, ko začnete razvijati novo idejo.

2. 

   
   
   V prvih dveh stavkih navedite glavno idejo. Začnite z lahkotnim in neposrednim uvodnim stavkom. V prvih dveh stavkih navedite svoje želje (to je glavna ideja).
   • Prvi odstavek bi moral vsebovati le dva do štiri stavke.

3. 

   Drugi odstavek naj poudari namen pisma. V tem odstavku opišite svoje misli, zahteve ali cilje. Namesto da navedete konkretne razloge, informacije ali vsebino, v celoti pojasnite svoje stališče, svoje točke, interese ali zahteve in razložite pomembnost vprašanja. kako vpliven je na vas, kar vas sili k akciji.
   • Ne pozabite svoje vsebine urediti na razumen, vljuden način z realističnimi stavki. Izogibajte se pretirano čustvenemu jeziku, ne uporabljajte prisilnih besed, ne uporabljajte vljudnih stavkov z bralci (tu so lahko bralci posamezniki ali organizacije), pa tudi ne kaže nesramnosti do nasprotne stranke.

4. 

   V naslednjih odstavkih navedite podporne točke. Naslednjih nekaj odstavkov bo utemeljilo vaše stališče s priloženimi spremljajočimi informacijami in dodatnimi podrobnostmi. Poskrbite za logične, dejanske, razumne, praktične in pravne podrobnosti. Ne ponujajte samo čustvenih mnenj, prepričanj ali zgolj osebnih želja. Ne spravljajte bralca k branju dolge zgodbe; točke je treba določiti hitro in natančno. Tu je nekaj majhnih taktik, ki vam bodo pomagale doseči to:
   • Navajanje dejanskih statističnih podatkov in dogodkov, da bi pritegnili bralce. Prepričajte se, da so predstavljeni statistični podatki in dejstva pridobljeni iz zanesljivih, zakonitih virov in da statistiko in dejstva uporabljate pošteno v svojem prvotnem kontekstu. .
   • Navedite raziskovalne strokovnjake, da bodo pokazali, da imajo do vas podobno stališče in nasprotujejo stališčem nasprotne strani. Ti strokovnjaki morajo imeti zaupanja vreden položaj na področju, ki ga raziskujejo, in biti sposobni poudariti zadevo.
   • Navedite razloge, zakaj bi bilo treba vašo prošnjo odobriti. Metoda prepričevanja tako, da nekomu razložite, zakaj menite, da je treba nekaj storiti, da si bo lahko bolj učinkovito premislil, kot pa preprosto zahteval, da nekaj naredi. . Pojasnite trenutno situacijo in zakaj jo je treba spremeniti.
   • Navedite svoje podrobnosti, specifikacije in razumevanje vprašanja, ki govori o zahtevi. Omenite pretekla prizadevanja za reševanje težav ali pomanjkanje kakršnih koli ukrepov.
   • Dokaze, povezane z zadevno problematiko, je treba priložiti z zgledom. Predstavite dokaze, ki bi bralcu omogočili, da vidi pomen problema.
   • Ne pozabite omejiti tega, kar morate omeniti v odstavku. Preprosto navedite svoj primer in situacijo. Ne preveč poglobljeno v podrobnosti, ampak tudi dati dovolj ključne vsebine. Izberite samo najpomembnejše statistike, strokovnjake in pričevanja.

5. 

   Zavrnite mnenje nasprotne strani. Ključ do učinkovitega prepričevanja nekoga je izpodbijanje nasprotnih mnenj. Če želite napovedati sporne argumente ali vprašanja bralcev, jih lahko omenite v pismu. Poiščite skupni jezik z nasprotno stranjo ali pa si oglejte prepričljive poglede, s katerimi boste podkrepili svoje mnenje.
   • Poskrbite, da boste odkrito priznali razliko med svojim stališčem in drugo stranjo. Poskus, da jih skrijete, bo samo oslabil vaš argument. Namesto tega poudarite vrednote, izkušnje in vprašanja, ki so vam skupna z nasprotno stranjo.
   • Izogibajte se obsojanju jezika. Če v besede vnesete preveč čustev, zmanjšate pravičnost svojih argumentov. Pismo s preveč negativnosti in presoje lahko ovira privolitev bralcev v vaše mnenje.

