Vsebina

• Stopati
• 1. del od 4: Kartiranje in priprava vaših navodil
• 2. del od 4: Opis zadeve
• Del 3 od 4: Ugotavljanje zaključkov in priporočil
• 4. del od 4: Preverjanje navodil
• Nasveti

Poročilo opisuje določeno temo in njeno ozadje, običajno za vladnega uradnika ali drugega oblikovalca politike. Ti odločevalci se morajo vsak dan težko odločiti za različne teme in nimajo časa, da bi podrobno raziskovali vsako vprašanje. Briefing pomaga posamezniku opozoriti na posamezno vprašanje in opisuje pomembne podrobnosti, ki bi jih moral poznati. Nato na sestanku predlagajo rešitve in predlagajo izboljšave. Sposobnost pisanja poročil je koristna veščina za študente, poslovneže, politike in aktiviste. Prepričljiv informativni sestanek je kratek, dobro organiziran in zajema najpomembnejša in najpomembnejša dejstva in rešitve.

Stopati

1. del od 4: Kartiranje in priprava vaših navodil

1. Določite obseg navodil. Obseg vključuje tako globino kot dolžino navodil. V kakšnih podrobnostih boste pokrivali temo? Koliko različnih tem boste pokrivali? To je odvisno od tega, koliko informacij lahko najdete in koliko informacij morate predložiti v podporo svojim zahtevkom.
   • Določitev obsega navodil je pomembna, saj bralcu omogoča natančno vedeti, o katerih informacijah se razpravlja in o katerih ne.
2. Spoznajte svoje občinstvo. Preden začnete pisati navodila, je pomembno vedeti, kdo ga bo prebral. To nadzoruje izbire, ki jih boste sprejeli v dokumentu. Preden začnete, razmislite o naslednjih vprašanjih in če odgovorov še ne poznate, poskusite ugotoviti naslednje:
   • Kdo bo prebral ta dokument? Vladni uradniki? Poslovni voditelji? Novinarji? Kombinacija teh?
   • Koliko bralec že ve o tej težavi? Ali sploh kaj vedo o tem? Kaj mora bralstvo ve?
   • Kakšno avtoriteto ima bralec glede tega? Kakšne spremembe lahko spremeni?
3. Načrtujte glavne točke. Preden začnete pisati poročilo, si v mislih ali v orisu načrtujte glavne točke, na katere želite opozoriti.
   • Ker poročilo običajno ni daljše od ene ali dveh strani, mora biti kratko. Oblikovalci politik so zelo zaposleni in vaša težava ni edina na njihovem krožniku. Ni prostora za nepotrebne informacije ali dolgotrajna pojasnila. Vnaprej se odločite za svoje glavne točke za pripravo jedrnatega informativnega sestanka.
4. Razmislite o uporabi predloge. Oblika foruma ne sme biti preveč zapletena, vendar si lahko prihranite čas s prenosom ene izmed številnih brezplačnih spletnih predlog za ustvarjanje informativnih dokumentov v programu MS Word.
   • Predloga vam lahko pomaga organizirati misli in hitreje pripraviti informativni sestanek.
5. Pripravite ime, datum in zadeve. Če ne uporabljate predloge, morate najprej napisati ime, datum in vrstice zadeve.
   • Ime ustreza osebi, na katero je naslovljen informativni sestanek.
   • Datum ustreza datumu predložitve poročila.
   • Zadeva naj z nekaj besedami opiše glavno temo sestanka, na primer »Razširjenost ustrahovanja v šoli v regiji Utrecht.« To bralcu omogoča, da brez potrebe po ogledu dokumenta ve, kaj težava je v tem, da se bo zdravilo.
6. Razmislite o vključitvi povzetka. Nekateri informativni sestanki vključujejo povzetek na začetku informativnega sestanka, ki v nekaj točkah povzema celotno besedilo. Odločite se, ali želite to narediti, in če je tako, si rezervirajte prostor za ta odsek.
   • Za zelo zasedenega bralca je povzetek pred časom glavni, zato olajša pregledovanje preostalega dela dokumenta.
   • Dobro oblikovan informativni sestanek je pogosto dovolj kratek, da ta odsek postane odveč. Če pa obstajajo vprašanja, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje, je to lahko način opozarjanja na nujnost informativnega sestanka z jasnim navedbo časovnega okvira v povzetku.
   • Povzetek ne sme presegati treh do štirih točk.

