Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 3: Uporaba seznama
• 2. metoda od 3: Uporaba urnika
• 3. metoda od 3: odpravljanje motenj

Morda ste študent s polnim urnikom obremenitve študija in skušate bolje urejati svoj čas ali pa ste delodajalec, ki želi zagotoviti, da njegovi zaposleni nehajo izgubljati čas. Ne glede na to, kakšna je vaša vloga, se boste verjetno želeli osredotočiti na to, kako ustvariti vsakodnevno rutino, ki bo zagotovila, da ne izgubljate časa in kar najbolje izkoristite svoj dan. Organizacijske strategije, kot so seznami in urniki, so lahko v pomoč, prav tako pa tudi ukrepi za odpravo motenj, ki vam porabijo dragoceni čas.

Stopati

Metoda 1 od 3: Uporaba seznama

1. Ustvarite seznam svojih nalog za ta dan. Začnite s papirjem in pisalom. Razmislite o nalogah, ki jih želite razporediti za ta dan, ali o obveznostih, ki jih imate, in vse zapišite. To je lahko seznam, kot so "živila, perilo, čiščenje, domače naloge" ali "poročila o stanju strank, e-poštna sporočila, sestanki, papirologija."
   • Na seznam dodajte čim več nalog, od manjših do večjih. Poskusite razmisliti o vsaki obveznosti ali nalogi za vsak dan, da se prepričate, da je na vašem prednostnem seznamu.
2. Organizirajte naloge od najvišje do najnižje prioritete. Eden od načinov pametnejšega dela je, da se najprej osredotočite na najvišjo prioriteto in nato po seznamu pridete do točk z najnižjo prioriteto. To se imenuje pravilo 80/20, pri katerem naj bi vam dejavnosti, ki vam bodo prinesle največ koristi, vzele 80% časa. Dejavnosti, ki vam prinesejo najmanj časa, naj trajajo približno 20% vašega časa.
   • Preglejte svoj seznam in vsaki nalogi dodelite številko, od najvišje do najnižje prioritete. Nato jih postavite po vrstnem redu, tako da bodo razvrščeni od najvišjega do najnižjega, glede na prednost in kaj vam vsaka naloga prinese.
3. Ustvarite skupine sorodnih nalog. Ko imate oštevilčen in razvrščen seznam prioritet, ustvarite manjše skupine nalog, ki sestavljajo določen postopek. Ustvarite na primer skupino nalog, na primer odzivanje na e-pošto in klicanje strank, ki tvorijo enourni postopek, in jim recite »stik s stranko«. Nato lahko gladko in enostavno dokončate katero koli nalogo v določenem časovnem obdobju.
   • Poskusite to narediti za vse svoje naloge, tako da vam ni treba preklapljati med različnimi procesi ali izgubljati časa, da bi ugotovili, katero nalogo boste nadaljevali. Naloge, povezane z razvrščanjem v skupine, vam bodo pomagale izboljšati upravljanje s časom in zmanjšati stres med delom s seznamom prioritet.
4. Dajte si manj časa za vsako nalogo. Po Parkinsonovem zakonu vam bo manj časa za dokončanje naloge skrajšal čas, ki ga morate opraviti. Namesto da dodelite čas, omejite čas, ki ga sprostite za vsako nalogo, tako da boste prisiljeni to nalogo opraviti hitreje. To lahko začnete delati previdno, postopoma si vzemite manj časa za vsako nalogo, dokler ne dosežete idealne točke, ko se vam ne zdi, da bi morali hiteti, pa tudi nimate časa za zadrževanje ali zapravljanje.
   • Sčasoma boste razvili dober občutek za upravljanje s časom, še posebej, če boste za vsako nalogo prisiljeni porabiti le omejeno količino časa. To je koristno, če se nagibate k isti rutini ali če se vsak dan ukvarjate s podobnim seznamom nalog.
5. Nagradite se, ko bo seznam končan. Ko označite vse naloge s seznama, običajno ob koncu delovnega dne, si morate dati majhno nagrado. To je lahko prijetna večerja, kozarec vina ali čas za zabavo in sprostitev. Nagrajevanje samega sebe vam bo zagotovilo motivacijo, da vsak dan opravite vse svoje naloge.
   • Določite lahko tudi, kakšna bo vaša nagrada, preden začnete dan, tako da jo boste lahko uporabili kot motivacijo za dokončanje svojih nalog. Recimo, na primer, da se moraš učiti za test in imaš načrte za večerjo s prijatelji. Nato uporabite te načrte za to večerjo kot razlog, da nadaljujete s študijem in dokončate to nalogo danes, da ne boste zamudili večerje.

