Vsebina

• Stopati
• Del 3 od 3: Načrtovanje delovnega poročila
• 2. del od 3: Priprava delovnega poročila
• 3. del od 3: Učinkovitost poročila
• Nasveti
• Opozorila

Pisanje delovnega poročila je lahko impresivno, čeprav je morda lažje, kot si mislite. Poročila o delu se običajno uporabljajo za razlago napredka delovnega projekta ali za sklepe in priporočila v zvezi z vprašanji na delovnem mestu. Če želite enostavno napisati učinkovito poročilo o delu, najprej začnite z upoštevanjem cilja, občinstva, raziskave in sporočila. Nato pripravite poročilo v standardni obliki poslovnega poročila. Na koncu lahko spremenite poročilo, da bo učinkovito.

Stopati

Del 3 od 3: Načrtovanje delovnega poročila

1. Določite cilj in predmet poročila. Mogoče vas je kdo prosil za poročilo. Cilj ali tema bo verjetno vključena v zahtevo. Če niste prepričani, kaj je cilj ali tema, razmislite, kaj sporočate svojemu občinstvu. Za pojasnila lahko zaprosite tudi svojega šefa ali nadzornika.
   • Na primer, cilj bi lahko bil analizirati poslovni problem, razložiti rezultate projekta, pri katerem ste delali, ali nadzorniku dati pregled vašega delovnega napredka.
2. Določite ton in jezik, ki ustrezata ciljni skupini. Upoštevajte, kaj ciljna publika že ve, kot tudi žargon, ki ga bodo razumeli. Pri pisanju delovnega poročila lahko pogosto uporabite bolj profesionalni jezik in žargon kot pri pisanju za splošno javnost.
   • Kdo bo prebral poročilo? V svojo publiko vključite vse, ki bi lahko razumno uporabili poročilo.
   • Če pišete za različne vrste bralcev, vključite vse potrebne informacije, da jih bo lahko razumel tudi najmanj obveščen bralec. Vendar uporabite naslove za vsak odsek, da bodo lahko obveščeni bralci preskočili informacije, ki so zanje nepotrebne. Za vsako občinstvo lahko vključite tudi rubrike, ki ustrezajo njihovim individualnim potrebam.
3. Zberite raziskovalno in podporno gradivo, če je primerno. Vključite materiale, ki ste jih uporabili za oblikovanje zaključkov ali oblikovanje priporočil. Na to se boste sklicevali med pripravo poročila in ga boste morda morali vključiti v priloge k poročilu. Pri pripravi poročila je treba vključiti naslednje stvari:
   • Finančne podrobnosti
   • Mize
   • Grafi
   • Statistika
   • Ankete
   • Vprašalniki
   • Pogovori s strokovnjaki, sodelavci, kupci itd.
4. Oglejte si svoj napredek, ko pišete poročilo o napredku. Dobro poročilo o napredku nudi hiter pregled vašega dela, kaj boste počeli in ali je projekt na pravi poti. Najbolje je, da na to pomislite kot na odgovor na vprašanja ljudi o vašem projektu. V poročilo vključite naslednje:
   • Se je rok projekta spremenil?
   • Katere naloge ste opravljali od zadnjega poročila o napredku?
   • Katere naloge boste nadaljevali?
   • Ste na dobri poti, da projekt zaključite pravočasno? Če ne, zakaj?
   • Na katera ozka grla ste naleteli in kako jih boste rešili?
   • Ste se kaj naučili ta mesec?
5. Naredite oris z informacijami, ki jih želite vključiti v svoje poročilo. Zapišite svoje ideje v oris in jih uporabite kot pripomoček za pisanje. Ko to počnete, pripravite naslove za svoje poročilo, da boste lažje organizirali, kaj naj rečete. Ni nujno, da je pregled pregleden ali dobro razvit, ker je samo za lastno uporabo.
   • Poročilo v večini primerov začnite z razlago rezultatov in zaključkov ali priporočil. Nato razložite, kako ste prišli do te točke, in svoje razloge, če je primerno.
   • Če boste sprejeli sporen zaključek ali priporočilo, najprej obrazložite postopek in razloge, da bo ciljna skupina lahko razumela, zakaj ste prišli na to idejo.

