Vsebina

• Stopati
• Nasveti

Pisanje pisem je umetnost sama po sebi, ki lahko določi, ali bodo vaše besede vzeli resno ali jih bomo prezrli. Ne glede na to, ali pišete spremno pismo, pismo prijatelju ali preprosto e-poštno sporočilo kolegu, se mora vedno začeti z dobro napisanim uvodom, ki pritegne bralčevo pozornost in prisili v nadaljnje branje.Če se naučite, kako pristopiti do prejemnika, kako napisati privlačno uvodno vrstico in kako napisati zanimiv uvod, vam bo vse to pomagalo napisati pismo, vredno branja.

Stopati

1. Natančno ugotovite, komu naj bo pismo poslano. Osebni pozdrav bo človekovo pozornost pritegnil veliko hitreje kot splošni pozdrav. Poleg tega kaže, da lahko najdete ključne osnovne informacije, kot je ime osebe, ki ji pišete.
   • Če pišete spremno pismo ali katero koli drugo poslovno pismo, si vzemite nekaj minut, da izveste ime prejemnika. Običajno boste z malo raziskave našli ime vodje kadrov, koordinatorja kadrov ali direktorja, s katerim boste opravili razgovor. Če informacij ne najdete na internetu, lahko vljuden telefonski klic pogosto pojasni, na koga nasloviti vaše pismo.
   • Na splošno se je najbolje izogibati pozdravom, kot je "Spoštovani". Takšen pozdrav sploh ni oseben, zato bralec ne bo navdušen, kar pomeni, da se vaše pismo morda ne bo spomnilo, če ga sploh preberete.
     • Na primer, predstavljajte si, da ste vi tisti, ki najemate ljudi, in prejmete dve pismi - eno s pozdravom "Spoštovani" in drugo s svojim imenom. Katerega prosilca pričakujete, kdo bo bolje opravil svoje delo in ga je zato vredno najeti?
2. Če ne najdete natančnega imena osebe, ki ji pišete, se ne motite! Včasih so te informacije namerno prikrite. V teh primerih je sprejemljiv izraz "Spoštovani".
   • Če na primer pošljete priporočilno pismo ali uradno pismo nekomu v podjetju, katerega imena ne poznate, je v redu, če uporabite splošni pozdrav, kot je »Komu to lahko pomeni«.
3. Začnite pismo s pravilnim pozdravom. Če veste, komu pišete, je preprosto "Draga * ime osebe *". Z nekaj izjemami se vedno nagovori določena oseba.
   • Če pišete nekomu pomembnemu, na primer vladnemu uradniku, profesorju ali verski osebnosti, uporabite posebno obliko naslova za to delovno mesto.
     • Če na primer pišete pooblaščenega rabina, mora biti vaš pozdrav "Dragi rabin * Priimek *" ali "Dragi rabin"; če pišete predsedniku ZDA, je vaš pozdrav "Spoštovani gospod predsednik."
     • Večina naslovov podjetij ne zahteva posebne oblike naslova; "Dragi izvršni direktor Bill Gates" je primer precej slabe in neokrnjene zveneče oblike nagovora. Pravniki in pravniki so pomembne izjeme.
4. Dvakrat preverite črkovanje imena prejemnika. Napačno črkovano ime je zelo žaljivo in predvsem zelo površno.
   • Ne samo previdno pri tujih zvočnih imenih in nazivih delovnih mest, temveč tudi pri tistih, ki jih lahko zlahka črkujete, če ste malomarni. Tudi če ne poznate razlike med recimo Johnom Smytheom in Johnom Smithom, bosta obe družini takšno napako verjetno vzeli povsem resno.
   • Bodite previdni pri uporabi naslovov delovnih mest kot oblike naslova. Uporaba napačnega naziva delovnega mesta je lahko zelo žaljiva. Na primer, podobno zveneč naslov delovnega mesta, kot sta »Assistant Regional Manager« in »Assistant Regional Manager«, je lahko zmeden.
5. Začnite s privlačno odpiralno črto. Uvodna črka črke opozori in nastavi ton za preostali del črke. Primerjajte pisanje pisma z ribolovom in si omislite ribiško vabo v uvodnem stavku. Bralca želite privabiti, da ga nato ujame s pomočjo te uvodne vrstice.
   • Ko pišete spremno pismo, želite, da vaše pismo izstopa iz vseh neštetih drugih spremnih pisem, s katerimi tekmujete. Če na primer na začetku svojega pisma izpostavite svoje najbolj edinstvene in zanimive dosežke, boste zagotovili, da boste zagotovo opaženi in da boste bralca, upajmo, prepričali, da želi izvedeti več o vas.
   • Izogibajte se uporabi zapletenih ali nerodnih stavkov v poslovnih pismih. Del umetnosti pisanja črk je uporaba pravih besed. Ne pozabite, da je prejemnik verjetno že prebral veliko pisem, kot je vaše. Poskusite izstopati!
   • Izogibajte se stavkom, kot je "Pozdravljeni. Moje ime je ... "," Pisem pišem, ker ... "ali" Mislil sem napisati ... ". Ti so pogosti, a nepotrebni - vaše ime je že omenjeno v pismu, razlog, da pišete, mora biti jasen in nihče vas ne bere v mislih - berejo to, kar pišete.
6. Dokažite se v prvem odstavku. Prvi odstavek je nadaljevanje vaše izjemne uvodne vrstice. Včasih je en stavek vse, kar potrebujete za dokončanje prvega odstavka.
   • Poskusite ustvariti zanimanje skozi prvi odstavek. Vaš prvi odstavek je nekakšna poskusna različica preostalega pisma - če bralcu vaš prvi odstavek ni všeč, morda ne bo prebral preostalega dela vašega pisma. Začnite močno! Če na primer pišete spremno pismo in želite našteti svoje dosežke pri delu, ne začnite z najmanj pomembnimi dosežki - bralec je morda nehal brati, preden je prebral vaše najpomembnejše dosežke!
   • V poslovnih pismih in spremnih pismih v prvem odstavku bodite zelo jasni, kaj lahko storite za prejemnika in zakaj pišete.
     • Ko napišete vodilni stavek, na primer »Sem zelo izkušen referent v računalniški trgovini in vem veliko o računalnikih,« se bo bralcu zdel nesmiseln, ki bralca ne zanima. Del, kot je "Z dolgoletnimi izkušnjami lahko prispevam k uspehu vaše računalniške trgovine. S svojim strokovnim znanjem lahko svetujem po meri vsakemu kupcu. "Je že zdaj bolj natančen in zveni kot nekaj, kar bralec potrebuje, zaradi česar je očaran in nadaljuje.
7. Vzpostavite svojo povezavo v prvem odstavku. To je še posebej pomembno za poslovna pisma, kjer ima bralec omejen čas, zato vašega pisma morda niti ne boste prebrali. V prvem odstavku mora biti navedeno, kdo ste, in namen vašega pisma. Če je primerno, lahko omenite prejšnji pogovor ali stik, da osvežite bralčev spomin, da bo jasno, kdo ste. Lahko navedete, kdo vas je napotil. Očitno morate jasno povedati, kako super ste, vendar pazite, da vas ne bodo razumeli kot hvalisanje.
   • Na primer izjava, kot je "Pišem kot odgovor na naš pogovor 20. junija glede dogovora čez most", natančno navaja temo pisma. Izjave, kot so te, so zelo koristne za bralce - vključujejo podrobnosti prejšnjega stika in se prijazno spomnite, o čem je bil stik, tako da vaše pismo postane nadaljevanje prejšnjega pogovora, ne pa nenadna in morda nepomembna prekinitev.
   • Prekini. Nihče ne želi brati preveč dolgočasnih besedil - in zakaj bi bilo težko brati, ko pišete pismo nekomu, od katerega nekaj potrebujete?
   • Poskusite, da bo vaš prvi odstavek jedrnat in enostaven za branje, pa tudi zanimiv. Če se to sliši težko, no ... zdaj veste, zakaj je pisanje črk samo po sebi umetnost!

