Vsebina

• Koraki
• Metoda 1 od 2: Kako napisati načrt upravljanja organizacijskih sprememb
• Metoda 2 od 2: Kako slediti spremembam v katerem koli projektu
• Priporočila

Obstajata dve vrsti načrtov upravljanja sprememb. Eden od njih upošteva vpliv sprememb na organizacijo in želi podpreti prehodno obdobje. Druga vrsta načrta vam omogoča sledenje napredku posameznega projekta, zajemanje odstopanj ali sprememb v poteku in obsegu projekta. Cilj obeh načrtov je jasno in jasno opredeliti, kaj točno je treba storiti.

Koraki

Metoda 1 od 2: Kako napisati načrt upravljanja organizacijskih sprememb

1. 1 Navedite razloge za spremembo. Naštejte tiste dejavnike, ki so vplivali na odločitev za izvedbo spremembe, kot so nizka produktivnost, nova tehnologija ali sprememba poslanstva organizacije.
   • Eden od pristopov je opisati trenutno stanje v organizaciji in v kakšno stanje bo v prihodnje pripeljal začrtani načrt.
2. 2 Določite vrsto in obseg sprememb. Na kratko opišite naravo pričakovanih sprememb v okviru projekta. Navedite, na kaj točno bo sprememba vplivala: delovne odgovornosti, procesi, politika in / ali organizacijska struktura. Navedite oddelke, ekipe, sisteme in druge sestavne dele organizacije, na katere bodo vplivale prihajajoče spremembe.
3. 3 Navedite, katera zainteresirana stran podpira ta projekt. Navedite vse zainteresirane strani, na katere bo izvajanje tega načrta vplivalo, kot so višje vodstvo, vodja projekta, sponzor projekta, končni uporabniki in / ali zaposleni v podjetju. Za vsako kategorijo navedite, ali te zainteresirane strani podpirajo projekt spremembe.
   • Poskusite te podatke odraziti v tabeli za večjo jasnost in jasnost. Na primer, lahko meritve, kot so ozaveščenost, podpora in vpliv, uporabimo kot uporabno predlogo in jih za vsako skupino deležnikov razvrstimo kot visoko / srednje / nizko.
   • Če je mogoče, izvedite razgovore osebno za izgradnjo podpore zainteresiranih strani.
4. 4 Ustvarite ekipo za upravljanje sprememb. Ta skupina je odgovorna za sporočanje informacij vsem zainteresiranim stranem, poslušanje njihovih pomislekov in zagotavljanje čim bolj nemotenega izvajanja sprememb. Izberite ljudi, ki jim organizacija zaupa in jih spoštujejo ter imajo dobre komunikacijske sposobnosti.
   • To velja tudi za višji vodstveni nivo. Poudarite pozornost voditeljev, da se bodo morali ne samo dogovoriti o načrtu, ampak tudi aktivno spodbujati spremembe.
5. 5 Razviti konceptualni pristop k upravljanju organizacije. Popolna podpora vplivnih v organizaciji je ključnega pomena za uspešno izvajanje sprememb. Naj vsak vodja pove svoje mnenje o spremembah in naj vse spodbudi k aktivni vlogi pri uspešnih spremembah.
6. 6 Naredite načrt za vsako skupino zainteresiranih strani. Ocenite tveganja in skrbi vsake skupine zainteresiranih strani, vključno s tistimi, ki podpirajo spremembe. Razdelite naloge med člane skupine za upravljanje sprememb, da bi rešili ta vprašanja.
7. 7 Naredite načrt komunikacije. Komunikacija je najpomembnejša sestavina upravljanja sprememb. Čim pogosteje komunicirajte z vsemi, ki sodelujejo v procesu sprememb. Neumorno poudarjajte razloge za spremembo in koristi, ki jih bo prinesla.
   • Zainteresirane strani bi morale imeti možnost osebne komunikacije, da se zagotovi dvosmerna komunikacija. Srečanja iz oči v oči so bistvena.
   • Vir informacij bi morali biti sponzor višjega vodstva, vodja vsakega zaposlenega in kateri koli dodatni predstavnik podjetja, ki mu deležniki zaupajo. Vse informacije je treba izvesti na enoten način.
8. 8 Odpornost na gosenice. Spremembe vedno sprejemamo sovražno. To se dogaja na individualni ravni, zato se osebno pogovorite z zainteresiranimi stranmi, da ugotovite osnovni vzrok upora. Sledite pritožbam in pritožbam, da lahko ekipa za upravljanje sprememb pravočasno reši težave. Najpogostejše težave te vrste so:
   • Pomanjkanje motivacije za spremembo ali pomanjkanje občutka nujnosti.
   • Nerazumevanje splošne slike ali razlogov, zakaj so potrebne spremembe.
   • Pomanjkanje vnosa v proces.
   • Negotovost glede prihodnosti, prihodnjih odgovornosti ali zahtev za prihodnje odgovornosti.
   • Neizpolnitev pričakovanj glede izvedbe sprememb ali komunikacije.
9. 9 Odstranite ovire. Odgovor na večino pritožb bi morali biti dodatne informacije ali spremembe komunikacijske strategije o posebnih vprašanjih. V drugih primerih bodo morda potrebni dodatni koraki, ki jih je treba vključiti v vaš načrt ali jih prepustiti skupini za upravljanje sprememb, da jih po potrebi izvede. Razmislite, kaj od naslednjega je lahko pomembno za vašo organizacijo:
   • V primeru sprememb delovnih obveznosti ali delovnih procesov se je treba osredotočiti na usposabljanje osebja.
   • Če pričakujete padec morale ekipe ali preveč stresen prehod v novo okolje, razbremenite vzdušje s korporativnim dogodkom ali nagrado zaposlenih.
   • Če zainteresirane strani niso motivirane za spremembe, razvijte sistem spodbud.
   • Če se zainteresirane strani počutijo preveč, se sestanite, da dobite povratne informacije in temu ustrezno prilagodite svoj načrt.

