Vsebina

• Stopati
• 1. del od 3: Komunicirajte jasno
• 2. del od 3: Bodite dober poslušalec
• 3. del od 3: Komuniciranje v elektronski obliki
• Nasveti

Napačna komunikacija je lahko tako smešna kot moteča. Če želite zmanjšati napačne komunikacije, govorite jasno in ničesar ne prevzemajte. Posvetujte se z osebo, da vas razume. Pri elektronski komunikaciji bodite jasni, jedrnat in poučen. Biti dober poslušalec lahko pomaga tudi pri izogibanju napačnim komunikacijam. Če ste pozorni na pogovore, lahko zmanjšate možnost napačne komunikacije.

Stopati

1. del od 3: Komunicirajte jasno

1. Pomisli preden spregovoriš. Razmišljanje o tem, kaj najprej reči, vam lahko pomaga organizirati misli in se pripraviti na to, da rečete nekaj smiselnega. Še posebej, če vas čaka pomemben pogovor, poskrbite, da bodo vaše besede organizirane tako, da boste lahko povedali, kaj mislite.
   • Ne pozabite, da lahko vaš odnos in ton sporočata marsikaj. Omejite pozornost na motiv in se trudite, da se ne odmaknete od njega.
   • Če imate težave z izgovarjanjem, kar želite povedati, zapišite nekaj točk, da ne boste pozabili ničesar, kar želite povedati.
   • Preden začnete govoriti, si zavestno oddahnite. Pogosto smo nagnjeni k temu, da se brezglavo spustimo v pogovor, toda namerno zaustavitev in vzeti si trenutek, da si uredimo misli, preden govorimo, poveča verjetnost, da bo naša komunikacija jasna in bodo navzoči pripravljeni prisluhniti.
2. Opozoriti. Poskrbeti za človekovo pozornost pomeni zagotoviti, da posluša in razume, kaj govorite. Vzpostavite očesni pogled in poskrbite, da oseba posluša. Če je druga oseba motena ali zasedena s čim drugim, prosite za njeno pozornost ali poskusite kdaj drugič. Če se druga oseba zamoti zaradi nečesa drugega, prosite za pozornost z besedami: "Želim poskrbeti, da razumete" ali "Cenil bi vašo vso pozornost."
   • Če je oseba zmedena, ji povejte, da se boste pogovorili kasneje, ko bo na voljo.
   • Na primer, če se morate z nekom pogovoriti, vendar ta počne nekaj drugega, mu sporočite, da se morate pogovoriti in da želite njegovo pozornost.
   • Ne kričite in ne kličite nekoga, da bi pritegnili pozornost - pojdite na to osebo in jo osebno nagovorite, kadar je to mogoče.
3. Preverite svoje predpostavke. Lahko domnevate, da vsi razumejo, kaj rečete ali kaj prosite, da naredijo, vendar samo zato, da bi bili na varnem, razjasnite vse, v kar oseba morda ni prepričana. Če na primer dajete navodila, razložite, kaj mora oseba še narediti za pripravo. Znanje ali veščine nekoga lahko precenite ali podcenite, zato raje vprašajte.
   • To še posebej velja, če se pogovarjate z nekom iz druge kulture, kot je vaša. Lahko domnevate, da razumejo žargon ali drug jezik, vendar ne škodi vprašati. Če je nekdo videti zmeden, poskusite to bolje razložiti.
4. Bodi prijazen. Biti vljuden v komunikaciji pomeni biti odprt, iskren in prijazen. Ne govorite ničesar, kar bi lahko bilo pasivno-agresivno, sarkastično ali škodljivo za osebo, s katero se pogovarjate. Osredotočite se na prijaznost in povejte, kaj mislite, na način, ki je lahko razumljiv. Če prekinjate, ste nesramni ali nespoštljivi do drugih ljudi, ne boste učinkovito komunicirali.
   • Sarkazem lahko zlahka razumemo. Čeprav je smešno, lahko vseeno privede do nesporazumov, če rečete nasprotno od tega, kar v resnici mislite. Ljudje se lahko zmedejo, kaj dejansko mislite. Sarkazem je lahko tudi nenamerno hudoben.
5. Preverite razumevanje. Prepričajte se, da vas je oseba razumela. To storite tako, da preprosto vprašate: »Ali je to jasno?« Ali pa: »Imate kakšno vprašanje?« To osebi omogoči, da izrazi kakršne koli dvome ali pomisleke, ki jih ima.
   • To lahko pomaga ljudem, da se počutijo prijetno ali prosijo za pojasnila.
   • Ko dajete navodila, prosite osebo, naj jih ponovi, da boste vedeli, da jih razume.
   • V nekaterih primerih je primerno podati kratek povzetek.
     • Na primer: "Torej, da se razumemo, najprej se bomo lotili računa Ramaker, nato pa bomo imeli hiter sestanek o tem, kako odpraviti težave s komunikacijo. Razumeš? '
6. Nadaljevanje. Obrnite se na osebo, s katero komunicirate, da se prepričate, da ste komunicirali jasno. Če ste na primer poslali e-poštno sporočilo, pošljite novo vprašanje: "Kako si?" Imate kakšna vprašanja? "Če ste se z nekom pogovarjali, ga nekaj dni kasneje vprašajte:" Prosimo, preverite. Vse v redu?'
   • Če menite, da ste morda napačno komunicirali, izkoristite ta trenutek, da vse jasno predstavite in razjasnite, kaj bi lahko zmedlo.