Nasveti

• Za rutinsko in neformalno dopisovanje izpustite pozdrav ("Dragi tako in tako"). Primeri vključujejo pisma, poslana znotraj podjetja, ali osebna e-poštna sporočila, memorandume in uradno poročanje.
  • Pismo se razlikuje od memoranduma, obvestila ali odprtega pisma, ker je naslovljeno na eno osebo. Če na primer pišete zahtevo, naslovljeno na veliko različnih ljudi, ki jih želite, ali obvestilo, da se je nekaj zgodilo ali se bo zgodilo, razmislite o spremembi oblike sporočila.
• Če pošljete pomembno pismo, naredite kopijo. Iz kakršnega koli razloga želite imeti kopijo zase, takoj ko bo vaše pismo poslano, ga ne bo več, zato je pametno, da naredite kopijo.
• Neformalnost ima dve plati - lahko izboljša ali uniči vaše pismo. Zaradi neformalnega tona lahko vaše pismo izstopa in pomaga razumeti vaše stališče, lahko pa je tudi neprofesionalno in neresno. Odvisno je le od vašega prejemnika. Če prejemnika ne poznate, vedite, da je neformalnost lahko tvegana.
• Zelo koristno je, če lahko z nekaj besedami izrazite pomembne stvari, zlasti v poslovnem kontekstu. Za prosilce je vaša prva preizkušnja sposobnost dobre in jedrnate komunikacije v spremnem pismu. Za ta pisma si vzemite dodaten čas in se prepričajte, da v celoti obvladate osnove, na primer uporabo pravilnega pozdrava.