Metoda 2 od 2: Kako slediti spremembam v katerem koli projektu

1. 1 Določite vloge pri upravljanju sprememb. Navedite vse vloge, ki so potrebne za ta projekt. Opišite odgovornosti in spretnosti, potrebne za vsako vlogo. Vsaj vključite vodjo projekta, ki mora dnevno izvajati spremembe, in sponzorja projekta, ki mora spremljati splošni napredek in sprejemati odločitve o upravljanju sprememb na ravni upravljanja.
   • Za večje projekte v veliki organizaciji boste morali vlogo vodje projektov razdeliti na več ljudi z različnim ozadjem.
2. 2 Uporabite nadzorno ploščo za spreminjanje. Projekti v programski opremi imajo običajno nadzorno ploščo za nadzor sprememb, do katere lahko dostopajo člani vsake interesne skupine. Taka programska oprema omogoča samodejno uskladitev zahtev za spremembe, odpravlja to odgovornost vodje projekta in obvešča zainteresirane strani o odločitvah. Ta pristop dobro deluje pri projektih z velikim številom zainteresiranih strani, pa tudi pri tistih projektih, ki zahtevajo redno revizijo obsega in ciljev projekta.
3. 3 Razviti postopek za izvajanje zahtev za spremembe. Razmislite, kako se zamisel uresniči, ko nekdo v skupini opredeli naslednji korak, ki je potreben. Opišite ta postopek in ga vnaprej uskladite s celotno ekipo. Tukaj je primer:
   • Član ekipe izpolni obrazec za spremembo in to zahtevo posreduje vodji projekta.
   • Vodja projekta to zahtevo zabeleži na splošnem seznamu zahtev in zabeleži stanje zahteve, ko se sprejme odločitev za izvedbo ideje ali njeno opustitev.
   • Upravitelj izda nalogo člana ekipe, da pripravi natančnejši načrt ob upoštevanju potrebnih virov.
   • Vodja projekta pošlje načrt v potrditev sponzorju projekta.
   • Sprememba se izvaja. Zainteresirane strani so redno obveščene o trenutnem stanju.
4. 4 Ustvarite obrazec za spremembo. Vsaka zahteva za spremembo mora biti registrirana na splošnem seznamu zahtev in mora vsebovati naslednje:
   • datum zahteve za spremembo;
   • Spremenite številko zahteve, ki jo dodeli vodja projekta
   • ime in opis;
   • ime prosilca, e -poštni naslov in telefonska številka;
   • prednost (visoka, srednja, nizka). Načrti za takojšnje upravljanje sprememb zahtevajo jasen časovni okvir;
   • številka izdelka in različice (za projekte razvoja programske opreme).
5. 5 Zapišite dodatne podatke v dnevnik zahtev. Dnevnik zahtevkov mora odražati tudi trenutno odločitev in izvedbene ukrepe. Poleg podatkov, navedenih v obrazcu za zahtevo, je treba tukaj vsebovati tudi naslednje podatke:
   • oznaka o rezultatih homologacije (odobrena ali preklicana);
   • podpis osebe, ki je zahtevo odobrila;
   • rok izvedbe spremembe;
   • datum zaključka projekta spremembe.
6. 6 Sledite velikim spremembam. Poleg vsakodnevnega spremljanja stanja projekta bo koristno tudi spremljanje vseh pomembnih odločitev za določen projekt. Zapisi, kot so ti, olajšajo sledenje dolgoročnim projektom ali projektom, med katerimi se spreminjajo vodstva. Te informacije se uporabljajo tudi za obveščanje strank in višjega vodstva. Za vse spremembe časa, obsega ali zahtev projekta, prednostnih nalog ali strategije upoštevajte naslednje podatke:
   • Kdo se je odločil.
   • Ko je bila odločitev sprejeta.
   • Kratek opis razlogov za odločitev in postopek izvedbe. Priložite vse dokumente, povezane s tem postopkom.

Priporočila

• Zgradite zaupanje in predanost tako med zaposlenimi kot strankami. Zaradi sprememb se ljudje počutijo neprijetno. Če ljudem pokažete, da ste zavezani, da boste delovali v njihovem interesu, vam lahko pomagajo pridobiti njihovo podporo.