Vsebina

• Stopati
• Del 1 od 2: Sestavljanje poslovnega pisma
• 2. del 2: Pisanje poslovnega pisma
• Nasveti

Ko vodite podjetje, boste verjetno morali pisati pisma svojim strankam. Morda jim boste morali povedati o novih dogodkih ali posebnih ponudbah ali pa se boste morali odzvati stranki, ki ima pritožbo v imenu vašega podjetja. Ne glede na razlog za vaše pismo, vedno uporabite profesionalni ton.

Stopati

Del 1 od 2: Sestavljanje poslovnega pisma

1. Uporabite profesionalno pisemsko glavo. Poslovno pismo predstavlja vaše podjetje. Izgledati mora torej značilno in kakovostno. Na njem mora biti tudi logotip podjetja ali blagovna znamka.
   • Pismo lahko sestavite s postavitvami v programu Microsoft Word. Ne pozabite uporabiti obstoječega logotipa ali blagovne znamke v pisemskem listu.
2. Odprite program za obdelavo besedil. V računalniku morate vedno ustvariti poslovno pismo.
   • Ustvarite nov dokument in nastavite robove dokumenta na 1 palec.
   • Uporabite serifno pisavo, na primer Times New Roman, Georgia ali Ariel. Uporabite velikost pisave, ki ne sme biti večja od 12, vendar manjša od 10. Pisma ne bi smelo biti težko prebrati zaradi nepravilne pisave ali velikosti.
   • Uporabite en sam razmik.
3. Uporabite obliko bloka. Blok obrazec je najpogostejša oblika za poslovna pisma. Z njim je tudi najlažje delati. Vsak naslov mora biti nasproti levega roba, za vsakim naslovom pa bo presledek. Začetek od zgoraj navzdol mora imeti vaše poslovno pismo naslednje naslove:
   • Trenutni datum ali datum, ko ste poslali pismo. Datum je pomemben, saj ga lahko uporabite za vaše zapise in zapise naslovnika. Nato se lahko uporablja tudi zakonito. Zato se prepričajte, da je datum pravilen.
   • Naslov pošiljatelja. To je vaš naslov, oblikovan v standardni obliki naslova. Če je vaš naslov že na zaznamku, lahko ta korak preskočite.
   • Naslov naslovnika. Ta sestoji iz imena in naslova osebe, ki ji pišete pismo. Uporaba gospoda / gospe ni obvezna. Torej, če na primer pišete Nini de Vries, lahko del Mevrouw izpustite.
   • Preambula. To je lahko "Draga gospa de Vries" ali "Draga Nina de Vries". Če niste prepričani, kdo bo prebral pismo, uporabite "Spoštovani". Lahko uporabite tudi "L.S.", vendar le v skrajnem primeru, če ne veste, kdo bo bral vaše pismo.
   • Telo pisma. Temu se bomo posvetili več v nadaljevanju tega članka.
   • Zaključek pisma s podpisom. To je lahko "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem".

