Vsebina

• Stopati
• 1. del od 4: Spreminjanje pristopa
• Del 2 od 4: Zmanjšanje količine e-pošte v velikem obsegu
• 3. del od 4: Nastavite lastne filtre
• 4. del od 4: Spreminjanje svojih navad
• Nasveti
• Opozorila

Če se zanašate na e-pošto kot glavno obliko komunikacije, imate lahko v nabiralniku na stotine neprebranih sporočil. Brskanje po tem močvirju, ki poskuša ugotoviti, katera e-poštna sporočila je vredno prebrati, je lahko zelo moteče. Poskusite zmanjšati število prejetih e-poštnih sporočil, da se vam ne bi bilo treba vsak dan ukvarjati z goro e-poštnih sporočil. Zato je pomembno, da število prejetih e-poštnih sporočil omejite na tista, ki vas zanimajo.

Stopati

1. del od 4: Spreminjanje pristopa

1. Naučite svoj e-poštni program prepoznavati neželeno pošto. Označite sporočila, za katera menite, da so vsiljena pošta, da se bodo v prihodnosti samodejno ustavila v mapi »Prejeto«. Ko prejmete neželeno pošto, izberite sporočilo in ga označite kot neželeno. S tem bo pošiljatelj označen kot neželena pošta in vsa naslednja sporočila bodo končala v mapi z vsiljeno pošto.
   • Večina odjemalcev spletne pošte (kot sta Gmail in Hotmail) že ima vgrajen filter za neželeno pošto, ki samodejno premakne vsiljeno pošto iz mape Prejeto v mapo z vsiljeno pošto. Filtri za neželeno pošto lahko prepoznajo neželeno pošto po besedilu in velikem številu prejemnikov.
   • Vsiljena sporočila so naključna, množično poslana e-poštna sporočila, pogosto zaradi trženja ali prevare.
   • Ker lahko vsiljena sporočila vsebujejo viruse, je dobro, da sporočila ne odprete in ga označite kot neželeno. Bolje je, da samo izbrišete pošto, namesto da bi dobili virus, ker želite sporočilo označiti kot neželeno pošto.
2. Preizkusite drugo e-poštno storitev. Drugi e-poštni odjemalci imajo včasih zmogljivejše filtre za neželeno pošto in druge funkcije. Če vaša e-poštna storitev ni navdušena, poskusite z drugo.
   • Gmail na splošno velja za enega učinkovitejših pri filtriranju neželene pošte in ima na voljo veliko orodij, ki vam pomagajo pri upravljanju e-pošte.
   • Če vaš e-poštni naslov zahteva uporabo določenega odjemalca, vendar še vedno želite preizkusiti drugega, posredujte e-pošto, da boste lahko prek drugega odjemalca prejemali e-poštna sporočila na drug naslov.
3. Izogibajte se spletnim mestom in storitvam, ki zahtevajo e-poštni naslov. E-poštno sporočilo posredujte samo spletnim mestom, ki jim zaupate in so dobro znana. Nikoli ne pošiljajte svojega e-poštnega naslova, razen če je res pomemben. E-poštni naslov je ena od vaših osebnih oblik stika, na primer mobilna ali stacionarna telefonska številka. Odgovornost pri prijavi na spletna mesta bo pogosto pripomogla k zmanjšanju e-pošte.
   • Čeprav vam spletno mesto, na katerem pustite e-poštni naslov, morda ne bo poslalo samega sebe, se lahko zgodi, da ga proda drugemu podjetju, ki vam bo nato poslalo neželeno pošto.
   • To lahko storijo tudi podjetja, pri katerih svoj e-poštni naslov pustite zunaj interneta. Bodite posebno pozorni na razvpite organizacije, kot so potovalne agencije in tombole. Ker natančno vedo, kaj iščete, bodo vaše podatke hitro prodali povezanim podjetjem ali storitvam.
4. Ne objavljajte svojega e-poštnega naslova na spletnih mestih. Včasih vas bo zamikalo, da svoj e-poštni naslov objavite na spletnem mestu. To je lahko vaše spletno mesto ali kot odgovor na drugo spletno mesto (na primer spletna mesta z novicami ali blogi). Druga pogosta napaka je objava vašega e-poštnega naslova na forumih. Obstajajo troli, ki po spletu iščejo e-poštne naslove in jih nato prodajajo podjetjem, ki pošiljajo neželeno pošto. Z nekaj ukrepi lahko zagotovite, da se to ne zgodi.
   • Pogosto uporabljena rešitev je odjava e-pošte v celoti namesto kot e-poštni naslov. Tako na primer "[email protected]" postane "jackjohn na email dot com".
   • Če želite svoj e-poštni naslov objaviti na svojem spletnem mestu, ustvarite povezavo, ki bo samodejno ustvarila e-poštno sporočilo, namesto da navedete e-poštni naslov. To se imenuje povezava "mailto:".

