Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Priprava poročila o uspešnosti
• 2. del od 3: Ustvarjanje smiselne vsebine
• 3. del od 3: Uporaba učinkovitega jezika
• Nasveti

Ali morate napisati poročilo o uspešnosti? Številna stališča to zahtevajo in pogosto gre za samoocene, ki zahtevajo, da poročate o tem, kar ste počeli skozi vse leto. Morda so vam naročili, naj namesto tega napišete poročilo o sestanku. Znanje o tem, kako pravilno napisati takšno poročilo, lahko veliko spremeni, ali vas dojemajo kot uspešnega ali ne.

Stopati

1. del od 3: Priprava poročila o uspešnosti

1. Začnite s povzetkom. Povzetek pregleda na vrhu ocene. Obvestite bralce o celotni uspešnosti.
   • Morda pišete poročilo o uspešnosti za neprofitno organizacijo. Lahko povzamete uspehe, na primer organiziranje uspešnih dogodkov za zainteresirane strani, pridobitev prepoznavnosti v industriji in razširitev baze strank.
   • Povzetka vam ni treba natrpati s podrobnostmi. Tu povzemate najpomembnejše točke. Zagotovite pregled. Poskusite, da poročilo ne bo predolgo. Dve strani je dobro pravilo, razen če delodajalec nima posebne želje. Vprašajte svojega delodajalca, ali obstaja priporočena oblika.
2. Navedite podrobnosti v podporo vsaki točki povzetka. Zdaj morate na začetku utemeljiti glavne točke povzetka, podrobneje pa v poročilu.
   • Uporabite oris besedila. Organizirajte različna področja v svojih odstavkih in uporabite podnaslove pod vsakim naslovom. Na primer, eden od vaših odstavkov se lahko imenuje "Organizirani dogodki".
   • Pod takim naslovom lahko objavite (z oznakami ali črkami) kratek povzetek vsakega dogodka, njegovega namena in tega, kako je pomagal poslanstvu skupine. Tukaj bodite natančni.
3. Uporabite profesionalno obliko. Ne zbirajte poročila. Želite, da je poročilo videti dobro organizirano, v profesionalni pisavi in ​​na lepem papirju.
   • Ustvarite naslov in ga centrirajte na vrhu strani. Za organiziranje informacij uporabite krepke podglavice.
   • Na vrhu poročila navedite osnovne informacije. Predstavite datume, ki jih zajema ocena, ter ime in naziv osebe, ki jo je ustvarila.
4. Hranite dnevnik za celotno zadevno obdobje. Postane veliko lažje, če spremljate napredek, kot se zgodi.
   • Hranite dnevnik ali mapo, kjer spremljate svojo uspešnost v ocenjevalnem obdobju. To vam bo precej olajšalo življenje, ko bo čas za pisanje poročila.
   • Če tega ne storite, lahko pozabite na pomembne dosežke, ki so se zgodili na začetku obdobja.

