Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 4: Prosite za povratne informacije o svojem delu
• Metoda 2 od 4: Vprašanje za povratne informacije v šoli
• 3. metoda od 4: pridobite povratne informacije o rokopisu
• Metoda 4 od 4: pridobite povratne informacije strank
• Nasveti

E-pošta ima tako kot druge oblike komunikacije svoj bonton in družbena pravila igre. Če želite po e-pošti zaprositi za povratne informacije v službi ali šoli ali če želite prejemati povratne informacije o rokopisu, ki ste ga napisali, je pomembno, da dobro premislite, kako oblikujete svojo zahtevo, kako strukturirate svojo elektronsko pošto. -mail in ko ga pošljete. Tako naredite svojo elektronsko pošto čim bolj učinkovito. Če ste v svojem e-poštnem sporočilu vljudni, pravilni in jasni, lahko dobite povratne informacije, ki jih potrebujete.

Stopati

Metoda 1 od 4: Prosite za povratne informacije o svojem delu

1. Pošljite svojo prošnjo osebi, ki lahko najbolje oceni vaše delo. To je pogosto vaš vodja. V vsakem primeru je dobro začeti pri svojem nadzorniku ali pri sodelavcu, ki tam že nekaj časa dela. Imajo pravo izkušnjo, da vam pomagajo in vam dajo povratne informacije, ki jih potrebujete.
2. Bodite vljudni in ponižni v svojem e-poštnem sporočilu. Upoštevajte bonton, ki velja za e-pošto na delovnem mestu. Skromnost je pri povratnih informacijah odlična stvar, vendar ne bodite tako skromni, da vaš šef misli, da o svojem delu ne veste ničesar. Poskusite svoje vprašanje oblikovati tako, da pokažete, kakšen napredek ste že dosegli pri projektu ali nalogi, za katero zahtevate povratne informacije. To kaže vašemu šefu, da med čakanjem na povratne informacije ne sedite in ničesar ne počnete.
   • Na primer, lahko zapišete: »Končujem predstavitev za jutri, vendar se mi zastavlja vprašanje o oblikovanju. Dvomim, kaj je v skladu s celostno podobo podjetja. Priložil sem predstavitev koncepta; ali imate predlog za oblikovanje? Hvala za vašo pomoč pri tem. "
   • Ne pozabite se zahvaliti prejemniku v e-poštnem sporočilu za pomoč.
3. V zahtevi za povratne informacije bodite natančni. To preprečuje, da bi dobili preširok odziv, ki ga ne morete uporabiti. Izogibajte se vprašanjem, ki lahko odgovorijo le z "da" ali "ne". Osredotočite se na določene dele projekta, s katerimi se spopadate. Poskusite, da ne boste preobremenili šefa ali kolega, tako da nenadoma postavite cel kup vprašanj.
   • Lahko na primer rečete: »Nisem prepričan, kako naprej v datoteki Jansen. Stranka se ne odziva na moja e-poštna sporočila in je ni mogoče dobiti po telefonu. Ker je nujno, bi vas prosil za nasvet, kako to najbolje rešiti. "
   • Če želite splošnejše povratne informacije v obliki ocene ali poročila, jih izrecno prosite. Pomaga, če ste vljudni in čim bolj natančni. Na primer, lahko zaprosite za oceno, kako učinkovito delate ali kako kreativni ste. Če prosite za povratne informacije od zaposlenih, ki jih nadzorujete, vam lahko pomaga, če dovolite svojim zaposlenim, da se anonimno odzovejo.
4. Hvala ponudniku povratnih informacij. Pošljite zahvalo osebi, ki vam je poslala povratne informacije po e-pošti. Če povratne informacije pomenijo, da morate izboljšati številne stvari, na kratko navedite, kako boste to storili. Ne odzivajte se impulzivno; naj povratne informacije delujejo na vas in se ne odzivajte, dokler se vaša čustva nekoliko ne umirijo.
   • Odgovarjajte v dveh dneh.

