Vsebina

• Koraki
• 1. del od 3: Izbira sloga in jezika memoranduma
• 2. del 3: Priprava na pisanje beležke
• 3. del 3: Pisanje beležke

Beležka je svetovno sprejet način posredovanja informacij znotraj podjetja. Servisne opombe je mogoče uporabiti tudi v korespondenci med dvema podjetjema. Beležka mora biti profesionalna in jasno prenašati informacije. Ne skrbite, če nikoli niste napisali beležk - ta članek vas bo naučil, kako.

Koraki

1. del od 3: Izbira sloga in jezika memoranduma

1. 1 Ne uporabljajte neuradnega jezika. Jezik beležke mora biti preprost, a formalen.
   • Ne pišite opombe, kot je »Pozdravljeni! Končno je petek! Rad bi vam povedal eno pomembno zadevo. "
   • Namesto tega napišite to: "Ta opomba vas bo obveščala o napredku projekta 319."
2. 2 V beležki se držite nevtralnega tona - ne bodite preveč čustveni in subjektivni. Pri vložitvi zahtevka se potrudite, da se zanesete na dejstva in dokaze.
   • Na primer, ne bi smeli pisati takole: "Mislim, da bomo vsi veliko bolj srečni, če pridemo v petek v službo, kar hočemo."
   • Namesto tega raziščite, ali se vsi zaposleni želijo ob petkih obleči v priložnostna oblačila in kako to vpliva na korporativno etiko.
3. 3 Uporabite signalne stavke. Ko boste podali dokaze ali navedli vir, uporabite ustrezne stavke.
   • Na primer: "Po naših podatkih ..." ali "Izvedene študije kažejo, da ...".
4. 4 Izberite ustrezno pisavo in velikost. Beležka mora biti enostavna za branje, zato se izogibajte uporabi preveč drobnega tiska; 11 ali 12 je standardna velikost pisave.
   • Izbrati morate tudi preprost slog pisave, kot je Times New Roman. Ne pišite zapiska v smešni ali domiselni pisavi, kot je Comic Sans (smejali se vam bodo, če to storite!).
5. 5 Uporabite standardna polja. Robovi 2,5 cm so standard za beležke, čeprav lahko nekateri urejevalniki besedil vključujejo predloge beležk z velikimi robovi (na primer 3 cm).
6. 6 Opombe o storitvah so napisane z enim razmikom med vrsticami. Med odstavki in odseki pustite prazno vrstico.
   • Ne zamikajte odstavkov.

2. del 3: Priprava na pisanje beležke

1. 1 Če morate več ljudi obvestiti o nečem pomembnem (v službi), jim pošljite beležko. Pošljete ga lahko celo eni osebi, če je treba dokumentirati dejstvo, da ste posredovali informacije.
   • Vendar je v nekaterih primerih bolje, da se samo pogovorite z ljudmi, ki jih želite.
   • Poleg tega nekaterih informacij ni mogoče prenesti v pisni obliki.
2. 2 Glede na posredovane informacije se lahko vsebina in oblika zapiska razlikujeta. Večina beležk vsebuje naslednje podatke:
   • Nova ideja ali rešitev problema.Če na primer veste, kako rešiti težavo pri načrtovanju stroškov nadure, o tem napišite v beležki in jo pošljite svojemu šefu.
   • Naročila. Pošiljanje beležke je na primer učinkovit način za porazdelitev odgovornosti na prihajajoči konferenci, ki jo gosti vaš oddelek.
   • Poročilo. Pošljete lahko tudi opombo, da kolege obvestite o nedavnem dogodku, jih obvestite o novih informacijah o projektu ali predložite poročilo o rezultatih študije.
3. 3 Morda delate na številnih projektih in jih želite deliti v beležko. Tega ne bi smeli početi. Opombe o storitvah vsebujejo informacije o enem posebnem vprašanju (temo, projekt itd.).
   • Beležka mora biti kratka, informativna in enostavna za branje. Tako z osredotočanjem na samo eno temo zagotovite, da se informacije preberejo in upoštevajo.
4. 4 Vsebina in slog zapiska sta odvisna od ciljne publike, zato pomislite, kdo bo vaš zapisek prebral.
   • Na primer, slog beležke za vaše sodelavce o načrtovanju pomembnega datuma in slog zapiska za vašega šefa s poročilom o napredku bosta zelo različna.

