Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 2: 1. del: Imeti ustrezne spretnosti
• Metoda 2 od 2: 2. del: Bodite reprezentativni
• Nasveti
• Opozorila

Vsako podjetje, ki sprejme obiskovalce, potrebuje receptorja. Receptor je nekdo, ki sprejema obiskovalce na okencu podjetja ali ustanove. Običajno je prva oseba, ki jo mora obiskovalec srečati, in kot veste, so prvi vtisi vedno zelo pomembni. Receptor mora obiskovalca sprejeti vljudno in odgovoriti pravilno, tudi po telefonu ali po elektronski pošti. Tako rekoč je vizitka podjetja.

Stopati

Metoda 1 od 2: 1. del: Imeti ustrezne spretnosti

1. Imeti odlične organizacijske sposobnosti. Kot receptor ste vizitka podjetja - ste oseba, s katero se stranka najprej pogovarja in pri kateri zaposleni pridejo po informacije in načrtovanje. Poleg sprejemanja klicev in napotitve obiskovalcev morate pogosto opraviti s strankami, organizirati vse vrste dogodkov, se dogovoriti za sestanke itd. Ker to vključuje številne odgovornosti, je pomembno, da ste kot receptor dobro organizirani, da lahko naredi več stvari hkrati. Če ne morete hkrati prevzeti več nalog in jih opraviti v pravilnem vrstnem redu, ne boste zdržali dolgo kot receptor.
   • Dober način za organizacijo je vlaganje v sistem arhiviranja, s katerim lahko delate. Pomembno je, da veste, katere dokumente in podatke bodo morda potrebovali vaš šef, sodelavci in stranke. Vse te podatke hranite v različnih mapah - na namizju računalnika ali na papirju. Organizirajte svoj sistem tako, da vam najbolj ustreza - če za to potrebujete neonske nalepke, je tudi to v redu.
   • Organiziranost pomeni tudi, da se lahko motivirate - ne potrebujete nikogar, ki bi vam povedal, kako nekaj narediti, ali da vas drži na pravi poti. Če ste dobro organizirani, natančno veste, katere naloge morate opraviti v enem dnevu in katere stvari imajo prednost.
   • Poskrbite, da imate pri roki (veliko) telefonskih številk, na primer številk kolegov, izvajalcev, prodajalcev, nujnih služb itd. Vse jih boste potrebovali ob določenem času. Telefonske številke shranite v poseben računalniški program ali v Rolodex.
2. Poskrbite, da imate malo tehničnega znanja. Najpomembnejši del tehnologije, s katerim se mora spoprijeti receptor, je telefon - in vsi ti gumbi in linije, povezani z njim. Prav tako so nepogrešljive računalniške spretnosti - večina receptorjev mora vedeti, kako pošiljati e-pošto, in biti sposoben uporabljati urejevalnik besedil. Koristno je tudi, če znate ustvarjati preglednice in uporabljati programe, specifične za podjetje, v katerem delate.
   • Upoštevajte, da boste najverjetneje morali imeti tudi možnost kopirnega stroja, optičnega bralnika in tiskalnika (in odpraviti težave, ki jih imajo sodelavci pri delu s temi napravami). Če veste, kakšno opremo uporabljate, se poglobite v priročnike, da boste lahko rešili najpogostejše težave.
3. Bodite zaupanja vredni. Receptor naj bi bil ves čas za svojo mizo - podjetje dobi slabo ime, če se nihče ne javi na telefon ali če so čakalne dobe zelo dolge. Zaupanje naj bo vaša prednostna naloga - če vaš šef ve, da se lahko zanese na vas in da ste vedno tam, da mu pomagate, ste nepogrešljivi.
4. Bodi dober poslušalec. Pomemben del recepcije je poslušanje drugih ljudi - po telefonu, ko stranka postavi vprašanje na mizi ali kadar se informacije posredujejo vam. Če dobro poslušate, lahko delate bolj učinkovito - težave boste lažje rešili, če boste takoj razumeli, kaj nekdo od vas zahteva, in lahko bolje napotite stranke na oddelek, kjer jim lahko pomagajo.
5. Vse si zapišite. Ko vas šef prosi, da nekaj storite, si zapišite podrobnosti. Ko stranka pokliče, si obvezno zapišite njene podatke (ime, kontaktne podatke, kaj želi itd.). Opombe vam pomagajo ostati organizirani in vas spominjajo na vse malenkosti, ki se pojavijo v enem dnevu. Zapišite si zapiske v zvezek ali zvezek in jih imejte ves čas pri sebi. Presenečeni boste, kako koristno je to, še posebej, če želite vedeti, kaj je želela oseba, ki je klicala pred petimi urami.
   • Prepričajte se, da ste si podrobno zapisali sporočila in prebrali, kar ste napisali. Ko zapisujete sporočilo in / ali podatke za stik, ponovite, da se prepričate, da imate pravilne podatke.
6. Vljudno se odzovite s standardnim pozdravom, na primer "Dobro jutro, govorite z ____ (vaše ime), od ____ (ime podjetja), kako vam lahko pomagam?Ne pozabite odgovoriti na telefon po enem ali dveh zvonjenjih. Ni dovoljeno, da ljudi zadržite za več kot minuto (to je dlje, kot si morda mislite).
   • Pozorno poslušajte ime osebe, ki jo zahteva klicatelj. Ponovite, če se želite prepričati. Vprašajte, ali lahko klicatelj črkuje ime, če je težko razumljivo.
   • Pogovor lepo prenesite s standardno besedno zvezo, na primer "Počakajte malo, sporočil vam bom gospoda Smitha". Ali če je oseba v pogovoru: "Gospod Smit je trenutno v pogovoru. Bi radi počakali ali naj sporočim naprej?". Vljudno se zahvalite klicatelju in preusmerite klic.
7. Dostavljavce paketov pozdravite z enako profesionalnostjo in vljudnostjo kot kateri koli drugi obiskovalec. Morda se boste morali podpisati za dostavo. Preverite, ali je vaš podpis čitljiv. Dostavljalec bo morda potreboval navodila, kam naj pošlje paket. Za take zadeve se obrnite na prave zaposlene.
8. Sprejemite stranke, ki prihajajo v podjetje učinkovito in vljudno. Ko vam obiskovalec pove, kdo so in koga iščejo, se povežete s to osebo in ji poveste, kdo je tam. Običajni stavek, ki ga lahko uporabite za to, je: "Gospod Smit, gospa Jansen iz XYZ b.v. je tukaj za sestanek ob 2 uri". Vedno poskušajte navesti ime in priimek ter podjetje, ki ga zastopata. Koristno je vprašati, ali ima sestanek. Gospod Smit bo nato dal nadaljnja navodila o tem, kje naj stranka čaka in kako dolgo bo trajalo. Potem lahko obiskovalcu rečete: "Gospod Smit bo čez minuto". Ali pa: "G. Smit pravi, da končuje sestanek in da bo tam čez 5 minut. Prosim, usedite se."