2. del od 3: Priprava delovnega poročila

1. Uporabite naslovnico ali naslovno stran. Naslovna stran mora vsebovati ime poročila, ki mu mora slediti datum v ločeni vrstici, ko ste ga poslali. V tretji vrstici navedete imena vseh avtorjev. Nato v četrto vrstico napišite ime svoje organizacije.
   • V nekaterih primerih lahko vključite tudi motivacijsko pismo, v katerem razložite, zakaj ste napisali poročilo, kaj vključuje in kaj menite, da bi morali narediti naslednje. To je pogostejše pri poročilih, ki so dolgo pripravljala ali zahtevala dodatna pojasnila, preden si bralec ogleda poročilo.
   • S poročilom o napredku na naslovni strani navedete svoje ime, ime projekta, datum in obdobje poročanja. Vsak element postavite v ločeno vrstico. Vsako vrstico lahko označite z "ime", "ime projekta", "datum" in "obdobje poročanja", ali pa samo navedete podatke.
   • Vprašajte šefa, ali obstajajo posebna priporočila za oblikovanje vašega delovnega poročila. On ali ona je najboljši vir za pripravo vašega poročila.
2. Navedite povzetek najpomembnejših informacij. Vključite svoje zaključke, utemeljitve in priporočila. Tako lahko razumete glavne točke poročila, ne da bi ga morali prebrati v celoti. Ni vam treba pisati podrobnih pojasnil, toda bralec bi moral razumeti, za kaj gre v poročilu. Povzetek naj bo od ene do petih strani.
   • Popolnega poročila vam ni treba povzeti. Osredotočite se le na glavne ideje v poročilu, kot so glavna priporočila ali sklepi, ki jih predstavljate.
   • Če pišete poročilo o napredku, lahko ta razdelek preskočite.
3. Vključite kazalo s tem, kar je v poročilu. Navedite naslove odsekov v kazalu in številke strani, kjer se ta odsek začne. To bralcem omogoča enostavno krmarjenje po poročilu in iskanje potrebnih informacij.
   • Za vsak odsek uporabite naslove in naslove, da bo poročilo lahko berljivo.
   • Ko pišete poročilo o napredku, vam običajno ni treba vključiti kazala, razen če vaš šef raje. Vendar za vsak odsek dodajte naslove in glave, da boste lažje krmarili po poročilu.
4. Napišite uvod za pregled poročila. Povejte bralcu, zakaj ste napisali to poročilo o delu. Povzemite kontekst poročila in razložite svoj cilj. Navedite vprašanja, na katera boste odgovorili, ali težavo, ki jo boste rešili. Navedite rok poročila in akcijski načrt z njegovo vsebino.
   • Uvod ni nujno dolg. Bodite neposredni in natančni, tako da bralec brez dolge razlage razume kontekst in namen.
   • Za uvod napišite dva do štiri odstavke.
   • V poročilu o napredku lahko uvod vsebuje največ en ali dva odstavka. Povzeti mora projekt in kaj želite doseči. Lahko tudi navedete, kaj ste že zaključili in kaj boste storili naprej.
5. Pojasnite rezultate ali zaključke, ki jih predstavite. Predložite osnovni pregled raziskav ali ocen, ki ste jih opravili v zvezi s tem projektom. Nato razpravljajte in razlagajte svoja opažanja in kako so povezana s temo poročila.
   • Ta oddelek v večini primerov vsebuje uvodni odstavek in seznam zaključkov, do katerih ste prišli.
   • Takole je videti en zaključek: "1. Naše prebivalstvo se stara, kar vodi do več zdravstvenih tveganj za naše stranke. "