2. del od 4: Opis zadeve

1. Sestavite uvod, ki povzema zadevo. V naslednjem delu napotkov je treba podrobno opisati težavo ali težavo. Začnite s kratkim odprtjem, običajno imenovanim "Problem" ali "Cilj", ki v enem ali dveh stavkih opisuje glavno težavo, na katero se osredotoča poudarek in / ali zakaj ste ga ustvarili.
   • Na primer, lahko napišete nekaj takega: "V šolah v regiji Utrecht se je povečalo število incidentov nasilnega ustrahovanja." Trenutna disciplinska politika morda ne bo zadostovala za reševanje tega vprašanja. "
2. Zagotovite pregled najpomembnejših dejstev / ozadij. Naslednji odsek, "Razmisleki" ali "Ozadje", mora vsebovati podrobne informacije o stanju težave ali težave s poudarkom na nedavnem razvoju in / ali trenutnem stanju.
   • Ta oddelek mora vsebovati informacije, ki so potrebne bralcu, da se o tej zadevi odloči. Informacije, ki za ta namen niso potrebne, pa naj bodo še tako zanimive, lahko izpustite.
   • Če tega še niste storili, pred pisanjem tega razdelka opravite nekaj raziskav. Informacije v tem oddelku morajo biti čim bolj natančne, natančne in posodobljene.
   • Če je potrebno, prevedite informacije za občinstvo, da bo ta razdelek jasen in preprost. Izogibajte se žargonu, tehničnemu jeziku ali informacijam, ki niso neposredno zanimive za javnost.
   • Uporabite statistične podatke in podatke, kjer je to primerno, vendar razložite stvari tako, da jih bo vaše občinstvo lahko hitro in enostavno razumelo.
3. Pustite svoje mnenje. Vaše mnenje o tej situaciji in / ali o tem, kaj je treba storiti, ne spada v ta odsek. Držite se dejstev.
   • Lahko pa se pogovorite o prednostih in slabostih različnih predlaganih ali sedanjih ukrepov, pri čemer ugotovite prednosti in slabosti vsakega.

Del 3 od 4: Ugotavljanje zaključkov in priporočil

1. Naj bo ustrezen. Navodila naj se zaključijo z oddelki, kot so "Zaključek" in / ali "Priporočila" ali "Naslednji koraki". Takšno zaprtje bi moralo razjasniti, zakaj bi moral biti vaš bralcu ta zadeva pomembna.
   • Poskusite zadevo neposredno povezati z bralčevim lastnim interesom, da bo vaše poročanje bolj prepričljivo.
   • Na primer, lahko rečete nekaj takega: "Zaradi ustrahovanja starši razmišljajo o zasebni šoli. Povezani so z nižjimi ocenami in uspešnostjo, zaradi česar so naše šole v očeh družbe videti manj učinkovite. Zmanjšujejo možnosti regije za financiranje z državnimi nepovratnimi sredstvi in ​​zasebnimi sredstvi. "
2. Predlagajte rešitev. Številni informativni sestanki ponujajo predlagano rešitev opisane težave in jo povezujejo s spremembo politike za izboljšanje stanja.
   • Nekateri sestanki opisujejo predlagane rešitve v oddelku z naslovom "Priporočila", nekateri avtorji pa imajo raje "Naslednje korake", ker menijo, da ima mehak občutek in je manj predrzen ali agresiven. Ne pozabite, da je bralec tisti, ki ima zadnjo besedo in odloča o zadevi, ne vi.
   • Ta odsek ni nujno "uravnotežen" kot odsek za ozadje / premisleke. Tu lahko izrazite svoje mnenje o tem, kaj je treba storiti.
   • Vendar je treba opozoriti, da vam ni treba zagotoviti nobene posebne rešitve. Lahko pa preprosto navedete nekaj možnosti z njihovimi prednostmi in slabostmi in bralca pozovete, naj razmisli o teh odločitvah in na nek način ukrepa, da bi to težavo odpravil. Ni nujno, da določite, kateri ukrep bi bil najprimernejši.
3. V podporo svojim argumentom uporabite dejstva. Vaši predlogi v tem zadnjem poglavju bi morali logično izhajati iz informacij v prejšnjih oddelkih. Z dejstvi, ki ste jih predstavili, pokažite, zakaj je rešitev, ki jo predlagate, dobra rešitev.
   • Poskrbite, da bo predlagana rešitev jasna in neposredno povezana s težavo, kot ste jo opisali. Recimo, da ste v prejšnjem poglavju omenili pomanjkanje programov za preprečevanje ustrahovanja. V tem poglavju je smiselno predlagati tak program in morda drugim šolam opozoriti na njegovo učinkovitost. Če še niste omenili nobenega preventivnega programa, se takšna rešitev zdi nenadoma.

