Vsebina

• Stopati
• 1. del 2: Pisanje dnevnega reda
• Ustvarite dnevni red iz nič
• Uporaba koledarske predloge
• 2. del 2: Najboljše prakse za uporabo koledarja
• Nasveti

Urejeno srečanje zahteva dobro napisan dnevni red. Naj vaše srečanje ne bo tako dolgočasno in učinkovito, kot se zdi, da je veliko sestankov. Če se držite natančnega, a prilagodljivega dnevnega reda, lahko sestanek vzdržujete poenostavljeno in osredotočeno, tako da v najkrajšem možnem času dosežete vse cilje sestanka. Ne glede na to, ali želite napisati svoj koledar, uporabiti predlogo ali kar najbolje izkoristiti koledar, ki ga že imate, za začetek glejte 1. korak spodaj!

Stopati

1. del 2: Pisanje dnevnega reda

Ustvarite dnevni red iz nič

1. Začnite tako, da koledarju daste naslov. Od najboljše literature do najbolj suhe preglednice skoraj vsak pomemben dokument potrebuje naslov in dnevni red sestankov ni nobena izjema. Vaš naslov bi moral bralcu povedati dve stvari: prvič, da bere dnevni red, in drugič, tema, o kateri je srečanje. Ko se odločite, naslov postavite na vrh praznega dokumenta. Naslov ni nujno cvetličen ali zapleten - v poslovnem okviru so ponavadi najboljši preprosti in neposredni naslovi.
   • Uprite se želji po uporabi ločenih ali velikih pisav za naslov. V večini primerov boste želeli uporabiti preprosto, dostojno pisavo, kot je Times New Roman ali Calibri, in naslov naj bo enake velikosti kot ostale črke v dokumentu (ali le malo večja). Ne pozabite, da je namen vašega naslova obvestiti bralce, kaj gledajo, ne pa nujno, da jih zabava ali odvrne.
2. Dodaj "WHO?’, ’prav?"in"kdaj?"podatki v glavo. Dnevni redi za naslovom imajo po naslovu običajno glavo, ki se lahko podrobno razlikuje glede na to, kako formalno je vaše delovno mesto. Ta glava je ponavadi približno vrstica pod naslovom. Običajno v glavi na kratko navedete dejanske podatke o sestanku, ki nimajo nič skupnega s temo, o kateri se razpravlja. To je zato, da bodo ljudje, ki niso prisotni, vedeli, kdaj in kje se je zgodilo in kdo je bil prisoten. Spodaj je nekaj stvari, ki jih lahko dodate; ne glede na podatke, ki jih izberete, poskrbite, da boste natančno prepoznali vsak podatek (tako da bo besedilo nalepke tukaj krepko delovalo):
   • Datum in čas. Te je mogoče združiti skupaj ali v lastne ločene odseke.
   • Lokacija. Če ima vaše podjetje več lokacij, lahko zapišete naslov, če pa je lokacija samo ena, lahko poimenujete sobo, v kateri se sestanete (npr. Sejna soba št. 3).
   • Udeleženci. Naslovi delovnih mest so običajno neobvezni, vendar niso obvezni.
   • Posebne osebe, ki se udeležujejo. To so lahko posebni gostje, govorniki ali voditelji konferenc.
3. Napišite kratko izjavo s cilji. Sestanki, ki nimajo jasno določenega namena, tvegajo izgubo dragocenega časa, saj se udeleženci odločajo, o čem se bodo pogovarjali. Preskočite vrstico za glavo in s krepkim ali podčrtanim besedilom označite odsek ciljev z naslovom, kot je »Cilj« ali »Cilj«, ki mu sledi dvopičje ali nova vrstica. Nato z nekaj jedrnatimi in ostrimi stavki opišete točke, o katerih se bo razpravljalo na sestanku. Naj bo vaš cilj, da tukaj napišete približno 1–4 stavke.