2. del od 3: Ustvarjanje smiselne vsebine

1. Spomnite ljudi na svoje cilje in pričakovanja glede uspešnosti. Ljudje morate opomniti, kakšni so bili cilji na začetku ocenjevalnega obdobja. Kakšni so bili cilji? Kakšna so pričakovanja od naloge? Če ne veste, naj vam ga priskrbi delodajalec.
   • Nato razložite, kako so bili doseženi s prikazom dejanskih številk. Bistvo je primerjati, kakšne so bile vaše dejavnosti ali rezultati glede na prvotne projekte.
   • Na primer: če ste zbrali več denarja, kot je bilo pričakovano, bo to pozitivno prišlo do vlagateljev ali nadrejenih. Če pa ne navedete merila uspešnosti, je težje oceniti, ali in v kolikšni meri je bil to uspeh.
2. Navedite posnetke. Vključite nekaj grafov ali grafikonov, če menite, da pomagajo bralcu pri oceni podatkov, ki jih predstavljate.
   • Ne pozabite, da bodo nekateri bralci poročilo le posneli, ker bodo verjetno zasedeni. Vizualni pripomočki lahko zato pogosto nekoliko bolj učinkovito predstavijo vaše stališče.
   • Bralnika pa ne zasipajte s preveč grafikoni. Izberite enega ali dva grafa, ki poudarjata glavne točke.
3. Osredotočite se na CAR. Ta tehnika vam pomaga dokumentirati vašo uspešnost. To pomeni izziv, akcija in rezultati. To vam bo pomagalo organizirati nastop.
   • Oglejte si izziv naloge. Nato opišite ukrepe, ki ste jih izvedli za odpravljanje težave, in dokumentirajte svoje rezultate. Recimo na primer, da ste vodja restavracije. Lahko bi zapisali: Izziv - vrstice so se pred časom večerje predolge in pritožbe strank povečale za 10 odstotkov. Ukrep - Natakarica, razporejena eno uro prej, da bi povečala število zaposlenih med zasedenimi urami. Rezultat - Pritožbe strank glede dolgih čakalnih dob so se zmanjšale na dve, kar je 80-odstotno zmanjšanje.
   • Glavna točka je, da smo tu konkretni. Splošni dosežki, kot je "sem timski igralec", nimajo veliko smisla, ker lahko kdo reče take stvari. Ključno je povezati rezultate s ključnimi vprašanji in dokazati uspeh s podatki in specifikacijami.
4. Navedite svojo metodologijo. Če je vaš program vključeval neko obliko zbiranja podatkov, je dobro na kratko razložiti metodologijo, ki ste jo uporabili.
   • Bralcem sporočite razlog za izbrano raziskovalno metodo. Pojasnite prednosti in rezultate raziskave. Zakaj je bila to verodostojna metoda? Na primer, v restavracijskem scenariju pojasnite, zakaj je smiselno pritožbe uporabljati kot metodologijo.
   • Pojasnite, kaj pomenijo raziskovalni podatki in kaj ste poskušali doseči z raziskavo.
5. Osredotoči se nate izvedba. Če želite natančno prilagoditi dosežke, ki jih želite predstaviti, pomislite, na kaj ste najbolj ponosni v tem obdobju. Mogoče je bil to vaš pomirjujoč učinek na zaskrbljene obiskovalce. Mogoče je bilo to treniranje drugih. Ne mečite preveč podrobnosti pred bralce.
   • Druga metoda, ki jo lahko uporabite za to, je metoda STAR. Ta metoda je sestavljena iz kratkega opisa situacije in naloge, ukrepov, ki ste jih izvedli, in rezultatov, ki ste jih dosegli. Kot pri metodi CAR je tudi tukaj cilj povezati težave z rezultati in razložiti, kako ste jih dosegli.
   • Osredotočite se na stvari, kot so težave, edinstvenost, prvič, visoka prepoznavnost, spoštovanje rokov, inovacije ter obseg in vpliv vašega dela.
   • Primer tega je pojasniti, da je bila letna fluktuacija zaposlenih 35 odstotkov, ko ste začeli kot vodja podružnice. Izvedli ste anketo o zadovoljstvu zaposlenih, vzpostavili mentorstvo zaposlenih in začeli tedenski sestanek osebja. Posledično se je fluktuacija zaposlenih zmanjšala na 15 odstotkov. Kot kaže ta primer, ni nujno, da je zmogljivost preveč dobesedna, če vsebuje pravilne povezave.
6. Pojasnite svojo vrednost. Ne povejte samo, kakšni so vaši rezultati, temveč tudi razložite, zakaj so te predstave koristne za organizacijo.
   • Recimo na primer, da ste začeli prirejati sestanke osebja. In potem? Kakšno vrednost je to ustvarilo za organizacijo? Dobro premislite. Če konkretne vrednosti ni, boste morda morali poudariti nekaj drugega.
   • Če so sestanki zaposlenih pomagali okrepiti moralo zaposlenih, kar dokazuje tudi upad bolniških dni (ki je delodajalcu prihranil denar), potem ste dokazali svojo vrednost.
7. Preden ga oddate, lektorirajte poročilo. Namen poročila o zaključku premagaš, če predaš nekaj nepovezanega, kar je neprofesionalno.
   • Lektorirajte poročilo zaradi slovničnih, ločil in črkovalnih napak. Poročilo pustite čez noč in ga znova preberite naslednje jutro. Poročila ne pišite v zadnjem trenutku.
   • Natisnite tiskano različico in jo med lektoriranjem preverite, ali ni napak. Včasih se človekove oči tako priklenejo na računalniški zaslon, da očitnih napak ni več mogoče opaziti.