2. del 2: Pisanje poslovnega pisma

1. Ugotovite, kdo je vaša ciljna skupina. Ton pisma mora biti vedno profesionalen, ne glede na ciljno skupino. Morda pa boste morali spremeniti jezik ali izbiro besed glede na prejemnika. Če pišete oddelku za kadre drugega podjetja, bi morali biti bolj formalni v svojem jeziku. Če pa pišete določeni stranki, lahko uporabite nekoliko bolj ležerni ali ležerni jezik.
   • Določitev ciljne skupine pomeni tudi, da ste lahko jasni do ciljne skupine. Izogibajte se uporabi terminologije, ki je vaš bralec ne razume. Na primer, stranka verjetno ne pozna okrajšav, ki se uporabljajo za vesoljski program vašega podjetja, zato jih ne uporabljajte v pismu.
   • Zlato pravilo pisanja dobrega poslovnega pisma je biti jasen, jedrnat in vljuden.
2. V prvem stavku navedite namen pisma. Upoštevajte namen pisma. Ali je treba vaše stranke obvestiti o vaši novi lokaciji? Ali želite opozoriti kupca na neplačani račun ali neporavnano stanje? Ali odgovoriti na pritožbo stranke? Glede na ta cilj ustvarite osnutek za prvi stavek, ki bo bralcu takoj sporočil, za kaj gre v pismu. Ne bodite nejasni glede namena vašega pisma. Bodite naravnost.
   • Začnite z »Jaz«, če želite izraziti svoje mnenje kot lastnik podjetja. Pri pisanju v imenu podjetja ali organizacije uporabite "Mi".
   • Osredotočite se na neposredno izjavo, na primer: "S tem pismom vas želimo obvestiti" ali "S tem pismom vas želimo prositi". Izjavo "I" lahko uporabite tudi, če pismo pišete kot lastnik podjetja. Na primer: "Pišem vam zaradi" ali "Pred kratkim sem to slišal ... in bi rad izvedel več o ..."
   • Če na primer (kot lastnik podjetja) Nina de Vries napišete pismo o neplačanem računu iz prejšnjega meseca, lahko začnete z naslednjim: "V tem pismu vas kontaktiram zaradi neporavnanega stanja na vašem računu od marca 2015 . "
   • Če pa se kot zaposleni v podjetju odzovete na pritožbo stranke glede vesoljskega programa podjetja, lahko začnete pismo z: "Vašo pritožbo glede našega vesoljskega programa smo prejeli na Mars."
   • Morda pismo napišete tako, da kupca obvestite, da je zmagala na tekmovanju ali se uvrstila na tečaj. Začnite s stavkom, na primer: "Z veseljem vas obvestim ..." ali "Radi bi vas obvestili, da ..."
   • Če morate obvestiti slabe novice, začnite s stavkom, kot je: "Žal vam je, da vas obvestimo, da ..." ali "Po temeljitem premisleku sem se odločil, da ne ...
3. Namesto pasivnega uporabite aktivni glas. V splošnem jeziku pogosto uporabljamo pasivno obliko. Toda pasivna oblika naredi tisto, kar pišete, dolgočasno in zmedeno. Aktivna oblika je v poslovnem pismu veliko bolj učinkovita, ker daje bolj odločen ton.
   • Primer pasivne oblike je na primer: »Katere pritožbe lahko rešim za vas?« Predmet stavka, stranka (»vi«) je na koncu stavka, namesto na začetku stavka.
   • Primer aktivnega obrazca je na primer »Kaj lahko storim za reševanje vaših pritožb?« Ta različica stavka je v aktivni obliki veliko bolj jasna in bralcu lažje razumljiva.
   • Uporaba pasivne oblike je lahko odličen način za prenašanje sporočila, ne da bi bili pozorni na napako ali dvomljivo točko. Toda potem uporabite le to. Na splošno je aktivna oblika veliko bolj učinkovita v poslovnih pismih.
4. Po potrebi opozorite na prejšnji dogodek ali pogovor z bralcem. Morda ste se v začetku tega meseca obrnili na Nino de Vries z opozorilom o njenem neplačanem računu. Ali pa je stranka na konferenci prejšnji mesec izrazila nezadovoljstvo z vesoljskim programom. Če ste že komunicirali z bralcem, to potrdite. Bralca spomni na vaš prejšnji stik, poslovno pismo pa se zdi bolj nujno in pomembno.
   • Uporabite besedno zvezo, kot je: "Nadaljevanje mojega pisma o vašem neplačanem računu" ali "Hvala za vaše plačilo v marcu". Ali "Zelo koristno je bilo slišati o vašem stališču do vesoljskega programa na majski konferenci."
5. Pošljite zahtevo ali ponudite pomoč. Z bralcem postavite pozitiven ton tako, da vljudno zaprosite ali mu ponudite pomoč v obliki skupnega odnosa.
   • Recimo, da ste lastnik podjetja, ki stranko prosi, naj plača račun. Uporabite besedno zvezo, kot je: "Cenim, če čim prej poravnate svoj neplačani račun."
   • Recimo, da pišete v imenu svojega podjetja. Uporabite stavek, kot je: "Z veseljem bi se dogovorili za osebni sestanek med vami in našim kadrovskim uradnikom."
   • Ponudite lahko tudi odgovore na vprašanja ali pomisleke bralcev. Uporabite besedno zvezo, kot je: "Z veseljem bom odgovoril na vsa vprašanja ali pomisleke glede vašega računa." Ali pa "Bi radi, da vam posredujemo več podrobnosti o programu?"
6. Zapri pismo. Dodajte poziv k dejanju zase in za bralca. To je lahko zahteva za plačilo pred določenim datumom ali opomba o formalnem dogovoru z bralcem.
   • Dodajte stavek, kjer boste naslovnika naslovili v prihodnosti. "Veselim se prihodnjega tedna na sestanku za proračun." Ali pa "se veselim nadaljnjega pogovora z vami med obiskom sedeža."
   • Bodite pozorni na vse dokumente, ki jih želite dodati v svoje pismo. Dodajte stavek, na primer "V prilogah boste našli neporavnan račun" ali "V prilogi boste našli kopijo našega vesoljskega programa."
   • Pismo zaključite z zaključnim stavkom. Uporabite "Iskreno" za stranke ali stranke.
   • Uporabite "Iskreno" v uradnih pismih ljudem, ki jih ne poznate.
   • Če pišete nekomu, ki ga dobro poznate ali s katerim sodelujete, uporabite »Lep pozdrav« ali »Lep pozdrav«.
7. Preberite pismo še enkrat. Vse vaše natančno oblikovanje in besede bodo zaman, če bo pismo polno pravopisnih napak!
   • Upoštevajte kakršno koli uporabo pasivne oblike in poskusite spremeniti stavek v aktivni.
   • Bodite pozorni na vse dolge, nejasne in zapletene stavke. V poslovnem pismu je običajno več, zato skrajšajte dolžino stavkov, če je le mogoče.

Nasveti

• Ko tiskate pismo, uporabite prazen A4. Ko pošljete pismo, ga zložite na tretjine in pošljite v standardni kuverti.