   • Na primer, če želimo napisati izjavo o ciljih za proračunsko sejo, lahko uporabimo te: "Cilj: Navedite ključne proračunske cilje za proračunsko leto 2014–2015 in razpravljajte o dolgoročnih ukrepih za prihranek stroškov. Poleg tega bo direktor raziskav in razvoja Marcus Feldman predstavil rezultate nedavne raziskave konkurence. "
   • Če ste kdaj pisali v znanstvenem okviru, si o izjavi o ciljih predstavljajte povzetek srečanja. V bistvu na splošno govorite, o čem je treba razpravljati na sestanku, ne da bi se spuščali v podrobnosti.
4. Napišite urnik za glavne točke srečanja. Urniki pomagajo preprečiti težnjo, da bi poslovna srečanja trajala predolgo. Preskočite vrstico za izjavo o ciljih, razporedu dajte krepko ali podčrtan naslov in začnite ustvarjati čase (da se ujemajo s ključnimi točkami razprave) v urniku. Za lažje branje dajte vsakemu časovnemu obdobju svojo vrstico.
   • Vsako časovno obdobje označite z bodisi načrtovani čas začetka in konca, ali čas, ki si ga želite vzeti. Izberite enega ali drugega sistema in bodite dosledni - mešanje stvari je videti neprofesionalno.
   • Z drugimi besedami, vsako časovno obdobje želite označiti z začetnim in končnim časom za to temo pogovora ali pa samo zapisati, kako dolgo naj traja. Na primer, primer vrstice je lahko "14:00 - 14:05: Uvodi in predstavitev " ali ’5 min: Uvodi in prisotnost. «Vendar se izogibajte preklapljanju med obema sistemoma.
5. V urniku določite čas za posebne goste. Če gostje pridejo na vaš sestanek, da bi razpravljali o pomembnih temah, boste želeli tem ljudem nameniti čas na sestanku. Vsakemu gostu dajte svoj čas, tudi če ima več tem pogovorov. Na ta način lahko vsak organizira svoje teme po želji.
   • Da se izognete neprijetnim težavam z razporejanjem, se vnaprej obrnite na goste in ugotovite, koliko časa bo vsak od njih potreboval za svojo temo pogovora.
6. Na koncu sestanka pustite dodaten čas za katero koli drugo dejavnost. V tem času lahko ljudje zahtevajo pojasnila glede zmedenih tem pogovorov, izrazijo lastna mnenja, predlagajo teme za prihodnja srečanja in dajo druge pripombe. To anketo lahko izrecno navedete tako, da jo vključite kot zadnjo postavko v svoj urnik ali pa jo prikličete sami po zadnji točki sestanka.
   • Če pridete do konca sestanka in nihče nima dodatnih vprašanj ali komentarjev, lahko sestanek vedno končate zgodaj. Verjetno se vam bodo mnogi udeleženci za to zahvalili!
7. Zagotovite lahko tudi pregled tem pogovora. Običajno je urnik levji delež dnevnega reda sestanka - del, ki ga ljudje želijo usmerjati v razpravo. Čeprav si ni treba vložiti tega dodatnega napora, je mogoč priskrbeti dodaten pregled ključnih točk zelo koristen za moteče udeležence. Oris spominja udeležence na razporeditev idej, predstavljenih na srečanju, in pomaga tistim, ki težko sledijo vsaki omenjeni temi. Spodaj je primer vrste povzetka, ki ga verjetno želite uporabiti:

   • I. Proračunske postavke z visoko prednostjo

     • A. Proračun potnikov zaposlenih

       B. Stopnje trgovcev

       • jaz. Pogajanje o boljšem dogovoru?

       C. Stroški lobiranja

     II. Ukrepi za izboljšanje prometa

     • A. Alternativni sporazumi o storitvah

       • jaz. Predstavite možnosti strankam

         ii. Pridobite povratne informacije

       B. Ponovno vlaganje v mobilno tehnologijo

     ...in tako naprej.

8. Preden jih delite, preverite, ali so v koledarju napake. Ker se nekateri udeleženci lahko močno zanesejo na dnevni red sestanka, je zelo dobro, da ga pred oddajo preverijo, ali je napak. To ni samo usluga prisotnim - pozitivno se odraža tudi na vaši pozornosti do podrobnosti in vrednosti, ki jo imate za svoj položaj.
   • Poleg tega vam lahko pomaga, če v vašem dnevniku ni napak čas in te rešil obraz Poraba časa z razlago dnevnega reda z napakami lahko zmede vaše srečanje in vam postane neprijetno, še posebej, če so prisotni pomembni ljudje.

Uporaba koledarske predloge

1. Uporabite predlogo, priloženo vašemu urejevalniku besedil. Številni programi za obdelavo besedil, kot so Microsoft Office, Pages for Mac itd., Imajo standardne predloge za vse vrste osebnih in strokovnih dokumentov, vključno z dnevnimi redi sestankov. S temi predlogami lahko presenetljivo hitro in enostavno ustvarite dokument profesionalnega videza. Običajno so tovrstne predloge razvrščene v logične odseke z estetsko prijetno postavitvijo - samo vnesite ustrezne podatke v ustrezne prostore in že ste pripravljeni!
   • Medtem ko se vsak urejevalnik besedil nekoliko razlikuje, vam večina z možnostjo predloge omogoča, da se predloge premikate v menijski vrstici na vrhu okna programa.
   • Če vaš urejevalnik besedil lahko uporablja predloge, vendar nima ustreznih predlog dnevnega reda sestankov, ga lahko prenesete s spletnega mesta izdelovalca programov. Predloge za Microsoft Word so na primer na voljo na spletnem mestu office.microsoft.com, predloge za strani za Mac pa v trgovini Apple App.
2. Predlogo lahko prenesete tudi iz zunanjega vira. Če vaš urejevalnik besedil privzeto ne vsebuje predlog koledarja in jih ne morete dobiti na uradni strani, ne skrbite - v spletu je na voljo veliko brezplačnih predlog. Preprosto iskanje v želenem iskalniku, na primer »predloga dnevnega reda sestankov«, vam bo dalo na desetine ustreznih rezultatov. Ker pa vsi ti rezultati ne izvirajo iz uradnih, zaupanja vrednih virov, je pomembno, da pri izbiri predloge uporabimo razliko. Spodaj je nekaj zunanjih spletnih mest, ki jih boste morda želeli obiskati:
   • Shrani predloge za Word - to profesionalno spletno mesto ponuja številne kakovostne predloge za Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Še en odličen vir za Wordove predloge. Vendar ta stran ponuja le nekaj možnosti.
   • iWorkCommunity - dobra predloga koledarja za strani. Vendar je ta predloga za starejše različice strani (pred letom 2009).
   • App Store ima tudi številne predloge za strani. Vse te žal niso na voljo brezplačno.
3. Izpolnite polja v predlogi. Ko v svojem urejevalniku besedil najdete primerno predlogo ali prenesete tisto, ki vam je všeč, morate le izpolniti predlogo s potrebnimi informacijami. Večina predlog ima jasno označena področja, kjer lahko vnašate imena, ure, teme pogovorov, naslove odsekov itd. Izpolnite vsa ustrezna polja, da dokončate svoj dnevni red, in nato preverite, ali so v vašem delu napake. Kakor koli so lahko uporabne predloge koledarja, vas ne varujejo pred črkovanjem, slovnico in stvarnimi napakami.
   • Polja ne puščajte praznih. Nič ni videti bolj ljubiteljsko kot recimo vrstica v urniku, v kateri piše samo »Type Here«. Če iz nekega razloga obstajajo deli predloge, ki jih ne želite izpolniti, jih izbrišite, namesto da jih pustite prazne.
4. Naredite manjše spremembe, da prilagodite koledar svojim potrebam. Predloge dnevnega reda sestankov so lahko zelo koristne, vendar ni razloga, da bi se natančno držali privzetega sloga in postavitve koledarja. Vsebino in slog predloge lahko spremenite, kot se vam zdi primerno, da se prepričate, da koledar ustreza standardom, ki jih je vaše podjetje postavilo za vas in ki ste jih določili za sestanek.
   • Če se vam na primer zdi, da določena predloga izgleda zelo dobro, vendar je njena glava tako dolga, da vas moti, izbrišite vse nepotrebne odseke glave, kot se vam zdi primerno, če to storite tako, da postavitev dokumenta ni uničena ali pa je dnevni red videti grd.

