Vsebina

• Koraki
• Metoda 1 od 3: Kako ostati osredotočen na delo
• Metoda 2 od 3: Razvoj učinkovitih delovnih strategij
• Metoda 3 od 3: Spremembe življenjskega sloga
• Nasveti

Vsak, ki dela ves dan, ve, da zelo pogosto ni dovolj delovnega časa za vse delo. Vendar pa lahko znatno povečate svojo produktivnost s sprejetjem navad, ki so zasnovane tako, da postanejo učinkovitejše pri delu. Produktiven delavec uporablja vsako minuto svojega delovnega časa, pri čemer največ pozornosti namenja predvsem najpomembnejšim nalogam. Učinkovitost na delovnem mestu ne bo le izboljšala vaše produktivnosti in osvojila šefa, temveč se bo počutila tudi, kot da ste opravili svojo današnjo nalogo in preživeli produktiven dan v službi.

Koraki

Metoda 1 od 3: Kako ostati osredotočen na delo

1. 1 Vzdržujte čisto in urejeno delovno mesto. Včasih je za učinkovitejše delo dovolj, da odstranite nepotrebne stvari z delovnega mesta. Nered moti produktivno delo. Če nenehno brskate po kupu smeti, da bi našli potrebna orodja ali dokumente, zapravljate spodoben del svojega delovnega časa. Naj bodo s seboj le tiste stvari, ki jih potrebujete vsak dan. Preostale shranite na drugem mestu, vendar jih po potrebi hitro dobite.
   • Če delate v pisarni, uredite pisarno in mizo, da boste lahko hitro in enostavno našli vse, kar potrebujete za delo. Tudi če ne delate v pisarni, se vseeno držite teh načel. Na primer, če je vaše delovno mesto delavnica za popravilo koles, naj bo vaše orodje čisto in urejeno, da boste lahko po potrebi hitro dostopali do njih. Skoraj vsako delovno mesto ljubi čistočo in red.
   • Pisarniški delavci in drugi ljudje, ki delajo z velikim številom dokumentov, morajo ustvariti logičen in urejen sistem vložitve in vložitve dokumentov. Pogosto uporabljane papirje imejte pri roki. Preostale dokumente razporedite po abecednem (ali drugem logičnem) vrstnem redu.
2. 2 Poskrbite, da bo vaše delovno mesto opremljeno z vsem, kar potrebujete. Poskrbite, da imate vse materiale in orodja, ki jih potrebujete za delo. V pisarni bi morali biti na primer pripravljeni takšni predmeti, kot so luknjači, odstranjevalci sponk, kalkulatorji itd. Če vaša dejavnost v pisarni ne poteka in uporabljate druga orodja, osnovno načelo ostane enako - pred začetkom na delovni dan morate pripraviti vse, kar potrebujete. Znanstvenikom, ki uporabljajo sofisticirano opremo in mehaniko, ki delajo s ključi, bo bolje, če bodo njihova orodja in napeljave vnaprej pripravljeni.
   • To tudi pomeni, da morate poskrbeti, da imate potrebne materiale. Na primer sponke za spenjalnike, žeblje (če ste mizar), kredo (če ste učitelj) itd.
   • Prepričajte se, da je vaše orodje v dobrem stanju. Eno zlomljeno ključno orodje lahko moti vsa druga dela. Prihranite prihodnji čas z občasnim čiščenjem in po potrebi popravljanjem napeljave.