Del 2 od 4: Zmanjšanje količine e-pošte v velikem obsegu

1. Odjavite se od novic. Poleg neželene pošte so glasila eden glavnih dejavnikov, ki prispevajo k velikemu pritoku e-pošte. Ko ustvarjate račune na različnih spletnih mestih (na primer časopisih in spletnih trgovinah, kjer ste že kdaj kupili), kjer morate navesti e-poštni naslov, vas ta spletna mesta samodejno naročijo na njihova glasila.
   • Če ne želite več prejemati novic, morate le odpreti in se pomakniti po sporočilu. Na dnu glasila je obvezno postaviti povezavo, ki omogoča prejemniku, da se odjavi od novic. Kliknite povezavo za odjavo ali odjavo in vaš e-poštni naslov bo odstranjen s poštnega seznama, zato s tega spletnega mesta ne boste več prejemali novic.
   • Vaš filter neželene pošte ne bo filtriral teh sporočil, ker prihajajo z zakonitih spletnih mest.
2. Spremenite nastavitve družabnih medijev. Računi v družabnih omrežjih, kot sta Facebook in Twitter, so pogosto nastavljeni tako, da vam pošiljajo e-poštna sporočila vsakič, ko prejmete sporočilo, omembo, všeček, fav ali komentar. Če ste utrujeni od zapravljanja časa za preverjanje mobilnega telefona vsakič, ko kaže, da je prispelo všeč, spremenite nastavitve računa tako, da boste obveščeni le, ko se zgodi kaj pomembnega, ali da obvestil o dogodkih sploh ne boste prejemali.
   • Namesto da bi prejemali ta nenehna obvestila, je bolje, da svoj račun ob koncu dneva preverite za dejavnosti. To je bolje kot brskati po morju e-poštnih sporočil.
3. Nastavite ločen e-poštni naslov za neželeno pošto. Druga možnost, če uporabljate veliko spletnih mest, na katerih morate navesti e-poštni naslov ali želite prejemati standardna množična sporočila, je, da za prejem teh posebnih sporočil zahtevate ločen e-poštni naslov. To posredujte spletnim mestom in podjetjem ter uporabite svoj zasebni ali poslovni e-poštni naslov, kot je namenjen.
   • To lahko tudi obrnete in zahtevate nov e-poštni naslov za zasebno in poslovno uporabo.