Metoda 2 od 2: 2. del: Bodite reprezentativni

1. Imejte pozitiven odnos. Kot že omenjeno, je receptorka vizitka podjetja - stranke vas najprej vidijo in odgovorijo na vprašanja ljudi, ki ne morejo priti v pisarno. Nihče ne želi, da bi ga pozdravil kisel ali godrnjav obraz. Vedno imejte nasmeh na obrazu in veselo osebnost. Bodite potrpežljivi do težkih strank, tudi če vam gredo na živce.
   • Tudi če imate zelo težko stranko, si nenehno opominjajte, da imate močno, srečno osebnost. Recite si, da vam delajo frustracije, vendar vedite, da dokler se po svojih najboljših močeh prilagajate, niste tisti, ki delajo kaj narobe. Bolje, da se ohladite, kot da eksplodirate.
2. Pripravite pozdrav. Vedno je pomembno, da stranke pozdravite na prijazen način. Tudi če morate nekaj končati, preden lahko stranki pomagate, je pomembno, da jo pozdravite, da bo vedela, da so jo videli in da ji bo pomagala.
   • Na primer, lahko pozdravite z: "Dobro jutro! Če se usedete, bom takoj s tabo!".
3. Bodi prijazen. Bodite spoštljivi. Z vsemi ravnajte, kot da so najpomembnejša oseba, ki danes vstopi v pisarno. To je vaša naloga - nikogar ne zanima, da ste danes zjutraj ure preživeli v prometnem zastoju ali da ste nove usnjene čevlje le polili s kavo. Osebne skrbi pustite doma. Naj se stranka počuti udobno in uživa v pogovoru z vami.
4. Predstavnik obleke. Predstavljate podjetje, zato morate biti videti urejeni. Vlagajte v oblačila, ki ustrezajo korporativni kulturi. Če ste receptor v določeni vrsti podjetja (na primer pri znamki oblačil), je morda dobro nositi oblačila te blagovne znamke. Nagnite se k konzervativni strani, razen če delate tam, kjer so pomembni moda ali drugi dejavniki.
   • Preverite, ali ima vaše podjetje posebne predpise glede oblačil. Vaše podjetje je morda v redu s formalnimi delovnimi oblačili, vendar se vas nikoli ne spomni do oblecite se formalno (trenirke morda ne bodo cenjene).
5. Vedno glej urejeno.

Nasveti

• Osebne stvari naj bodo ločene od službe. To tudi pomeni, da v službi ne obdelujete osebnih pogovorov in e-pošte. Oddelek za IT lahko spremlja vaše računalniške dejavnosti.
• Bodite prijazni do menedžerjev, poglejte, če jim lahko pomagate, ko nimate kaj početi.
• Ne pozabite, kdo vam izplačuje plačo, in jih vedno spoštujte.
• Poiščite nekoga, ki bo lahko opazoval mizo ali telefon, ko boste morali v kopalnico, ko boste šli na kosilo, na dopust itd. Tako vas ob prihodu nazaj ne bodo čakali jezni ljudje.
• Vprašajte kolege, če vam lahko kaj pomagajo. S pomočjo prijateljev si lahko pomagate bolje kot s sovražniki s pritožbami.
• Ravnanje s pošto je pogosto tudi del vašega dela. Prvi dan takoj ugotovite, kam mora iti, kdo ga bo dostavil in kdaj.
• Bodite vedno pripravljeni naučiti se nove naloge. Vsestranskost vam lahko prinese veliko.
• Sporočila napišite v dveh izvodih, kopijo pa podarite osebi, ki ji je sporočilo namenjeno. Ali pa uporabite dnevnik, kar olajša iskanje stvari, še posebej, če iščete ime ali telefonsko številko.

Opozorila

• Nikoli ne recite "ne bom." Potem boste hitro izgubili službo.
• Ne pretvarjaj se, da si prijazen. Ljudje vidijo skozi to. Bodite iskreno zainteresirani, vljudni in spoštljivi. Če tega ne morete storiti, ne smete postati receptor. Podrete ugled podjetja. Potem raje poiščite pisarniško službo, kjer vam ni treba javno izstopiti.
• Ne prepirajte se s stranko ali kličočim. Napoti ga k nadrejenemu.