3. 3 Naredite splošen urnik. Če imate veliko opravil, lahko razpored poveča vašo produktivnost. Če želite, da bo vaš urnik resnično učinkovit, se omejite na en glavni načrt (vanj lahko dodate koledar za načrtovanje dolgoročnih ciljev).Dela vam ni treba zapletati z nekaj urniki ali gorami opomnikov, ki jih boste nedvomno izgubili. Voditi se morate po enem samem načrtu.
   • Organizirajte vsak dan tako, da naredite seznam opravkov. Začnite z nalogami, ki jih morate najprej dokončati. Na koncu postavite manj pomembne točke. Na začetku dneva začnite na vrhu seznama. Premaknite nedokončana opravila na seznam naslednjega dne.
   • Določite časovne okvire in roke za najpomembnejše projekte ter tudi realno ocenite situacijo in izračunajte čas za te naloge. Ni vam treba napovedati, da boste neuspešni. Bolje je, da na začetku projekta zahtevate več časa kot v zadnjih dneh pred iztekom roka.
4. 4 Omejite se na stvari, ki vas motijo. Vsako delovno okolje ima svoje stvari, ki lahko motijo. To je lahko na primer zelo zgovorna in vsiljiva sodelavka ali preveč tiho vzdušje, v katerem lahko že najmanjši šum moti. Potrudite se biti čim bolj osredotočeni na delo. Če vam vaša dejavnost omogoča poslušanje glasbe, vzemite s seboj predvajalnik MP3. Lahko celo postavite znak ali objavite obvestila, da vas kolegi ne motijo. Morda se vam to sliši nesramno, vendar je pravzaprav razumen in učinkovit način, da se med delom izognete motnjam. Ne pozabite, da lahko med odmorom čim bolj klepetate s sodelavci.
   • Eden od zelo pogostih motenj so spletna mesta, ki niso delovna. Ena študija je pokazala, da približno dve tretjini delavcev vsak dan porabi vsaj malo časa za obisk takšnih virov. Na srečo večina brskalnikov omogoča prenos brezplačnih programov, ki blokirajo problematična spletna mesta. Poiščite program za produktivnost ali blokiranje spletnih mest pri podjetju, ki je izdelalo vaš brskalnik. Verjetno boste našli vsaj nekaj teh brezplačnih in učinkovitih programov.
   • Drug način, da vas pri delu ne motijo, je, da se omejite na klice (da se izognete nepotrebnim pogovorom) in prosite svoje sodelavce, da ne pridejo klepetati minuto ali dve.
5. 5 Uporabite odmore, da uredite svoje osebne zadeve. Ironično je, da si lahko med odmori povečate in ne zmanjšate produktivnosti na delovnem mestu. Prvič, tako dobite počitek, ki ga potrebujete. Brez tega se lahko zelo utrudite in delate počasneje in manj produktivno. Drugič, med odmorom lahko počnete vse, kar vas običajno odvrača od dela. Ste se kdaj ujeli, da morate med delovnim časom poklicati določeno osebo? To naredite med odmorom, da med delom ne boste motili.