6. 

   Zaprite pismo tako, da ponovite svojo zahtevo. Ponovite svojo zahtevo ali mnenje na koncu sporočila. V tem odstavku lahko predlagate rešitev ali ukrepate za rešitev težave. V pismu omenite, da boste to pismo nadaljevali po telefonu, e-pošti ali s samopreverjanjem.
   • Končanje z dobro uveljavljenim stavkom bo bralca prepričalo, da se nagne k vam ali mu vsaj pomagalo, da z vašega vidika bolj jasno vidi težavo.
   • Prinesite svoje rešitve ali metode. Dogovorite se o kompromisu ali pa bosta obe strani stopili korak nazaj. Pokažite bralcu, kaj ste storili in kaj se pripravljate na reševanje situacije.
   oglas

4. del od 4: Zadnji koraki

1. 

   Preverite, ali obstajajo napake. Pravopisne napake in slabe slovnične strukture so prva stvar, ki bralcem daje slab vtis o vas. Šele ko članek nima napak, se lahko bralec osredotoči na vsebino in idejo, ki jo članek želi posredovati. Preden pritisnete gumb za pošiljanje, pismo preberite večkrat. Na glas preberite pismo, če želite slišati, ali gre dobro.
   • V primeru potrebe naj nekdo preveri pravopisne napake v vašem pismu (ali pa lahko uporabite programsko opremo za preverjanje črkovanja).

2. 

   Podpišite se s svojim resničnim podpisom. Pismo podpišite neposredno, če ga pošljete namesto e-pošte. To pomaga prilagoditi pismo in preveriti, ali ste pismo napisali vi.

3. 

   Kopirajte druge pomembne osebe. Če morajo vaše pismo prebrati drugi ljudje v podjetju ali drugi organizaciji, jim pošljite kopijo. To pomeni, da natisnete enakovredno število ljudi, ki jih želite poslati, kopije resnično podpišete in pošljete.

4. 

   Pošiljatelji naj hranijo kopijo. O svojem zapisu si vedno zapišite podatke o tem, kdaj je bil poslan, in podatke o prejemniku. Zapišite si, kaj morate storiti, da boste težavo rešili, dokler se težava ne reši. oglas

Nasvet

• Naj piše v formalni obliki. Prejemnik pisma vam ne bo zaupal, če uporabljate priložnostni ali neuradni pogovorni jezik.Uporaba formalnega jezika pomaga tudi, da pismo postane bolj vljudno kot uporaba nesmiselnega slenga!
• Uporabljajte nežen jezik. Ljudje ponavadi pomagajo tistim, ki so jim naklonjeni.
• Ni izven teme. Pazite, da ne dodate dodatnih informacij, ki niso pomembne za temo, o kateri govorite. Namesto tega se držite ustrezne vsebine in ne komplicirajte. Uporabite resnična dejstva, da bodo izstopala.
• V srednjem odstavku uporabite samo oznake, če morajo biti nekateri koraki, dejanja ali predlogi jasno prikazani.
• Za pisanje črk uporabite standardno angleščino (za angleško govoreče države). To ni besedilo ali socialni medij; to je uradno pismo. Okrajšave, sleng in čustveni simboli lahko vaše sporočilo prenesejo naprej.
• Prilagodite točke ostrenja glede na dojemanje podjetij ali agentov. Neprofitna in velika družba lahko razmišljata drugače.
• Bralcev ne ravnajte tako, kot da vam nekaj dolgujejo in od vas nekaj zahtevajo. Namesto tega jih prepričajte v prijaznem in strokovnem jeziku.