Vsebina

• Koraki
• Metoda 1 od 9: Pripravite agendo
• Metoda 2 od 9: Pošljite vabila
• Metoda 3 od 9: Pripravite kraj srečanja
• Metoda 4 od 9: Zagotovite potrebna orodja za sestanek
• Metoda 5 od 9: Pripravite vprašalnik ali vprašalnik
• Metoda 6 od 9: Pošljite opomnik na sestanek
• Metoda 7 od 9: Začnite sestajati takoj po urniku
• Metoda 8 od 9: Držite se teme srečanja
• Metoda 9 od 9: Odgovorite na čim več vprašanj

Ti nasveti bodo koristili vsem, ki posredujejo ali organizirajo sestanek. Odgovornosti organizatorja vključujejo povabilo udeležencev in zagotavljanje vsega, kar potrebujejo za čim bolj učinkovito delo.Gostitelj je odgovoren tudi za potek samega srečanja. Zagotoviti mora največjo koncentracijo na temo sestanka, pri tem pa preprečiti, da bi se udeleženci osebno pogovorili in razpravljali o pravilih sestanka. To gradivo bo olajšalo organizacijo in vodenje srečanja, da bo uspelo.

Koraki

Metoda 1 od 9: Pripravite agendo

1. 1 Določite začetni in končni čas sestanka ter roke za razpravo o vsakem vprašanju. Udeleženci sestanka bodo to razumeli kot vašo vljudnost.
2. 2 Vprašajte ljudi v vaši organizaciji ali osebo, ki sklicuje sestanek, katere teme je treba vključiti v dnevni red, in prosite tudi za kratek opis vsakega vprašanja.

Metoda 2 od 9: Pošljite vabila

1. 1 Najboljši način za pošiljanje vabil je po e -pošti, še posebej, če imajo vaši zaposleni program, ki združuje e -poštne funkcije s koledarjem in opomniki.
2. 2 Določite rok za rezervacijo sedežev. Tako boste lahko pripravili potrebno količino sredstev, da ne boste prekinili sestanka za pripravo manjkajočega materiala.

Metoda 3 od 9: Pripravite kraj srečanja

1. 1 Za nemoten sestanek morate sobo ustrezno pripraviti. Pri najemu prostora, ki se pogosto uporablja za sestanke (na primer v hotelski sobi ali namenski službi), lahko računate na to, da bo lokalno osebje dobro seznanjeno z niansami priprave prostora.
   • Postavitev predavanj - stoli so poravnani tako, da je predavatelj v središču pozornosti. Taka umestitev je še posebej učinkovita, če je glavni namen posredovanje nekaterih informacij.
   • Gledališki aranžma - predsedij je nameščen pred prostorom (miza, za katero sedijo govorci in strokovnjaki). Razporeditev stolov ostalih udeležencev spominja na predavalnico.
   • Postavitev šole - mize so postavljene pred vrstami stolov, da lahko udeleženci sestanka med pogovorom zapisujejo. Poudarek je na zvočniku.
   • Okrogla miza. Izberite to ureditev, če naj bodo udeleženci ločeni skupini in spodbudili izmenjavo idej med skupinami ali posameznimi udeleženci.
   • Postavite mizo v obliki črke U. To je slog sejne sobe, ki udeležencem omogoča, da se vidijo in po potrebi sodelujejo.
   • Če načrtujete odprt sestanek, ki vključuje komunikacijo z občinstvom, postavite stole v krog z zvočnikom na sredini.

Metoda 4 od 9: Zagotovite potrebna orodja za sestanek

1. 1 Popolna priprava sestanka vključuje komplet peresa, zvezkov, delovnih pripomočkov, izročkov in vsega drugega, kar boste morda potrebovali med sestankom.
2. 2 Odločite se za vprašanja. To je lahko plakat ali tabla, na katero lahko udeleženci zapišejo svoja vprašanja ali jih prilepijo z lepilnimi papirnatimi nalepkami. Udeleženci sestanka bodo vedeli, da bodo v določenem času prejeli odgovor na svoja vprašanja, srečanje pa bo potekalo bolj tekoče.
3. 3 Za dolge udeležence srečanja pripravite pijačo in prigrizke. Za kratka srečanja je dovolj, da na vsako mizo postavite steklenice vode in skledo sladkarij.

Metoda 5 od 9: Pripravite vprašalnik ali vprašalnik

1. 1 Udeleženci sestanka lahko ocenijo njegovo kakovost takoj po sestanku ali izpolnijo vprašalnik in ga v 1-2 dneh pošljejo po e-pošti.
2. 2 Ocenjevalne liste in vprašalniki vam omogočajo, da ugotovite, kako so sestanki dojemali njegovi udeleženci.

Metoda 6 od 9: Pošljite opomnik na sestanek

1. 1 Opomniki so poslani zadnji dan registracije udeležencev ali 1-2 dni pred tem.
2. 2 Prosite, da prijavite, če je kdo spremenil načrte in je prisiljen odstopiti od sodelovanja.

Metoda 7 od 9: Začnite sestajati takoj po urniku

1. 1 Zamudniki na sestanku so sposobni "dohititi", a čakanje drugih se šteje za nesramno.
2. 2 Na začetku sestanka dajte organizacijske napovedi, vključno z odmori in kosilom, stranišči ter kje in kako lahko udeleženci sestanka postavljajo vprašanja.

Metoda 8 od 9: Držite se teme srečanja

1. 1 Organizator srečanja mora udeležence usmeriti na temo srečanja. Če se odpravite na sorodne teme, obstaja nevarnost, da boste motili delovni urnik.
2. 2 Držite se določenega časa odmora in kosila.

Metoda 9 od 9: Odgovorite na čim več vprašanj

1. 1 Zberite vprašanja udeležencev sestanka. Pustite dovolj časa za odgovore, da zadovoljijo zanimanje čim večjega števila ljudi.
2. 2 Po sestanku ostanite na dosegu roke, da se vam lahko obrnejo udeleženci sestanka, ki jim je nerodno govoriti pred drugimi ljudmi, ali tisti, ki imajo specifična vprašanja, o katerih je potrebna osebna razprava.
3. 3 Spomnite udeležence sestanka, da izpolnijo vprašalnik ali kontrolni seznam, in se jim zahvalite za udeležbo na sestanku.