Metoda 2 od 3: Razvoj učinkovitih delovnih strategij

1. 1 Velike naloge razdelite na manjše kose. Veliki projekti vas lahko ustrašijo: če so zelo veliki, jih je enostavno odložiti in izgubiti čas za manj pomembna dela, dokler jih ne boste morali začeti izvajati pred iztekom roka. Za učinkovito delo morate najprej opraviti najpomembnejše delo, tudi če bo to majhen del velikega projekta. Seveda vam to ne bo dalo občutka, da ste dokončali celotno nalogo (kot pri majhnem projektu), je pa pametnejši način, da uporabite svoj čas. V prihodnje boste najpomembnejša opravila hitreje dokončali, če se boste vsak dan malo ukvarjali z njimi.
   • Na primer, če morate v enem mesecu narediti veliko predstavitev, vsak dan določite, koliko tega projekta boste danes opravili. To ne bo dolgotrajno ali odvračalo pozornosti od preostalega dela, vendar bo pomemben prvi korak, da bo preostanek procesa hitrejši in lažji.
2. 2 Olajšajte si delo z dodeljevanjem nalog. Če niste na najnižjem položaju, lahko podobne naloge razdelite med podrejene, da prihranite čas. Ne dovolite, da bi nekdo drug opravljal delo, ki ga samo vi znate narediti pravilno. Namesto tega podrejenim dajte ponavljajoče se naloge, ki trajajo dolgo. Tako lahko svoje sposobnosti uporabite pri pomembnejših nalogah. Če nekomu oddate delo, spremljajte napredek in določite rok. Zaposlenim se vedno zahvalite za pomoč; če menijo, da jih cenite, se bodo v prihodnje za vas zelo potrudili.
   • Če ste pripravnik, novi zaposleni ali nekdo drug na nizkem položaju v podjetju, lahko poskusite razdeliti zlasti enako vrsto dela med zaposlene na isti ravni kot vi (seveda z njihovim soglasjem in privolitev upravitelja). Če vam sodelavci pomagajo, se ne pozabite odzvati prijazno.
   • Če imate dobre odnose s šefom, bo morda lahko vaše delo prepustil drugemu.
3. 3 Učinkovito organizirajte svoja srečanja. Obstaja razlog, zakaj jih nihče ne mara: po raziskavi iz leta 2012 skoraj polovica vseh vprašanih meni, da so sestanki največja izguba časa pri delu; več kot celo obisk nepotrebnih spletnih mest. Morda bodo potrebna srečanja za razpravo in določanje ciljev. Če pa so sestanki slabo premišljeni, so pogosto lahko obremenjujoča izguba ur (včasih tudi dni), ne da bi se odločili. Nekaj ​​nasvetov za čim bolj učinkovito srečanje:
   • Pred vsakim sestankom določite dnevni red, da kar najbolje izkoristite dodeljeni čas. Dodelite, koliko časa je namenjenega razpravi o določenih vprašanjih. Poskusite se čim bolj držati urnika: če imate druga vprašanja, vam svetujemo, da se o njih pozneje osebno pogovorite.
   • Na sestanke povabite čim manj ljudi. Zmanjšanje števila obiskovalcev sestanka bo zmanjšalo možnost odstopanj od teme. Zaposleni, ki se jim ni treba udeležiti, bodo v tem času še naprej delali na svojem mestu.
   • Naj bodo predstavitve diapozitivov čim krajše. Učinkovitost diapozitivov (PowerPoint itd.) Med sestankom je zelo kontroverzna. Lahko rečemo, da naj bodo diapozitivi med predstavitvijo čim krajši in informativni. Na diapozitive postavite slike in informacije, ki jih ni mogoče ustno posredovati, ne pa celotni vsebini vaše predstavitve.
   • Na koncu glavno načelo: navedite, katero vprašanje želite rešiti. Naredite to pred sestankom in se čim prej odločite.
4. 4 Izogibajte se konfliktom. Na žalost se na delovnem mestu lahko pojavijo številne stresne situacije. Če se vam zdi, da se boste kmalu zlomili, takoj zavrnite sovražnost. Morda bi se morali vi, oseba, s katero se borite, ali oboje, iskreno opravičiti. Bolje, da to storite prej kot slej. Če dovolite, da nekaj spopadov preraste v spore, bo vaš prihodnji nastop trpel, saj boste izgubljali čas, da ne bi naleteli na to osebo na delovnem mestu. Še pomembneje pa je, da se boste le počutili slabše, zato ne dovolite, da delovni konflikti vplivajo na vašo produktivnost in razpoloženje!
   • Ne bojte se obrniti na strokovnjaka za reševanje sporov in konfliktnih situacij. Podjetniki vedo, da lahko konflikti in neprijetne situacije motijo ​​normalno delo, zato mnogi najemajo strokovnjake, ki so odgovorni za reševanje delovnih sporov. Če ste jezni, živčni ali se bojite sodelavca, se posvetujte s svojo kadrovsko ekipo.
   • Ko se vaš konflikt razreši, vam ni treba biti prijatelj z zaposlenim, s katerim ste se sprli - le mirno morate delati z njim. Bodite vljudni in obzirni na svojem delovnem mestu, tudi z ljudmi, ki vam niso všeč.