Metoda 2 od 4: Vprašanje za povratne informacije v šoli

1. Povej kdo si. Vaš učitelj ima lahko na stotine učencev, zlasti na veliki šoli ali univerzi. Jasno želite povedati, kdo ste. Začnite svoj e-poštni naslov tako, da poveste svoje ime (ime in priimek), kateri razred ste in kakšen razred obiskujete pri učitelju. Tako vaš učitelj ne bo izgubljal časa, da bi ugotovil, kdo ste, in lahko porabi več časa, da vam da koristne povratne informacije.
2. Naj bo poslovno. Nekaterim učencem je težko prvič poslati učitelja po e-pošti. Če vaš učitelj ne želi, da vas v razredu nagovori ime, v pozdravu e-pošte uporabite priimek. "Dragi gospod De Vries" ali "Draga gospa Smit" je pogosto dobra izbira. Če veste, da je vaš učitelj zelo uraden, izberite "Dragi gospod De Vries" ali "Draga gospa Smit". Če vam je učitelj že poslal e-pošto, izberite pozdrav, ki je vsaj tako formalen, kot je uporabil vaš učitelj. Naj bo vaš ton posloven. Namesto: »Hej, kaj si misliš o mojem eseju? Maščobe kajne? " raje recite: »Nisem prepričan, da pravilno razumem nalogo. Imam nekaj vprašanj o eseju. "
3. Naj bo kratko. Ne skrbite za razlago, zakaj postavljate določena vprašanja, razen če je ta razlaga potrebna, da vaš učitelj pravilno razume vprašanje. Če na primer vprašate, ali lahko esej oddate pozneje, bo učitelj želel vedeti, zakaj sprašujete, če pa imate vprašanje o tem, kaj pomeni določena naloga, vam ni treba podrobno razlagati, kako pes ima vaše domače najede ali druge stvari, ki niso neposredno povezane s samo nalogo.
4. Ne čakajte tik pred iztekom roka za povpraševanje. Ne samo, da vaš učitelj ne bo zelo vesel, če v zadnjem trenutku zaprosite za povratne informacije, tudi povratnih informacij ne boste imeli več časa za obdelavo. Če imate še vedno nekaj nujnih vprašanj v zadnjem trenutku, bodite čim bolj jedrnati v svojem e-poštnem sporočilu in se opravičite, ker ste pozno prosili za povratne informacije. Upamo, da si bo učitelj vzel čas, da vam hitro odgovori.
5. Uporabite obliko datoteke, ki jo je predpisal vaš učitelj. Če pošljete prilogo z e-poštnim sporočilom (na primer osnutek eseja), se prepričajte, da je priloga v datotečni obliki, ki jo je v opisu naloge navedel učitelj. Če je na primer učitelj prosil za .doc dokument, ne pošiljajte .odt. Če ste v dvomih, pošljite dokument v dveh oblikah. Enkrat v obliki, v kateri ste ga ustvarili (na primer .doc ali .ppt) in enkrat v .pdf. V izvorni obliki lahko vaš učitelj po potrebi zlahka dela zapiske in brez težav bere datoteko .pdf, čeprav ima morda drugačno programsko opremo za obdelavo besedil kot vi. V e-pošti razložite, da gre za dvakrat isti dokument.
6. Prosite za povratne informacije po oddaji eseja ali po izpitu. Preprosto pošljite učitelju e-pošto in bodite vljudni. Recimo na primer: "Spoštovani gospod Smit, izpita nisem opravil tako dobro, kot sem pričakoval. Bi mi radi malo bolj pojasnili vprašanja, ki sem jih zmotil, da bom lahko naslednji izpit izboljšal? " Običajno vam bo učitelj z veseljem pomagal pri tem.

3. metoda od 4: pridobite povratne informacije o rokopisu

1. Najprej pošljite e-pošto nekomu, ki ga poznate. Če želite izčrpne povratne informacije, je najbolje, da svoj rokopis daste nekomu, ki ga poznate, po možnosti prijatelju ali kolegu. Ko nekomu tako pošljete e-pošto, naredite tako, kot bi običajno. Ni vam treba nenadoma biti bolj posloven kot običajno. Če bi jih poklicali, namesto da bi jim poslali druga vprašanja, bi bilo pametneje, da jih najprej pokličete. Če se namesto telefonskega klica odločite za e-poštno sporočilo, najprej pošljite e-poštno sporočilo in ga vprašajte, ali si želijo vzeti čas za povratne informacije o vašem rokopisu. Šele ko oseba odgovori pozitivno, ji pošljete rokopis (v drugem e-poštnem sporočilu).
   • Tudi če ste že govorili z osebo, ki jo prosite za povratne informacije o vaši zahtevi, na kratko obrazložite, kaj je vaša zahteva, v e-poštnem sporočilu, v katerem pošiljate rokopis.
2. Pošljite strokovnjaka po e-pošti. Včasih želite, da vaš rokopis pogleda pravi strokovnjak. Pošljite e-poštno sporočilo strokovnjaku, ki ga poznate, in pojasnite, zakaj prosite za povratne informacije. Ne bodite naporni. Zavedajte se, da bo čas strokovnjaka verjetno malo, in napišite nekaj takega: "Razumem, če nimate časa, da mi pošljete povratne informacije." Lahko celo vprašate, ali strokovnjak, ki mu pošiljate e-pošto, pozna nekoga, ki bi morda imel čas, če ne.
3. Rokopisa ne pošiljajte nikomur nenaročenemu. Odgovora morda ne boste dobili niti, če v e-pošti ne ponudite plačila prejemniku za pomoč. Če pošljete nezaželeno e-poštno sporočilo znanemu pisatelju ali piscu, je verjetno, da bo vaše e-poštno sporočilo končalo v smeti, saj bo znani avtor prejel na stotine takšnih e-poštnih sporočil. Namesto da se obrnete na znane ljudi, najprej vprašajte nekoga, ki vam je blizu. Na primer prijatelj, kolega ali učitelj. Verjetneje vam bodo želeli pomagati.
4. Natančno določite, kakšne povratne informacije želite prejemati. Na primer, navedite, da želite biti deležni konstruktivne kritike. Navedite tudi, kako podrobne želite, da so povratne informacije in ali naj se nanašajo le na vsebino (ali je na primer lepa zgodba) ali tudi na obliko (slovnica, črkovanje, oblikovanje). Če oseba, ki jo prosite za povratne informacije, ve, kaj potrebujete, vam lahko pomaga bolje.
   • Pozitivne povratne informacije (kaj je drugim všeč pri vašem rokopisu) vam pomagajo bolje razumeti prednosti vašega rokopisa.
   • Dobre povratne informacije so vedno konstruktivne, tudi če so negativne. Če prejmete negativne povratne informacije, si vzemite trenutek za odgovor. Ne pozabite, da vam druga oseba iskreno želi pomagati. Pridobitev negativnih povratnih informacij ni zabavno, pomaga pa vam izboljšati rokopis. Zato se zahvalite ponudniku povratnih informacij za povratne informacije, tudi če so negativne.
5. Dajte prejemniku čas, da se odzove. Če ste zahtevali podrobne povratne informacije o rokopisu za knjigo, povratnih informacij v nabiralniku ne pričakujte čez dan. In ne v enem tednu. Za branje in komentiranje dolgega rokopisa je potreben čas. Če imate rok, se prepričajte, da ponudnik povratnih informacij vnaprej ve. Vprašajte ponudnika povratnih informacij, če lahko da povratne informacije pred določenim datumom. Upoštevajte, da mora ponudnik povratnih informacij opraviti še kaj drugega; ne bo mogel delati na vašem rokopisu ves čas.
6. Za pomoč se zahvalite ponudniku povratnih informacij. Če je dajalec povratnih informacij vaš prijatelj, podelite majhno zahvalno darilo. Na primer škatla čokolade. Če vam je kolega ali učitelj poslal povratne informacije, se lahko v e-pošto zahvalite. Sporočite ponudniku povratnih informacij, kako zelo cenite, da si je vzel toliko časa, da vam pomaga. Če se ponudniku povratnih informacij ne zahvalite, bo dobil vtis, da ne cenite njihove pomoči, in vam naslednjič ne bo hotel tako hitro pomagati.

