Vsebina

• Koraki
• Metoda 1 od 3: Uporabite seznam
• Metoda 2 od 3: Uporabite graf
• Metoda 3 od 3: Odstranite motnje
• Podobni članki

Morda ste redni študent, ki poskuša izboljšati upravljanje svojega časa, ali pa delodajalec, ki poskuša najti izhod, da zaposleni ne bi več zapravljali časa. Ne glede na vašo vlogo ste verjetno osredotočeni na to, kako ustvariti dnevno rutino, ki vam bo omogočila, da nehate izgubljati čas in izkoristite dan. V pomoč so lahko organizacijske strategije, kot so seznami in urniki, ter ukrepi za zmanjšanje motenj, ki jedo dragocen čas.

Koraki

Metoda 1 od 3: Uporabite seznam

1. 1 Naštejte stavbe za ta dan. Vzemite kos papirja in pisalo. Razmislite o nalogah, ki jih nameravate opraviti na ta dan, ali o odgovornostih za ta dan in jih vse zapišite na papir. Seznam je lahko podoben enemu od naslednjih: "Nakupovanje, pranje perila, čiščenje, domača naloga" ali "Poročila za stranke, preverjanje pošte in pošiljanje pisem, sestanki, delo z dokumenti".
   • Na seznam dodajte čim več nalog, od majhnih do velikih. Zapomniti si morate vse obveznosti in naloge za ta dan, da jih boste zagotovo uvrstili na seznam prednostnih nalog.
2. 2 Dajte prednost nalogam. Eden od načinov učinkovitega dela je, da se najprej osredotočite na naloge z najvišjo prioriteto, nato pa se na seznamu premaknete na naloge z najnižjo prioriteto. To se imenuje pravilo 80/20, kjer bi vam dejavnosti, ki prinašajo največ koristi, vzele 80% vašega časa, dejavnosti, ki prinašajo najmanj koristi, pa 20%.
   • Pojdite po seznamu in vsaki nalogi dodelite številko, ki bo ustrezala njenemu pomenu. Nato jih razporedite tako, da se seznam začne z najpomembnejšimi in najbolj uporabnimi opravili ter konča z najmanj prednostnimi in donosnimi.
3. 3 Skupno povežite naloge. Ko ustvarite in določite prednostni seznam opravil, morate majhna opravila razvrstiti v skupine, tako da tvorijo en proces. Na primer, naloge, kot so odgovarjanje na e -poštna sporočila in klicanje strank, lahko združite v eno skupino, jim namenite eno uro in jih pokličete »pogovor s strankami«. Potem lahko preprosto in mirno delate na vsaki nalogi v dodeljenem časovnem okviru.
   • Poskusite na ta način združiti vsa opravila, da vam ne bo treba preklapljati na različne procese in porabiti čas, da ugotovite, na kateri nalogi boste nadaljevali. Razvrščanje povezanih nalog vam lahko pomaga učinkoviteje organizirati čas in zmanjšati raven stresa med delom na nalogah s seznama.
4. 4 Za vsako nalogo si vzemite manj časa. V skladu s Parkinsonovo zakonodajo vam manj časa za dokončanje opravila skrajša čas, ki ga potrebujete za dokončanje naloge. Namesto, da si prihranite čas, ki ga imate na razpolago, omejite čas, ki ga vzamete za vsako nalogo, da ga boste morali opraviti hitreje. To lahko počnete počasi in postopoma zmanjšujete čas, ki ga namenjate vsaki nalogi, dokler ne dosežete tiste zlate sredine, kjer ne čutite velikega pritiska in hitenja, vendar nimate časa za odlašanje ali izgubo časa.
   • Na neki točki boste razvili dober občutek za upravljanje časa, še posebej, če morate za vsako nalogo porabiti le omejen čas. To je lahko zelo koristno, če imate vsak dan isto rutino ali podoben seznam nalog.
5. 5 Nagradite se, ko opravite vsa opravila na seznamu. Ko boste prekrižali vse naloge s seznama, običajno na koncu dneva, si morate dati malo komplimenta in razvajanja. To je lahko okusna večerja, kozarec vina ali prosti čas, ko lahko naredite nekaj zabavnega in prijetnega. Majhna nagrada bo služila kot spodbuda za dokončanje vseh nalog za ta dan.
   • Kakšna bo vaša nagrada, se lahko odločite, še preden začnete dan, da jo lahko uporabite kot motivacijo za dokončanje nalog. Recimo, da se morate na primer pripraviti na izpit in načrtovati večerjo s prijatelji. Večerne načrte uporabite kot izgovor, da se ves dan učite in dokončujete naloge, da vam kasneje ne bo treba zamuditi večerje.

