Vsebina

• Koraki
• Nasveti

Dobili ste monumentalno nalogo organiziranja konference, ki bo vključevala ogromen seznam opravkov. Obstaja kraj za konferenco, seznam gostov, materiali, tehnologija in celo osvežilne pijače za razmislek in načrtovanje. Če začnete obžalovati novo zaupanje svojega šefa v vas, ga izvlecite, vdihnite in vedite, da imate vse sposobnosti, da ugotovite, kako organizirati konferenco.

Koraki

1. 1 Zapišite svoje cilje in dnevni red. Jasno morate vedeti, kaj upate doseči s to konferenco, ker bo to določilo preostale vaše odločitve. Vedite, kaj želite sporočiti in komu, preden začnete s kakšno drugo dejavnostjo pri organizaciji konference, da olajšate nadaljnji stres.
2. 2 Razvijte svoj proračun. Ničesar ne morete storiti, dokler ne ugotovite, koliko denarja boste morali skupaj porabiti, nato pa ta znesek razčlenite po nalogah, kot so kraj konference, gradivo in honorarji za govornike.Držite se svojega proračuna in če ste odgovornosti prenesli na zunanje izvajalce, se prepričajte, da tudi vaši pomočniki upoštevajo svoje denarne omejitve.
3. 3 Izberite kraj sestanka. Ko iščete mesto, upoštevajte število udeležencev, udobje lokacije, parkiranje in bližino javnega prevoza, letališča in hotela. Vaš cilj pri iskanju prostora za konferenco je, da je konferenca čim lažja za udeležence.
4. 4 Določite meni. Ko organizirate konferenco, se morate spomniti, da udeleženci ne bodo želeli ves dan sedeti brez dobre hrane in mnogi ne vedo, kaj je na voljo v okolici. Razmislite, ali boste za pripravo zajtrka, kosila in prigrizkov najeli gostinsko storitev ali pa bo konferenčni prostor po vaši izbiri poskrbel za udeležence.
5. 5 Pridobite podporo osebja konferenčnega prostora. Če ste izbrali kraj, ki slovi po gostovanju konferenc, uporabite ta neprecenljiv vir. To počne osebje vsak dan in mora biti sposobno odgovoriti na vsa vprašanja ali pomisleke ter po potrebi svetovati.
6. 6 Vztrajajte na vaji. Ko končate vse priprave na konferenco, ne pustite ničesar naključju in ostanite z ostalimi udeleženci, če se bo konferenca kmalu začela. Pred večer se pridite na konferenco in na sestanek osebja, da se prepričate, da je vse na svojem mestu, in poskrbite za vse zadnje podrobnosti.

Nasveti

• Predavatelje vnaprej vprašajte, ali potrebujete dodatno opremo za njihove nastope, na primer podij, televizijo, velike zaslone ali računalnike.
• Ugotovite, ali ima kdo od vaših udeležencev konference posebne prehranske zahteve pri pripravi menijev.
• Ko primerjate cene prizorišč, se vprašajte tudi o ceni hrane, vode, pijače itd. Lahko so zelo dragi.
• Pri namestitvi sobe upoštevajte namen konference: zagotovite prostor za sedeče občinstvo ali s sedeži in mizami za zapisovanje.