4. del od 4: Preverjanje navodil

1. Navodila naj bodo bolj jedrnata. Poročilo ne sme presegati dveh strani. Če je bil sestanek daljši od tega, morate najprej v fazi nadzora poiskati koščke, ki jih lahko izpustite.
   • Poiščite informacije, ki niso povezane s temo ali so zanje manj pomembne, in odstranite to gradivo, še posebej, če niso povezane z rešitvami, ki jih ponujate.
   • V isti luči ne sme manjkati pomembnih informacij, potrebnih za to, da bo vaš argument jasen in prepričljiv. Morda boste morali nekatere podatke zamenjati za druge.
   • Pri urejanju besedila se poskusite postaviti v kožo politika ali birokrata. Pomislite, koliko informacij dobijo ti ljudje vsak dan. Ne prispevajte k težavi. Bodite del rešitve, tako da zagotovite informacije, potrebne za odločitev - nič več, nič manj.
2. Odstranite tehnični jezik. Med fazo urejanja bodite pozorni na tehnični jezik ali žargon, zaradi katerih bo vaše poročanje manj dostopno. Tudi če ste se temu med pisanjem poročila skušali izogniti, je mogoče, da so se nekateri dokumenti znašli v dokumentu.
   • Še posebej, če ste strokovnjak za temo, o kateri pišete, lahko za trenutek enostavno pozabite, da je vsakdanji jezik za vas morda težko razumljiv.
   • Upoštevajte, da ljudem, ki teme ne poznajo preveč, tudi ni vedno takoj jasno, zakaj je nekaj pomembno. Oblikovalci politike običajno ne morejo biti strokovnjaki za vsako temo, o kateri se morajo odločiti.
3. Prepričajte se, da je struktura smiselna. Poskrbite, da glavna dejstva, ki ste jih zabeležili, logično izhajajo iz zadeve, kot ste jo povzeli. Preverite tudi, ali vse predlagane rešitve dejansko obravnavajo tiste najpomembnejše vidike.
4. Pazljivo preverite svoje delo, če ni napak. Po preverjanju dolžine in poteka sestankov še enkrat natančno preglejte besedilo in se prepričajte, da vanj niso prišle nobene napake.
   • Bralec naredi kratke napotke s pravopisnimi, slogovnimi ali slovničnimi napakami manj resnimi. Če pošljete tak kratek prispevek, lahko storite več kot škode, saj lahko s tem diskreditirate.

Nasveti

• Oglejte si sestanke, ki so jih napisali ugledni voditelji in profesorji, da se seznanite s svojim slogom prepričevanja.
• Upoštevajte, da čeprav je vaše navodilo namenjeno določeni osebi, ga lahko preberejo drugi - osebje, kolegi in celo mediji. To je dober razlog, da ohranite svoj jezik čim bolj dostopen, tudi če predvideni bralec nekaj pozna to temo.