2. del 2: Najboljše prakse za uporabo koledarja

1. Najprej izberite najpomembnejše teme. Pri načrtovanju sestankov je običajno dobra politika, da najpomembnejšo temo postavite na prvo mesto. S tem dosežete dve stvari. Prvič, vsem omogoča razpravo o teh pomembnih temah, ko so na robu in še niso utrujeni na začetku srečanja. Drugič, če se sestanek predčasno konča ali morajo nekateri udeleženci pred koncem oditi, zagotavlja, da so bile pomembne teme že obravnavane.
   • Sestanki ne potekajo vedno po načrtih. Če ob koncu sestanka izpustite majhne, ​​nepomembne teme, jih boste morda lahko rešili sami ali pa se sestali kasneje. Če pa ne morete zajeti glavnih tem pogovora, vaše srečanje ni uspelo doseči dela cilja, ki je lahko za vas neprijetno in neprijetno. Če najpomembnejše teme postavite na vrh svojega urnika, preprečite večinoma ta problem.
2. Držite se koledarskega urnika, vendar bodite prilagodljivi. Pri načrtovanju in izvedbi sestanka je ena največjih nevarnosti ta, da traja dlje, kot je bilo načrtovano. Zaposleni ga običajno imajo ne maram predolgi sestanki in to upravičeno, saj so lahko neverjetno dolgočasni in ljudem namesto tega preprečujejo resnično delo. Če želite, da sestanek poteka po urniku, bodite pozorni na uro in če imate priložnost, vljudno nadaljujte z besedami, kot je: "Resnično moramo preiti na naslednjo temo, če želimo pravočasno oditi. "
   • Vendar sestanki pogosto ne potekajo po načrtu, zato morate biti pripravljeni na odškodnino, če kateri koli del sestanka traja dlje, kot bi želeli. Bodite prilagodljivi in ​​čim bolj razpravljajte v omejenem času, ki ga imate za sestanek. Če je del sestanka na primer zapadel, lahko razpravo obrežete za druge dele sestanka ali pa povsem izpustite razmeroma nepomembne dele sestanka, da zagotovite, da se konča pravočasno.
3. Začnite pisati svoj dnevni red že pred sestankom. Čeprav koledarji niso nujno tako pomembni kot druge vrste poslovnih dokumentov (na primer poročila, preglednice podatkov, predstavitveni diapozitivi itd.), Še vedno želite, da je vaš koledar videti profesionalno in gladko, še posebej, če ga med srečanje. Če želite imeti dovolj časa za izdelavo kakovostnega dokumenta, začnite pisati svoj dnevnik čim prej.
   • Zgodaj začeti vam daje tudi prednost povratnih informacij o dnevnem redu sestanka. Skupna raba predhodne različice koledarja s sodelavci ali nadzorniki in zahtevanje njihovega prispevka vam lahko pomagata odpraviti napake in dodati manjkajoče podrobnosti, ki jih prej ni bilo. Če počakate do zadnje sekunde, da napišete koledar, morda ne boste imeli časa zahtevati te povratne informacije.
   • Čeprav se lahko dan pred sestankom izognete pisanju dnevnih redov za vsakdanje sestanke, lahko traja tedne, da se pripravite na pomemben sestanek.
4. Dnevni red delite z udeleženci sestanka. Če želite zagotoviti, da bodo vsi na sejo prišli s popolnim poznavanjem teme, o kateri se bo razpravljalo, boste želeli vnaprej deliti dnevni red z vsemi. Odvisno od poslovne kulture, v kateri delate, lahko to pomeni tiskanje več kopij in njihovo osebno izročitev ali preprosto pošiljanje koledarja kot priloge. Kljub temu, da koledar distribuirate, se pred pošiljanjem prepričajte, da v njem ni tehničnih napak.
   • Glede na pomembnost sestanka boste verjetno želeli udeležencem dati dnevni red vsaj uro ali dve pred sestankom. Na velikih pomembnih sestankih bo morda treba dnevni red poslati dan ali več vnaprej.
   • Ker so ljudje pogosto zasedeni ali pozabljivi, je pametno, če na sestanek prinesete nekaj dodatnih kopij dnevnega reda, če kdo pozabi svojega.

Nasveti

• Če se nekdo ne more udeležiti sestanka, razmislite o tem, da bi na vrhu dnevnega reda ustvarili rubriko "Napovedan odsotnost" ali pa pustite prostor za to in ga preprosto objavite med sestankom.
• Odličen vir za enega produktivno sestanek uporablja "DARV": cilji, dnevni red, vloge in odgovornosti. Najprej bi ga moral imeti vaš sestanek cilj imeti. Če imate samo sestanek za posredovanje informacij, ne izgubljajte časa ljudi s sestankom. Pošljite jim glasilo. Cilj mora imeti aktivno komponento in, če je mogoče, izdelek za prikaz: "Nastavite četrtletne cilje za ekipo". Dnevni red je seznam tem, s katerimi se boste lotili, da bi dosegli ta cilj, s časovno omejitvijo, da boste ostali na pravi poti. Na primer, "1. Preverite stanje zadetkov zadnjega četrtletja (15 minut), 2. Morebitne druge poslovne predloge za cilje (20 minut), 3. Izberite 5 najboljših ciljev (10 minut) itd." Za vloge in odgovornosti določite, kdo vodi sestanek, kdo si zapisuje in kdo dodeli elemente dejanj, ki izhajajo iz sestanka.
• Če ima vaše podjetje poseben obrazec za koledarje, ga uporabite kot predlogo. Ponekod je nujno upoštevanje formule.
• Odvisno od tega, kaj imajo vaši kolegi raje, je koristno, če imate rok, da ljudje predlagajo ideje za dnevni red. Navedite datum in čas zaključka in se ga držite. Naredite prostor za dodatke tam, kjer izboljšajo koledar ali ko dogodki nadomestijo vaš prvotni koledar.