Vsebina

• Koraki
• 1. del od 3: Strukturirajte poročilo o dogodku
• 2. del 3: Poiščite pravo gradivo za svoje poročilo
• 3. del 3: Zadnji koraki za pisanje poročila o dogodku
• Nasveti
• Kaj potrebujete

Morda morate napisati poročilo o dogodku in ugotoviti, kako uspešen je bil, ter rezultate primerjati s cilji. To je pomembno, da lahko ljudje ali podjetja, ki gostijo dogodek, razumejo, ali bi morali kaj spremeniti. Poročilo o dogodku lahko naredite uspešnejše. To je pomembno, če nameravate organizirati kakšen drug dogodek!

Koraki

1. del od 3: Strukturirajte poročilo o dogodku

1. 1 Določite slog in obliko predstavitve za določeno občinstvo. Poročila o dogodkih lahko povežete, spete, pošljete po e -pošti v obliki PDF, izvedete s predstavitvijo PowerPoint in drugo.
   • Poročilo o dogodku strukturirajte po oddelkih. Rezultate dogodka morate primerjati s cilji, ki ste si jih zastavili. Povzemite glavne rezultate dogodka.
   • Poročilo o dogodku prilagodite potrebam in interesom vsakega sponzorja in občinstva. Upoštevajte cilje sponzorjev. Do neke mere so sponzorji ključno občinstvo za vaše poročilo o dogodku. Želijo vedeti, ali je bilo vredno sponzorirati vaš dogodek. Zato ne pozabite razmisliti o tem, kaj želijo vedeti in kateri vidiki so za njih res pomembni.
   • Pripravite tudi poročilo o dogodku, ki bo ustrezalo posebnim zahtevam dogodka in edinstvenosti sponzorja. Standardnega, tipičnega poročila ne bi smeli pisati.Vredno je razmisliti, da bodo na vaše poročilo opozorili tudi vodstvo podjetja in finančni menedžerji.
2. 2 Organizirajte postopek tako, da zabeležite potrebne informacije med celotnim dogodkom. Ne zanašajte se samo na svoj spomin.
   • Zapisovanje informacij pred dogodkom, med njim in po njem vam bo omogočilo izdelavo podrobnejšega in zato učinkovitejšega poročila. Prav tako vam bo pomagal predstaviti podatke v kronološkem vrstnem redu.
   • Zagotovite stalno zbiranje podatkov, po potrebi zaposlite več ljudi (vključno s potencialnimi pripravniki). Najpomembneje je, da vam za ustvarjanje poročila ni treba čakati na konec dogodka.
3. 3 Zmanjšajte poročilo na ključne točke. Težava pri nekaterih poročilih o dogodkih je, da preprosto navedejo vrstni red dogodka ali se osredotočijo na promocijske ponudbe. Ne počni tega. Namesto tega jasno in analitično poudarite ključne točke.
   • Za podrobno razčlenitev izberite nekatere dogodke dogodka. Pomislite, kateri trije dogodki so bili najboljši in kateri najbolj nepričakovani.
   • Ne preobremenite svojega poročila z nepotrebnimi podrobnostmi, kot je meni za kosilo ali podrobna predstavitev glavnega govornika. Poudariti morate, kaj je resnično pomembno.