3. del 3: Pisanje beležke

1. 1 Naslov opombe. V poslovnem dopisovanju z lastniškimi dokumenti je običajna praksa.
   • Na primer na vrhu strani napišite »Beležka« ali »Beležka«.
   • Naslov lahko postavite na sredino ali ga pritisnete na levi strani. Najbolje je, da si ogledate beležke, ki ste jih prejeli prej, in kopirate njihovo obliko.
2. 2 Napišite naslov zapiska. Vsebovati mora naslednje podatke:
   • ZA: Napišite imena in naslove oseb, ki jim pošiljate beležko.
   • OT: napišite svoje ime in naslov.
   • DATUM: Napišite točen datum, vključno z letom.
   • TEMA: Na kratko, a natančno opišite, o čem bo govorila.
   • Upoštevajte, da lahko namesto "Zadeva" napišete "Ref."
3. 3 Na seznam prejemnikov beležke obvezno vključite vse osebe, ki jih želite poslati. Prejemnike zapiska omejite na ljudi, na katere vplivajo podatki v njem.
   • Ne pošiljajte zapiskov vsem v svojem oddelku ali podjetju, če zadeva v njem zadeva le nekaj ljudi.
   • Če pošljete zapiske vsem zaposlenim v podjetju hkrati, bodo bombardirani z zapiski in jih bodisi ne bodo pozorno prebrali, bodisi sploh ne bodo brali.
4. 4 Na seznam prejemnikov opombe vključite polna imena in naslove. Tudi če ste s šefom na kratki nogi, je bolje, da se pri poslovnem dopisovanju držite formalnega tona. Na primer, lahko ga pokličete "Vladimir", ko greste v njegovo pisarno, vendar ga v beležki označite kot "gospod Dmitriev" ali "Vladimir Nikolajevič".
   • To upoštevajte pri navajanju prejemnikov beležke - vključite polno ime in naslov.
5. 5 Če beležko pošiljate nekomu iz drugega podjetja, je zelo pomembno, da določite pravilno obliko stika z njimi. Vzemite si čas in poiščite podatke o tej osebi; najverjetneje je to mogoče storiti na spletni strani njegovega podjetja.
   • Na primer, če ima oseba doktorat, ga vključite.
   • Prav tako poiščite položaj, ki ga ima ta oseba, in ga vključite v zapisek.
6. 6 Razmislite o temi svojega zapiska. Biti mora jedrnat in jasen.
   • Na primer, "Nove stranke" je precej nejasna tema in če nekdo želi najti vašo beležko v nekaj dneh ali tednih, bo to težko naredil.
   • Najboljša tema je: "Poročilo o širitvi strank".
7. 7 Pozdravi praviloma niso zapisani v službenih opombah. Če pa želite, lahko začnete besedilo zapiska z "Spoštovani gospod Dmitriev" ali "Dragi kolegi".
   • Opomba mora biti kratka in poučna, zato lahko pozdrav izpustite.
8. 8 Napišite uvodni del opombe. V njem jasno navedite namen pisanja in pošiljanja beležke.
   • Na primer "Pišem na ...". Uvodni del opombe naj vsebuje kratek pregled informacij, ki so v njej predstavljene.
9. 9 Uvodni del mora biti kratek. V njem ni treba navajati podrobnosti in drugih podrobnosti.
   • Naredite uvodni odsek iz več kratkih stavkov (kratek odstavek).
10. 10 Odločite se za slog predstavitve glavnih informacij. To je treba vključiti v 2-4 odstavke. Slog predstavitve bo odvisen od samih informacij.
    • Na primer, lahko predstavite informacije po pomembnosti ali glede na procese, na katere je razčlenjen vaš projekt.