2. metoda od 3: Uporaba urnika

1. Naredite si urnik za vsako uro dneva. Zapišite to na list papirja ali s koledarjem v računalniku ustvarite polja za vsako uro vašega delovnika ali ure dneva, ko ste budni. To je lahko od devet do pet ali od deset do sedem. Čeprav vam ni treba natančno izpolniti vsakega časovnega obdobja do minute, je lahko v pomoč, da je v vaš urnik vključena vsaka ura vašega dneva.
   • Začnite tako, da vsako uro dneva izpolnite z zahtevano nalogo za ta dan. Začnete lahko z najpomembnejšimi nalogami in nato nadaljujete z delom, dokler ne pridete do najmanj pomembnih nalog. Če se imate za jutranjo osebo, se lahko težje naloge določite za načrtovanje dneva prej, če pa veste, da običajno začnete šele po kosilu, se lahko zapletenejše naloge lotite nekoliko pozneje čez dan ... dan. Poskusite svoj urnik prilagoditi lastnim potrebam in delovnim navadam, saj bodo na ta način možnosti, če ga začnete uporabljati, večje.
   • Predlogo za svoj urnik lahko ustvarite na tabli ali koledarju (v mobilni napravi), tako da jo lahko posodobite vsak dan, odvisno od urnika za ta dan.
2. Vsako eno do dve uri si privoščite 10-minutni odmor. Osredotočiti se na nalogo ali skupino nalog je lahko več kot 1-2 uri. Vsako uro ali vsaki dve uri si privoščite 10-minutni odmor, da se ne počutite preobremenjeni ali preobremenjeni. Med tem mini odmorom vstanite in se sprehodite po pisarni ali se pogovorite s kolegom v kavarni. Lahko si privoščite skodelico kave ali se sprehodite zunaj. Poskusite, da odmori ne bodo daljši od 10 minut ali manj, da se vaš urnik ne bo pokvaril.
   • Vsako uro lahko tudi globoko vdihnete 10-krat, da si zbistrite misli in si oddahnete. To vam lahko pomaga pridobiti drugačen pogled na nalogo, ki jo opravljate ali jo boste opravljali, in vas kljub zasedenemu delovniku nekaj časa osredotočajo nase.
3. Poskusite vsako nalogo pravilno opraviti prvič. Bolje je, da si vzamete čas in takoj opravite vsako nalogo, kot da hitite po koledarju in preskočite pogled na vsako nalogo. Hiter pregled e-pošte lahko privede do trajne izmenjave e-pošte, zlasti če strankam pošiljate skrivnostna ali zmedena e-poštna sporočila. Stopite na zavore in si vzemite čas za pisanje jasnih e-poštnih sporočil ali branje zapiskov iz šole. Če pravočasno opravite opravilo, lahko dolgoročno prihranite veliko izgubljenega časa.
4. Prosite prijatelja ali kolega, da vas vsake toliko časa osredotoči. Včasih potrebujemo podporo drugih, da ostanemo osredotočeni na naloge, ki jih je treba opraviti. Prosite bližnjega prijatelja, starša, sorojenca ali sodelavca, da občasno preveri vaš urnik.
   • Nato vam lahko prinesejo skodelico kave ali rečejo kaj lepega, tako da si lahko vzamete trenutek za nasmeh ali smeh in se nato vrnete k vsakodnevnim opravilom. Čeprav ste lahko zaposleni, lahko samo druženje s prijateljem izboljša vaše razpoloženje in vodi do boljšega upravljanja časa.

3. metoda od 3: odpravljanje motenj

1. Izogibajte se naključnemu preverjanju e-pošte. Naključno preverjanje e-pošte lahko v vašem delovniku ustvari vzorec »začni-ustavi-zaženi« in privede do izgubljenega časa. Izogibajte se nenehnemu odpiranju e-poštnega programa ves dan, še posebej, če bi se morali osredotočiti na povsem drugačno nalogo. Načrtujte 3-krat čez dan, da preverite svojo e-pošto: zgodaj zjutraj, po kosilu in sredi popoldneva. To zagotavlja, da vas ves dan ne moti neprekinjen tok e-poštnih sporočil in da ste si rezervirali čas za obdelavo e-pošte.
   • Enako načelo lahko uporabimo za druge oblike komunikacije, na primer glasovno pošto, besedilna sporočila ali telefonske klice. Ne poskušajte biti dosegljivi ves čas, razen če pričakujete pomembno sporočilo ali telefonski klic. To omejuje kakršne koli prekinitve poteka dela in vam pomaga, da se držite svojega urnika.
2. Izklopite telefon in internetno povezavo. Če je mogoče, izberite vsaj eno uro svojega delovnega dne, da sta telefon in internetna povezava izključena. Na ta način se lahko popolnoma osredotočite na svoje delo, kjer je to potrebno, brez odvračanja pozornosti od telefona ali interneta.
   • Če si prihranite to motnjo, vam lahko pomaga tudi pri pisanju diplomskega dela ali celovitega poročila. Z utišanjem telefona se prepričate, da nimate izgovora, da preverite telefon vsakih pet minut ali pa se vpijete v brskanje po družabnih omrežjih.
3. Povejte drugim okoli sebe, da ne želite, da vas motijo. Poskusite, da ne spodbujate drugih, da vas motijo ​​ali vas motijo, tako da vsem okoli sebe sporočite, da delate.To lahko pomeni, da zaprete vrata ali postavite napis, da ne želite, da vas motijo. Po pisarni lahko pošljete tudi e-poštno sporočilo, da vse opozorite, da so določeni časi tihi uradni časi.
4. Poskusite, da vas ne moti rutina. Ko sestavite seznam nalog (ali urnik dela), vključno z varnostnimi ukrepi, da ne boste moteni, črpajte iz svoje volje in zbranosti, da se držite svoje rutine. Večina ljudi pozna razliko med dobro porabljenim časom in zapravljenim časom, zato bodite previdni, da ne padete v past, ki zapravlja čas. Kot podporo uporabite svoj urnik in na koncu dneva boste uživali v občutku dosežka in dobro porabljenem času.