Metoda 4 od 4: pridobite povratne informacije strank

1. Ne postavljajte preveč vprašanj. Kupci že prejmejo veliko raziskav iz skoraj vseh podjetij. Če želite zagotoviti, da stranka vrže vaše e-poštno sporočilo neposredno v smeti, vnesite celoten seznam vprašanj. Če želite, da se stranka potrudi, da vam pomaga, se držite enega ali dveh vprašanj.
2. Zastavite odprta vprašanja. Namesto vprašanj z da / ne postavite vprašanja tako, da boste dobili bolj celovit odgovor. Namesto da bi vprašali: "Bi nas priporočili prijatelju?" vprašate: "Kako bi nas opisal prijatelju?" Odgovori na esejistična vprašanja vam dajo več informacij kot preprosto vprašanje da / ne.
3. Stranko obvestite, da se boste hitro odzvali. To jasno kaže, da boste s povratnimi informacijami stranke res nekaj storili in da ne bo izginil v anonimni mapi »Prejeto«. Verjetno boste dobili tudi bolj iskrene povratne informacije, če stranka ve, da bo od vas dobila odgovor.
   • Ko se odzovete, bodite pošteni in profesionalni. Z lahkoto, s katero stranke danes objavljajo negativne izkušnje na družabnih omrežjih, boste imeli slab ugled, še preden se tega zavedate. Vedno se odzovite iskreno in profesionalno.
4. Ne uporabljajte Flash-a ali drugih dodatkov, ki povzročajo počasno pošto. Če ima stranka počasno internetno povezavo, bo verjetno e-pošto izbrisala takoj, ko bo videla, da se ne nalaga. Ne pozabite, da so povratne informacije pogosto bolj pomembne za vas kot za stranko.
5. Uporabite dobro oblikovano pisavo in obliko. Želite, da je vaš e-poštni naslov jasen in profesionalen. E-poštno sporočilo s slabo kakovostnimi slikami ali s pisavo Comic Sans ne pušča prav dobrega vtisa na vaši stranki. Namesto tega uporabite bolj običajne pisave, kot sta Times New Roman ali Arial, in slike čim manj.
6. Prepričajte se, da je vaš e-poštni naslov primeren za vse naprave. E-poštno sporočilo, sestavljeno iz enega stolpca, je bolj prilagodljivo, kot če se odločite za dizajn z več stolpci. Prepričajte se tudi, da velikost pisave ni premajhna. Želite, da vaš e-poštni naslov dobro izgleda na prenosnih računalnikih, pametnih telefonih in tabličnih računalnikih. Ker veliko ljudi bere e-pošto na svojih telefonih, je pomembno, da to upoštevamo v obliki vašega e-poštnega sporočila.

Nasveti

• Ne moti ljudi; če nekdo reče, da ne želi dajati povratnih informacij, pustite tako.
• Uporabite običajni bonton kot pri drugih e-poštnih sporočilih.