Metoda 3 od 3: Spremembe življenjskega sloga

1. 1 Vzemite si dovolj časa za počitek. Utrujenost nikoli ni izboljšala kakovosti dela nekoga; lahko upočasni hitrost vašega dela, zmanjša vašo sposobnost za delo, in če ne spite dovolj, lahko vpliva na vas med pomembnimi sestanki. Poleg tega redno pomanjkanje spanja vodi do številnih zdravstvenih težav. Izogibajte se zaspanju za mizo in nato preskakovanju dela, ker se ne počutite dobro. 7-8 ur zdravega spanca bo za vas najboljše zdravilo.
   • V najboljšem primeru je letargija na delovnem mestu manjše vprašanje. V najslabšem primeru je lahko zelo nevarno. Če je pri vašem delu ogrožena varnost ljudi (na primer delate kot kontrolor zračnega prometa ali voznik tovornjaka), je zdrav in primeren spanec za vas izredno pomemben.
2. 2 Ukvarjajte se s športom. Znanstveniki so dokazali, da vadba izboljša razpoloženje in produktivnost na delovnem mestu. To še posebej velja za pisarniške delavce. Če večino dneva preživite za računalnikom, poskusite vsak dan nameniti malo pozornosti telesni dejavnosti. Tako ne boste le lažje sedeli v službi, ampak se boste tudi počutili bolje, bolj energični in imeli boste več motivacije za delo.
   • Če prvič začnete z vadbo, poskusite zmerno kardio kombinirati s treningom moči.
3. 3 Bodite dobre volje. Če poskušate izboljšati svojo učinkovitost pri delu, boste morda želeli resno vzeti svoje delovno življenje. V mnogih primerih je to slaba misel: morda boste v kratkem času lahko izboljšali učinkovitost, če pa se vedno omejite na užitek pri delu, se boste zlahka obrabili, kar bo vodilo v letargijo, stres in pomanjkanje motivacije. Poskusite biti dobre volje: če se pri delu dobro počutite, boste bolj verjetno imeli motivacijo in težnjo. Naredite malenkosti, ki vam bodo dvignile razpoloženje in ostale produktivne: poslušajte glasbo v slušalkah, segrejte ali prenosni računalnik odnesite v sobo za počitek za mir in tišino.
   • Izkoristite čas svojega odmora: uživajte v priložnosti, da dobro jeste, klepetate in se smejite s prijatelji v službi.
   • Ne pretiravajte s kavo. To je lahko odlično zdravilo v dneh, ko se počutite izčrpano, če pa ga pijete vsak dan, postanete odvisni od njega in vam ne bo koristilo.
4. 4 Ustvarite spodbude zase. Lažje je učinkovito delati, če imate dober razlog. Če se nekega dne težko prisilite v delo, razmislite o glavnih razlogih, ki so vas pripeljali do tega dela: o vaših življenjskih ciljih, sanjah ali samouresničitvi. Poskusite razmišljati o svojem delu kot o sredstvu za vaš končni cilj - vaš idealen življenjski slog. Če imate radi svoje delo, pomislite, kakšen občutek vam prinaša delo: ali imate občutek zadovoljstva s svojim rezultatom, dosežkom, ko ste opravili nalogo?
   • Pomislite na dobre stvari, ki jih imate pri svojem delu. Morda imate hišo, stanovanje ali avto, ki ste ga kupili z zasluženim denarjem, ali pa vam delo omogoča plačilo za šolanje otrok ali pa imate druge privilegije.
   • Pomislite na posledice, če ne delate. Kakšnim stvarem se boste morali odreči, če izgubite vir dohodka? Kako bo to vplivalo na vašo družino ali druge ljubljene?
5. 5 Nagradite se. Če ste uspešno izboljšali svojo produktivnost, proslavite: to si zaslužite. Ni lahko odpraviti slabih navad in razviti dobrih, zato se za trdo delo nagradite.V petek si privoščite pijačo, pojdite v klub s prijatelji ali pa le ležite v postelji s knjigo. Naredite vse, kar vas veseli po delovnem tednu. S tem, ko se nagrajujete, povečate občutek za uspeh, kar je pomemben del vaše motivacije.
   • Nagrada ni nujno velika ali velika. Prav tako ni nujno, da je drago. Najboljše so skromne do zmerne nagrade. Shranite svoj Rolex za posebno priložnost.

Nasveti

• Naredite bolj zapletene projekte takoj, namesto da jih pustite za kasneje. Tako se jim ne boste poskušali izogniti in v napetosti čakati, da pridejo na vrsto. Če boste najprej naredili takšen projekt, boste najverjetneje srečni in boste dan lahko zaključili pozitivno, tako da boste delali prijetnejše ali manj stresne projekte.