2. del 3: Poiščite pravo gradivo za svoje poročilo

1. 1 Napišite povzetek projekta. Poročilo o dejavnostih mora vsebovati povzetek projekta, ki je skrajšana različica podrobnejšega celotnega poročila. Ta življenjepis vzemite kot uvod.
   • Ustvarite lahko dve poročili - povzetek projekta, namenjen ljudem, ki jih zanimajo rezultati dogodka, in podrobnejše celotno poročilo za tiste, ki želijo sponzorirati ali organizirati dogodek.
   • V povzetku projekta se morate osredotočiti na ključne točke in rezultate. Povzetek projekta mora biti kratek - ena ali dve strani. Povzeti mora ključne podrobnosti dogodka in vključiti kratko interpretacijo podatkov.
2. 2 V poročilo o dogodku vključite ilustrativno gradivo. Mnogo učinkoviteje je občinstvu predstaviti grafikon, ki odraža statistične podatke, namesto da bi občinstvo naveličali z neštetimi številkami in datumi.
   • Če je dogodek vključeval nov izdelek, lahko priložite njegovo fotografijo. Fotografije dogodka same bodo pomagale ponazoriti poročilo o dogodku. Poskusite na svojem spletnem mestu objaviti sponzorske oglase, ki podpirajo vaše poročilo. Še enkrat, nič od tega ne more počakati do konca dogodka.
   • Za spletno mesto bi bilo dobro vključiti vzorce, reprodukcije in druge primere. Poročajte o številu ljudi, ki so prejeli kupone od sponzorjev itd. Ponudite poročanje o dogodku tako na kraju samem kot zunaj njega v tisku, za občinstvo, za sponzorje.
3. 3 Dokumentirajte tisk ali objavo v javnosti. Oceniti morate, kar je bilo objavljeno v tisku, glede na cilje, ki ste si jih zastavili.
   • Osredotočite se na tiskane oglase in članke, ki vsebujejo imena sponzorjev in oglase, poleg zbiranja številk in uvrstitev oglasov.
   • Dokumentirajte TV oglase, javne objave, ocene in omembe novic.
   • Ne pozabite biti pozorni na informacije na radiu, objavo cenikov, vrednost oglaševanja in promocije, revizijska poročila in drugo.
4. 4 V poročilo vsekakor navedite namen dogodka. Zelo pomembno je povezati cilje dogodka z rezultatom, zato ne pozabite omeniti, kaj so bili poslanstvo in cilji projekta.
   • Vključite lahko tudi program dogodka. Omeniti morate tudi ključne udeležence dogodka. Ne pozabite na kratkost.
   • Večino svojega časa porabite za naštevanje in razpravo o ključnih izidih dogodka ter jih primerjajte z navedenimi cilji.Bodite realni in se izogibajte zanemarjanju vidikov, ki niso bili zelo uspešni.
5. 5 V poročilo o dogodku vključite informacije o financiranju. Pomembno je podrobno razpravljati o proračunu za dogodek in o tem, koliko je bilo dejansko porabljenih (ali potencialno vloženih). Primerjajte možne stroške z resničnimi in pokažite, kaj je šlo dobro in kaj potrebuje nadaljnje delo.
   • Pokriti bi morali vse stroške, vključno s trženjskimi in promocijskimi aktivnostmi, nadomestilom za zaposlene in stroški sponzorstva. Pomembno je razviti podroben proračun. Finančni menedžerji in višje vodstvo bodo želeli videti dejstva, ki podpirajo rezultate.
   • Vključite izračune čistega dohodka, kot so provizije, sponzorstva in vzorci. Ne pozabite pa, da zaslužek primerjate s pričakovanim. V primerjavi s čim? Dobro vprašanje.
6. 6 Vključite statistiko, ki je za bralca pomembna. Ne ustvarjajte poročila, ki vsebuje le informacije, zaradi katerih se počutite dobro. Navesti je treba tudi število obiskovalcev. Dobro je zagotoviti merljive podatke.
   • Drugi pomembni statistični podatki so skupna prodaja in obiskovalci. Tovrstni podatki dodajajo verodostojnost vašemu poročilu o dogodku. Vnesite podatke o obiskovalcu. Vključite demografijo, število obiskov in javne raziskave (na primer nakupovalne navade).
   • Poročajte o številu ljudi, ki so se odzvali na sponzorske akcije in donacije v dobrodelne namene. Dokumentirajte gospodarski vpliv in udeležbo zaposlenih.
7. 7 Podprite podatke z elementom kakovosti. Vaše poročilo mora vsebovati statistične podatke, za kakovostne povratne informacije pa potrebujete tudi prispevek ljudi.
   • Zbirajte povratne informacije udeležencev in članov ekipe, da podatki o uspehu in neuspehu dogodka ne bodo prišli samo od avtorja poročila. Tako bo vaše poročilo videti bolj verodostojno.
   • Razmislite o vključitvi neodvisnih raziskav. Ocena medijske pokritosti je en primer, kjer je mogoče opraviti neodvisne raziskave.
   • Ocenite kraj in nastavitev. Vzeti si morate nekaj časa, da ocenite prizorišče in nastavitev z vidika drugih. Pogovorite se o tem, kako dobro je bil prostor uporabljen na konferenci, dogodku itd.

3. del 3: Zadnji koraki za pisanje poročila o dogodku

1. 1 Pravočasno pripravite poročilo. Poskusite pripraviti in objaviti poročilo takoj po dogodku. Ne pozabite označiti tega dogodka v koledarju. Nekateri menijo, da bi bilo treba poročilo objaviti v enem mesecu po dogodku, drugi pa trdijo, da je to bolje narediti v nekaj dneh.
   • Kadar koli je rok, morate svoje poročilo oddati pravočasno. Morda pišete poročilo za kakšno agencijo, ki jo je naročil naročnik. Bodite pozorni na vse zahteve.
   • Pomembno je, da vaše občinstvo pričakuje poglobljeno in pravočasno poročilo. Zato si vzemite čas, da to popravite, vendar ne odlašajte s postopkom.
2. 2 Popravite poročilo. Poskrbite, da bo poročilo o dogodku dobro napisano in brez pravopisnih ali ločilnih napak.
   • Poskrbite, da bo vaše poročilo dovolj globoko. Upoštevajte dobro pravilo - "pokaži, ne govori." To pomeni, da je dobra ideja podati posebne primere v podporo splošnejšim točkam, opisanim v poročilu.
   • Ne pozabite na občinstvo in poskrbite, da bo vaše pisanje zvenelo formalno in profesionalno. Poročilo o dogodku ni rutinski dokument; je pomemben dokument za ugotavljanje, ali je bila aktivnost vredna sredstev, porabljenih za to, zato bi moralo poročilo zveneti prepričljivo.

Nasveti

• Posnemite več fotografij, kot mislite, da bodo potrebne.Ko pišete poročilo, boste cenili koristnost tega nasveta.
• Ko zbirate povratne informacije od gostiteljev in ljudi, ki so načrtovali dogodek, tega ne bi smeli storiti takoj. Ostali bodo na mestu tudi po koncu dogodka, najprej vprašajte ljudi iz množice; bodo prvi zapustili dogodek. Prav tako ne motite voditelja, če je zaposlen z nečim drugim, pozneje ga boste našli in lahko povprašate o vsem.
• Ko zbirate povratne informacije, vodite pogovor in naravno postavljajte vprašanja, potem bo vaš sogovornik iskreno povedal, kaj misli o dogodku.
• Zberite več pregledov, kot mislite, da potrebujete. Tega boste kasneje veseli.
• Dobre fotografije prikazujejo dogajanje na dogodku in odzive ljudi.
• Poskusite posneti celotno sliko, vključno z ljudmi in voditeljem na eni fotografiji, da bralcu sporočite, kako velik je bil dogodek.

Kaj potrebujete

• Digitalni fotoaparat
• Beležnica