11. 11 Službeno obvestilo je treba razdeliti na oddelke (odstavke), tako da lahko bralci enostavno asimilirajo podatke; poleg tega jim bodo oddelki pomagali prepoznati pomembne točke v opombi.
12. 12 Naslov vsakega odseka; naslov odstavka mora jasno navajati informacije, ki jih vsebuje.
    • Prihodnji zapis o selitvi pisarne lahko na primer razdelite na naslednje razdelke: Nova lokacija pisarne, Navodila za pakiranje opreme in dokumentov ter Razpored selitev.
13. 13 Prvi stavek vsakega razdelka mora bralcem povedati, o čem govori ta odstavek.
    • Posamezni odstavki ali odseki vaše opombe bi se morali osredotočiti na določeno točko obravnavane teme.
14. 14 Če želite poudariti pomembne točke, ustvarite seznam ali seznam. To bo bralcem pomagalo, da se osredotočijo na ključne točke ter hitreje preberejo in absorbirajo informacije.
15. 15 Velikost beležke ne sme presegati 1-2 strani.
    • To je standardna velikost beležke z enim razmikom med vrsticami in prazno vrstico med odstavki.
16. 16 Razmislite o vključitvi odstavka, ki povzema predstavljene informacije. V večini primerov to ni potrebno, še posebej, če ste napisali kratko opombo.
    • Če pa so predstavljeni podatki zelo zapleteni ali če je velikost beležke več kot standardna, je bolje vključiti majhen odstavek, ki povzema predstavljene informacije (in sicer ključne točke).
17. 17 Vključite zaključni odstavek, tudi če menite, da ga ne potrebujete. Upoštevajte naslednje:
    • Kakšni so cilji beležke? Spodbuditi bralce, da naredijo nekaj? Ali morajo zaposleni pravočasno poročati? Če je tako, to jasno navedite v zadnjem odstavku.
    • Če niso potrebni dodatni ukrepi, zapišite naslednji zaključek: "Z veseljem bom razpravljal o tem vprašanju" ali "Če imate vprašanja ali pripombe na to temo, vam bom z veseljem odgovoril."
18. 18 Če želite, na koncu opombe vnesite svoje ime ali podpis (vendar to ni potrebno). V tem primeru si oglejte zapiske, ki ste jih prejeli od drugih zaposlenih.
    • Če podpišejo opombe (na primer: »Lep pozdrav, Ivanov AA), storite enako.
    • Če ne želite podpisati zapiska, lahko svoje začetnice postavite na konec dokumenta.
19. 19 Opomnite se na vse priloge, če so opombi priložene tabele, grafi ali poročila. Če želite to narediti, na koncu dokumenta na primer napišite "Dodatek: Tabela 1".
    • Priloge morajo biti navedene v glavnem besedilu opombe.
    • Če na primer pišete o prihajajoči selitvi v novo pisarno, lahko napišete nekaj takega: »Nameravamo selitev zaključiti do konca četrtletja. Podroben urnik selitev najdete v priloženi tabeli 1. "
20. 20 Preden oddate opombo, jo obvezno preverite. Prepričajte se, da so stavki slovnično pravilni, da v opombi ni črkovalnih ali skladenjskih napak in da so informacije smiselne.
    • Opombe ne pošiljajte po prvem preverjanju (razen če gre seveda za nujno opombo). Odložite dokument in ga čez eno uro ponovno preglejte. Morda boste odkrili nove napake in netočnosti, ki ste jih prej zamudili.
    • Če opomba vsebuje zaupne podatke, preverite politiko zasebnosti svojega podjetja in poiščite ime osebe, ki bo pregledala vašo beležko in podala svoje mnenje o skladnosti z uveljavljenimi pravili.