   • Ko pišete poročilo o napredku, ne morete predstaviti rezultatov ali zaključkov. Namesto tega v odseku po uvodu navedite svoje dosežke ali opravljene naloge. V tem odseku lahko napišete tudi kratek odstavek z 2 do 4 stavki. Vendar je običajno dovolj seznam. Tu lahko navedete: "200 EUR, zbranih za plačilo festivalskega šotora," "Pogodbeno z načrtom zabave za upravljanje festivalskega načrtovanja" in "anketiranih 1500 prebivalcev, da bi zbrali prispevek javnosti."
6. Dajte vam priporočila za prihodnost. Vaša priporočila naj pojasnijo, kaj se bo zgodilo v prihodnosti. Pojasnite, kaj bodo prinesle rešitve in kako so povezane z vašimi sklepi. Po pisanju obrazložitve podajte priporočila v obliki akcijskih točk na oštevilčenem seznamu. Navedite svoja priporočila od najpomembnejših do najmanj pomembnih.
   • Na primer, lahko napišete: "1. Usposobite vse zaposlene za izvajanje oživljanja. "
   • Če pišete poročilo o napredku, raje navedite naloge ali cilje, ki jih želite doseči v naslednjem delovnem obdobju. Na primer lahko navedete »Poiščite dobavitelje za festival«, »Odobrite festivalske zasnove« in »Naročite promocijske plakate«.
7. Pogovorite se o postopku in obrazložitvi, ki so privedli do vaših sklepov. Pojasnite, kako ste obravnavali temo, težavo ali težavo. Preglejte svoja opažanja in nato razložite, kako vodijo do vaših priporočil. Razpravo ločite v različne oddelke z naslovi, ki bralcu povedo, kaj je v tem oddelku.
   • To vključuje daljšo razpravo o raziskavah in vrednotenjih.
   • Ta odsek bi moral biti najdaljši v zapisu.
   • Če pišete poročilo o napredku, lahko ta razdelek preskočite. Namesto tega vključite razdelek o ovirah, na katere ste naleteli med delom na projektu, in o tem, kako ste se jih lotili. Lahko bi zapisali: "Mnogi prebivalci ankete niso vrnili, ker ni šlo za poštnino. V prihodnje bomo v ankete vključevali predplačniško pošto ali prebivalcem omogočili, da anketo izpolnijo digitalno. "
8. Navedite vse reference, ki ste jih uporabili pri pripravi poročila. Reference lahko vključujejo članke iz revij, novice, intervjuje, ankete, vprašalnike, statistične podatke in druge povezane informacije. Navedite te reference na koncu poročila in označite stran kot "Reference".
   • Če ni določeno drugače, za poslovna poročila uporabite obliko APA.
   • Če pripravljate poročilo o napredku, lahko ta razdelek preskočite.
9. Navedite priloge materialov, kot so ankete, vprašalniki ali e-poštna sporočila. Vsako poročilo o delu ne potrebuje prilog. Lahko pa jih vključite, če želite bralcem posredovati gradivo, na katero ste se sklicevali, ali če želite zagotoviti dodatne informacije, ki jim bodo lahko pomagale bolje razumeti temo ali vaša opažanja. Vsako prilogo označite s posebno črko.
   • Na primer: "Dodatek A", "Dodatek B" in "Dodatek C."
   • Če pišete poročilo o napredku, vam tega odseka ni treba vključiti.
10. Zaključite kratek zaključek in povzetek svojih opažanj ali napredka. Morda vam ne bo treba sklepati, toda pisanje tega je lahko lep povzetek vaših prizadevanj. Sklep naj bo v treh do štirih stavkih, ki povzemajo informacije, ki ste jih predstavili v poročilu.
    • Lahko bi zapisali: "Projekt načrtovanja umetniškega festivala je v teku in bo končan po predvidenem roku. Zaključili smo 90% dejavnosti pred načrtovanjem in zdaj preusmerjamo pozornost na nakup potrebne opreme. Projekt nima neporavnanih ovir, vendar bomo postopno obravnavali vse prihodnje ovire. "