2. del od 3: Bodite dober poslušalec

1. Razumeti govorico telesa. Večina komunikacije je neverbalna. Bodite pozorni na to; lahko je zelo pomembno. Ohranite stik z očmi in pazite na kakršne koli spremembe lastnega očesnega stika ali očesnega stika druge osebe. Bodite pozorni na držo in mimiko osebe in preverite, ali obstajajo neskladja. Če opazite kakršne koli razlike, vprašajte znova ali prosite za pojasnilo.
2. Pozorno poslušajte. Poskrbite za vso pozornost, ko nekdo govori. Mnogi poskušajo pomisliti, kaj bi rekli naprej, vendar ostajajo povezani z osebo, ki govori. Ljudje cenijo, ko se počutijo slišane in razumljene, eden najboljših načinov za to pa je aktivno poslušanje. Obrnite telo proti njim in se nagnite k njim. Naj vas ne moti (na primer mobilni telefoni) in ostanite z njo prisotni.
   • Ne poslušajte samo besed, ki jih oseba reče, temveč tudi informacije in način komunikacije. Na primer, glas osebe se lahko spremeni, ko govori o čustvenem ali se počuti neprijetno.
3. Ne moti drugega. Če govori nekdo drug, se potrudite, da ga ne prekinete. Naj oseba konča svoje misli, preden doda ali pove kaj drugega. Na ta način pokažete, da poslušate in da cenite to, kar oseba govori. Če običajno ljudi pogosto prekinjate, se lahko počutijo razočarane in ne povedo vsega, kar želijo povedati.
   • Če nekomu dovolite, da zaključi svoje misli, pomeni, da popolnoma poslušate in se ne ukvarjate s svojimi besedami. Tako se bo oseba počutila udobneje, če bo vse delila in ne bo pozabila nečesa, kar je želela povedati, ker je pogovor zašel v stran.
4. Postavite vprašanja. Če je nekaj nejasno ali če česa ne razumete povsem, o tem vprašajte. Poskusite reči nekaj takega: »Bi radi pojasnili, kaj mislite z ___?« Ali pa »Nisem prepričan, da razumem ___. Ali lahko to razložiš? '
   • Če oseba še vedno govori in je ne želite prekinjati, zapišite vprašanje, da ga ne boste pozabili vprašati.

3. del od 3: Komuniciranje v elektronski obliki

1. Organizirajte informacije. Če poskušate posredovati informacije, morate zagotoviti, da informacije učinkovito dosežejo osebo. Če na primer načrtujete dogodek, morate navesti pomembne podrobnosti: kraj, čas in kaj naj ljudje prinesejo. Navedite jasna navodila ali korake za ljudi in poskrbite, da bodo informacije jasne.
   • Preden pošljete podatke ali povabilo, se prepričajte, da vsebujejo vse potrebne podatke.
2. Uporabite manj besed. Ko komunicirate prek besedilnih sporočil ali e-pošte, pojdite na stvar. Dolga e-pošta lahko zmede tisto, kar želite sporočiti. Če na primer oddate zahtevo, preidite naravnost na stvar in podajte svojo zahtevo. Lahko rečete, zakaj je treba zahtevo vložiti, vendar ne nadaljujte v nedogled. Samo povejte, kaj potrebujete, in kmalu zatem dokončajte e-poštno sporočilo.
   • Če pišete dolga e-poštna sporočila ali besedila, jih bodo ljudje verjetno prelistali, namesto da bi jih temeljito prebrali. Če se od dolgih pisem ne morete izogniti, najpomembnejše stvari postavite na vrh.
   • Upoštevajte, da e-poštna sporočila ne pošiljajo socialnih signalov, kot so izrazi obraza in ton glasu. Zato uporabljajte jasen jezik in se izogibajte sarkazmu.
     • Emodžiji so uporabni v družabnih e-poštnih sporočilih, v večini poslovnih e-poštnih sporočil pa ne.
3. Osredotočite se na eno temo. Sporočilo naj bo čim bolj preprosto. Ne ropajte in se ne spuščajte v veliko dodatnih podrobnosti in ne obravnavajte več tem v enem e-poštnem sporočilu. Bolje je, da se v enem e-poštnem sporočilu osredotočite na en element ali temo hkrati, kot na veliko stvari. Če želite razpravljati o več stvareh, se o tem pogovorite po e-pošti. Tako lahko oseba, ko konča z vsako temo, izbriše vsako e-poštno sporočilo in ne pozabi nekaj narediti ali nekaj nagovoriti.
   • Če želite zajeti več tem hkrati, jasno določite razmejitve. Za pojasnitev vsebine uporabite označene točke ali jih prerazporedite.
4. Pojdi naravnost na stvar. Čeprav je v redu, da začnete e-pošto z »Kako ste?« Ali kakšno drugo vrsto zabave, ne porabljajte preveč časa v pogovorih o nečem, kar nima nič skupnega s tem, kar želite sporočiti. Osredotočite se na svojo zahtevo ali informacije, ki jih želite deliti z osebo. Ne tukaj okoli grma in ne daj dolgega uvoda. Namesto tega pojdite k srcu tega, kar želite ali morate povedati.

Nasveti

• Izogibajte se uporabi sarkazma v klepetih, neposrednih sporočilih ali e-poštnih sporočilih brez emojijev. Sarkazma pogosto ne sporočamo pravilno prek besedila, zato je bolje, da to storimo osebno.