Metoda 2 od 3: Uporabite graf

1. 1 Naredite urnik za vsako uro svojega dne. Vzemite kos papirja ali v računalniškem koledarju ustvarite celice za vsako uro svojega delovnika ali vsako uro budnosti. Lahko je od devet do pet ali deset do sedem. Čeprav vam ni treba izpolniti vsakega časovnega obdobja do minute, bi bilo koristno zagotoviti, da se vsaka ura dneva upošteva v vašem urniku.
   • Vsako uro začnite izpolnjevati naloge, ki jih morate opraviti. Začnete lahko z najpomembnejšimi nalogami in se premaknete na manj pomembne. Poleg tega, če se imate za jutranjo osebo, poskusite prvo polovico dneva vzeti za težja opravila. Če pa veste, da imate po kosilu drugi veter, lahko za ta čas dneva odložite pomembne naloge. Poskusite oblikovati svoj urnik tako, da bo ustrezal vašim potrebam in delovnim navadam. To vam bo omogočilo uspeh in vaš urnik bo učinkovitejši.
   • Predlogo za svoj urnik lahko ustvarite na tabli ali koledarju, tako da jo lahko vsak dan posodobite glede na svoje naloge za določen dan.
2. 2 Vsako uro ali dve si vzemite desetminutni odmor. Težko se je več kot dve uri osredotočiti na nalogo ali skupino nalog. Vsako uro ali dve si načrtujte desetminutni odmor, da se ne boste počutili pod stresom ali preobremenjeni z delom. Med tem mini odmorom lahko vstanete s svojega delovnega mesta in se sprehodite po pisarni ali poklepetate s sodelavcem v pisarniški kuhinji. Pripravite si skodelico kave ali pa se odpravite na krajši sprehod na svež zrak. Poskusite se držati 10 minut, da sledite svojemu urniku.
   • Vsako uro lahko vzamete 10 dolgih, počasnih in globokih vdihov, da osvežite um in si vzamete kratek odmor. To vam lahko pomaga dobiti nov pogled na nalogo, ki jo opravljate ali jo boste kmalu zaključili, in vam zagotavlja, da kljub napornemu dnevu ne pozabite nase.
3. 3 Prvič poskusite pravilno opraviti nalogo. Namesto, da bi hiteli in poskušali čim hitreje opraviti vsa opravila, si vzemite čas, da prvič pravilno opravite vsako nalogo. Hitenje po pošti lahko vleče vašo izmenjavo e -pošte, še posebej, če stranki pošiljate nerazumljiva ali nejasna sporočila. Počasi in si vzemite dovolj časa, da sestavite jasna e-poštna sporočila ali natančno preberete zapiske o študiju. Če prvič opravite pravilno, boste dolgoročno prihranili veliko zapravljenega časa.
4. 4 Prosite prijatelja ali sodelavca, da občasno preveri vaš napredek, da boste ostali na pravi poti. Včasih potrebujemo podporo drugih, da ostanemo osredotočeni na nalogo. Naj vas bližnji prijatelj, starš, sodelavec, brat ali sestra pregledajo vsakih nekaj ur, da se prepričate, ali ste na urniku.
   • Vaš spremljevalec vam lahko prinese skodelico kave ali vas razveseli z lepimi besedami, da se boste lahko malo zmotili, se nasmejali ali nasmejali ter se vrnili k svojim vsakodnevnim opravilom. Čeprav ste morda zaposleni, vas bo nekaj minut s prijateljem razveselilo in vam pomagalo učinkoviteje upravljati svoj čas.

Metoda 3 od 3: Odstranite motnje

1. 1 Ni vam treba stalno preverjati pošte. To lahko ustvari vzorec start-stop-start v vašem delovnem dnevu in vodi do izgube časa. Poskusite ne odpirati pošte čez dan, še posebej, če se morate osredotočiti na drugo nalogo. V urniku določite tri časovne intervale za preverjanje pošte: zgodaj zjutraj, tik po kosilu in proti koncu dneva. To vas ne bo motilo zaradi neprekinjenega pretakanja e -poštnih sporočil čez dan in vam bo zagotovilo namenjen čas za delo z e -poštnimi sporočili.
   • Ista načela se lahko uporabljajo za druga komunikacijska sredstva, kot so glasovna pošta, besedilna sporočila in telefonski klici. Ne trudite se ves čas ob telefonu, razen če seveda ne pričakujete pomembnega besedilnega sporočila ali telefonskega klica. To bo pomagalo omejiti odmore v delovnem toku in vam pomagalo ostati pri načrtovanem.
2. 2 Izklopite telefon in izklopite internet. Če je mogoče, izberite vsaj eno uro svojega delovnika, ko lahko utišate telefon in izklopite internetno povezavo. Tako se boste lahko osredotočili na delo, ki zahteva popolno koncentracijo in pomanjkanje motenj, kot sta telefon ali internet.
   • Odprava teh dejavnikov, ki vas lahko zlahka odvrnejo, bo še posebej koristna, ko delate na šolskem projektu ali velikem poročilu. Odklopite telefon, da ne boste imeli razloga, da ga preverite vsakih pet minut ali se zanesete gledanju novic v družabnih omrežjih.
3. 3 Opozorite druge, naj vas ne motijo. Poskušajte ne spodbujati drugih, da vas motijo, in ne motite drugih sami. Samo povejte jim, da delate. Lahko zaprete vrata ali postavite znak za zaposlen.V pisarno lahko pošljete tudi e -poštno sporočilo, da vas opomni, da je določen čas v pisarni miren delovni čas.
4. 4 Poskusite ne odstopati od svoje rutine. Ko sestavite delovni seznam ali urnik in se zaščitite pred motnjami, uporabite svojo voljo in koncentracijo, da se držite svoje rutine. Večina ljudi razume razliko med dobro porabljenim časom in zapravljenim časom, zato poskusite ne pasti v past zapravljanja časa. Gradite po svojem urniku in na koncu dneva boste lahko uživali v občutku dosežkov in dobro porabljenem času.

Podobni članki

• Kako organizirati produktiven dan
• Kako biti produktiven
• Kako si dobro organizirati čas
• Kako pravilno razporediti svoj čas