Vsebina

• Koraki
• Nasveti
• Opozorila

Za pravilno organizacijo dela v pisarni je zelo pomembno imeti učinkovit sistem računovodstva in shranjevanja dokumentov. Ne glede na število ljudi, ki imajo dostop do dokumentov, mora biti sistem organiziran tako, da lahko vsakdo najde zahtevani dokument. Če je sistem za zapisovanje in shranjevanje dokumentov težko uporabljati, boste vse dokumente začeli puščati pri roki v strahu, da jih ne izgubite v omari, kar bo povzročilo, da bo vaša miza obremenjena s kupi papirjev.

Koraki

1. 1 Izberite sistem arhiviranja. Karkoli že je, najprej mora biti logično, da poznate točno lokacijo vsakega dokumenta. Možne rešitve:
   • Abecedno. Ta sistem najbolje deluje, če večina vaših dokumentov vsebuje imena strank, pacientov ali strank.
   • Tema ali kategorije: Večina sistemov je organiziranih po temah ali kategorijah, delujejo odlično, če so pravilno organizirani, vendar zelo zmedeni, če niso pravilno organizirani.
   • Oštevilčeno / kronološko. Ta sistem najbolje deluje pri oštevilčenih ali datiranih dokumentih, kot so naročilnice ali recepti.
2. 2 V omarah za shranjevanje uporabite viseče mape. Viseče mape niso odstranljive, služijo kot držala za kuverte, ki jih vzamete iz škatel.
3. 3 Dokumente razvrstite v sklade v kategorije. Če je kup višji od 5 cm, ga razdelite na podkategorije. Če je sklad prenizek, ga združite z drugim skladom in ga preimenujte. Imena skladov naj vam omogočajo enostavno določitev, katere od njih želite poslati določenemu dokumentu.
4. 4 Vsak sveženj položite v papirnato ovojnico in jasno označite. Za bolj čist videz dokumentov je najbolje uporabiti mape z zavihki na sredini in ne razporejene.
5. 5 Ovojnice položite v viseče mape. Za večino dokumentov bodo delovale običajne viseče mape, za debele ali podkategorizirane dokumente pa uporabite mape z ravnim dnom. Mape lahko uredite v poljubnem vrstnem redu, vendar se običajno za to uporablja abecedni sistem.
6. 6 Označite viseče mape z istim imenom kot kuverte. Če ne uporabljate navpične omare za spise, razporedite vse plastične jezičke na levi strani mape. V zadnjem primeru, če mape od leve proti desni v odprtem predalu namesto od spredaj proti hrbtu postavite jezičke na desno.
7. 7 Rezervne mape in ovojnice je treba zložiti v bližini omare za shranjevanje, tako da lahko vedno hitro dodate mapo, ko imate v rokah dokument, ki ne pripada obstoječim mapam. Ne uporabljajte predebelih ali tankih map. Pri preurejanju dokumentov ne pozabite spremeniti imen map.
8. 8 Konec leta odstranite vse mape, označite nove papirnate mape z enakimi imeni kategorij in jih položite v omare. Pojdite skozi stare mape, da nekatere dokumente, ki jih potrebujete, prenesete v trenutne mape, preostale pa pošljete v arhiv.

Nasveti

• Morda boste želeli barvno označene mape natisniti na računalniku z barvnimi oznakami, da bo omara videti bolj impresivna. Ko pa morate narediti spremembe, na primer dodati eno mapo, ste lahko razočarani, ko ugotovite, da vam je zmanjkalo map prave barve in morate mapo podpisati ročno. Enostavnost je najvarnejša stvar.

Opozorila

• Nikoli ne ustvarite sklada z imenom "Razno", sicer teh dokumentov nikoli ne boste kategorizirali.
• Ko uredite sistem vložitve, ohranite red v arhivu. Vsak dan si vzemite čas za razvrščanje in odstranjevanje dokumentov z mize. Uprite se skušnjavi, da bi na omarico za dokumente postavili globoko košaro za dokumente, sicer jo boste napolnili in na koncu dobili neurejeno skladišče.