3. del od 3: Učinkovitost poročila

1. Uporabite jasne naslove, da boste občinstvu lažje krmarili po poročilu. Ustvarite neposredne naslove in pojdite naravnost na bistvo. Bralec mora natančno vedeti, kaj poročilo vsebuje.
   • Naslovi lahko vključujejo uvod, opravljene naloge, cilje za naslednje četrtletje, ovire in rešitve ter zaključke.
   • Naslove ujemajte s podatki v poročilu.
   • V poročilu o napredku so bralci verjetno vaš nadzornik, ekipa ali stranke.
2. Za sporočanje svojih idej uporabite preprost in neposreden jezik. Poročilo o delu ne sme vsebovati težkih besed in ustvarjalnih stavkov. Svoje stališče morate preprosto prenesti na bralca. Izrazite svoje ideje s čim preprostejšimi besedami in natančno.
   • Lahko bi zapisali: "Prihodki so se v četrtem četrtletju povečali za 50%," namesto "Prihodki so se povečali za 50%, da ustvarijo velike prihodke v četrtem četrtletju."
3. Napišite na kratko, da bo poročilo čim krajše. Odvečno pisanje vam zapravlja čas in bralce. Ne bodite površni in pojdite naravnost v posel.
   • Upoštevajte, da so nekatera delovna poročila lahko precej dolga, saj lahko vsebujejo veliko informacij. Vaše pisanje pa mora biti vedno kratko in jedrnato.
   • V redu je zapisati: »Prodaja se je v zadnjem četrtletju povečala, potem ko je prodajna sila zahtevala hladno klicanje«, namesto: »V zadnjem četrtletju smo videli eksponentno rast prihodkov, saj so bili naši nadarjeni in predani prodajalci potencialne stranke. kliče, da jih prosi, naj kupijo več izdelkov. "
4. Izrazite svoje ideje v objektivnem in nečustvenem jeziku. Držite se dejstev in bralcu dovolite, da sam sklepa na podlagi objektivnega pogleda na zadevo. Čeprav lahko dajete priporočila za težavo, ne poskušajte vzbujati čustev bralcev, da jih prepričate. Bralec naj oblikuje lastne ideje in presojo, ki temelji na objektivnem pogledu na dejstva.
   • Namesto da pišete: "Zaposleni brez angažiranosti imajo nizko moralo, zaradi česar je pisarna brez duše," bi lahko zapisali: "Zaposleni, katerih ocene produktivnosti so bile nižje od drugih, so poročali, da niso vpleteni."
5. Izogibajte se uporabi slenga in besede "I" v večini poročil. Morda je primerno, da v poročilu o napredku uporabite "jaz", ko pišete o projektu, s katerim delate sami. V nasprotnem primeru v poročilu o zaposlitvi ne uporabljajte besede "I" ali drugega slenga. Prav pa je, če pri usmerjanju stavka na predvidenega bralca uporabite "ti".
   • V poročilu naj bo vaš jezikovni strokovnjak.
6. Preglejte svoje poročilo in se prepričajte, da v njem ni napak. Slovnične in pravopisne napake spodkopavajo strokovnost vašega delovnega poročila. Bistveno je, da poročilo pregledate in se prepričate, da niste uporabili tipkarskih napak, nepravilnih besedil ali zlorabljenih besed. Najbolje je, da poročilo preverite vsaj dvakrat.
   • Če je mogoče, naj nekdo drug preveri poročilo namesto vas, saj je težko opaziti lastne napake.
   • Če čas dopušča, morate poročilo pustiti na strani vsaj 24 ur, preden ga preverite.

Nasveti

• Ko napišete prvo delovno poročilo, ga lahko uporabite kot predlogo za prihodnja poročila.
• Na svojem delovnem mestu verjetno že imate predlogo za poročila o delu. Če želite uporabiti predlogo za poročilo, se obrnite na nadzornika.
• Če je mogoče, oblikujte svojo obliko poročila na obstoječem delovnem poročilu vašega podjetja ali organizacije. Preverite datoteke v svoji pisarni ali prosite kolega ali nadzornika za kopijo obstoječega poročila.

Opozorila

• Če za primer uporabljate obstoječe poročilo, ne kopirajte besedila v njem. To je plagiat in verjetno vodi do poklicnih posledic.