3. del od 3: Uporaba učinkovitega jezika

1. Navedite negativne stvari na pozitiven način. Če nečesa, kjer niste izpolnili pričakovanj, je bolje, da se temu ne izognete. Naj to ne bo osrednji del poročila, ampak se osredotočite nanj.
   • Območja, kjer se še niste znašli, obravnavajte s pozitivnim jezikom. Na primer, osredotočite se na konkretne korake, ki jih sprejemate za reševanje problema, namesto da bi se osredotočili na krivdo ali opravičilo.
   • V poročilu o uspešnosti ne krivite drugih. Ostanite osredotočeni na to, kar ste storili. Ostani pozitiven. Osredotočite se na stvari, ki ste jih vi ali vaša skupina dobro opravili. Določite področja, ki jih lahko poudarite.
2. Uporabite številke in statistiko. Če ste lahko zelo natančni, bodo vaši odgovori videti bolj verjetni. Kjer je mogoče, utemeljite svoje besedilo z nečim merljivim.
   • Splošni presežniki, kot sta "odlično" ali "zanesljivo", nimajo veliko smisla. Vsakdo lahko reče, da je nekomu rekel, da ste imeli "odlično leto".
   • Zapomni si to besedno zvezo: Ne povej, pokaži. Namesto da ljudem pripovedujete, da ste imeli odlično leto, jim s podrobnostmi in podatki pokažite svoje dosežke. Namesto da bi rekli, da ste dobri v odnosih s strankami, citirajte rezultate raziskav o zadovoljstvu strank, prejetih pisem in zmanjšanja števila pritožb strank.
   • Številke uporabe. Reči, da ste upravljali veliko število zaposlenih, ne pomeni veliko, če ni jasno, kako veliko je bilo to število. S številkami izrazite velikost proračuna in opišite velikost nalog.
3. Vedno govori resnico. Ne pretiravajte. Ne laži. Če vas ujame laž, boste lahko v velikih težavah.
   • Druga težava pri laganju, tudi zaradi očitne opustitve, je ta, da boste sčasoma izgubili zaupanje in se ne boste mogli izboljšati.
   • Pokažite raje iskreno oceno ocenjevalnega obdobja s slabostmi in pozitivnimi točkami. Odpravite slabosti. Samo poiščite pozitiven način za to.
4. Dajte drugim priznanje, ki si ga zaslužijo. Številni tečaji poslovnega in tehničnega pisanja priporočajo, da ne uporabljate zaimka "I". V nekaterih primerih lahko to storite v poročilu o uspešnosti.
   • Lahko na primer rečete: "Najel sem 100 ljudi." Ne pozabite pa tudi na druge ljudi, ki so prispevali k uspehom. Posvetujte se z ekipo (če je primerno).
   • Če niste videti arogantni, dobite dodatne točke. Spremenite stavčno strukturo, tako da se vsak stavek ne začne z besedo "I".

Nasveti

• Nikoli ne jezno zabeležite v poročilu o izvedbi. Skoraj vedno se splača ostati pozitiven.
• Uporabljajte strokovni, uradni jezik.