3. del od 4: Nastavite lastne filtre

1. Ustvarite svoj filter. Večina odjemalcev spletne pošte ima možnost filtriranja za filtriranje sporočil. Filtri za sporočila delujejo na enak način kot filtri za neželeno pošto, le da prve uporabnik nastavi ročno. Lahko ustvarite filter za določene e-poštne naslove tako, da vsakič, ko prejmete sporočilo iz tega računa, samodejno konča v smetnjaku.
   • Če želite ustvariti filtre, pojdite v nastavitve računa in izberite možnost "Filter". Zdaj lahko določite e-poštni naslov, ki ga je treba filtrirati in kam naj bo preusmerjen (na primer v smetnjak ali določeno mapo v vašem računu).
2. Filtriraj po pošiljatelju. Če nenehno prejemate neželeno e-pošto z določenih e-poštnih naslovov (na primer tiste nadležne dnevne šale, ki jih dobite od veselega kolega ali sošolca), jih razmislite o filtriranju iz mape »Prejeto«. V tem primeru boste verjetno želeli filtrirati po e-poštnem naslovu pošiljatelja in ne po spletnem mestu. Nato lahko zagotovite, da se sporočila s teh e-poštnih naslovov končajo v ločeni mapi ali da so premaknjena v neželeno pošto.
3. Filtriraj po temi. Če se vsiljena pošta uspe prebiti skozi mrežo standardnih filtrov, lahko nastavite lastne filtre in preverite, ali obstajajo pogosti stavki neželene pošte. Tu filtrirate vsebino zadeve e-poštnega sporočila.
   • Primeri lahko vključujejo naslednje besede "Cialis", "Viagra" ali "penis".
   • Pazite, da ne uporabljate besed, ki so včasih pravilne, včasih pa napačne. Morda ste se naveličali e-pošte o ponudbah, vendar uporaba besede "ponudba" kot razloga za pošiljanje sporočila v smeti ni dobra ideja. Lahko se zgodi, da vas določena ponudba zanima.
4. Filtriraj po vsebini. Druga možnost je, da nastavite filtre, ki preverjajo vsebino e-poštnega sporočila glede ključnih besed ali izrazov, in nato to e-pošto po potrebi preusmerijo. To je koristno, če ste naveličani prejemati e-poštna sporočila o določeni temi, ki je pogosto v novicah, ali če veste, da bo prišlo veliko sporočil o nečem, kar se dogaja.
   • Denimo, da vodite modno podjetje in ste pravkar lansirali novo majico za hit serijo "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Lahko nastavite filter, tako da se sporočila o tej majici posredujejo v posebno mapo, tako da lahko z njimi ravnate, ne da bi izgubili sled o drugih pomembnih e-poštnih sporočilih, ki jih prejmete.

4. del od 4: Spreminjanje svojih navad

1. Preverite e-pošto ob določenem času. Preveč enostavno je porabiti veliko časa za preverjanje vseh svojih e-poštnih sporočil čez dan. To je pogosta težava, zlasti v pisarniškem okolju. Zato je dobro, da poskusite spremeniti svoje navade in porabite manj časa za obdelavo e-pošte. Določite omejitve in si privoščite le dva ali tri kratke trenutke čez dan, da si lahko preverite svojo e-pošto.
   • Na primer, preverite svojo e-pošto ob 9.00, 13.30 in 17.00 in ne porabite več kot 10 minut hkrati.
   • Če ste lastnik podjetja ali vodja, lahko osebju ta pravila naložite tudi za povečanje produktivnosti.
2. Izogibajte se pošiljanju e-pošte, da bi bili vljudni. Slaba praksa je odgovarjati na e-pošto iz vljudnosti. Z njim ravnajo kot s pogovorom, vendar vsi preprosto dobijo še več e-pošte. Ne počutite se prisiljeni odgovoriti na e-poštno sporočilo z nečim, kot je "Lep dan" ali "Hvala."
   • Odgovorite le, če navedete, da ste prejeli sporočilo, če je to pomembno. Če vam je na primer nekdo poslal nekaj dokumentov, se na to odzovite tako, da vrnete dokončano ali preverjeno delo ali mu pošljete e-pošto, ko lahko to pričakuje.
3. Poskusite čim več komunicirati prek drugih kanalov. E-poštna sporočila so uporabna za hitra in kratka sporočila. Takšen, pri katerem pogovor traja največ dve ali tri izmenjave sporočil. Če je treba poslati veliko več sporočil, je bolj primerno, da to opravite po telefonu ali se dogovorite za sestanek z zadevno osebo, tako da si prihranite vso e-pošto in veliko časa.
4. Omejite število sporočil, ki jih lahko pošljete na dan. Če želite zmanjšati čas, ki ga porabite za e-pošto, in količino e-poštnih sporočil, ki jih morajo drugi prebrati, poskusite omejiti število e-poštnih sporočil, ki jih lahko pošljete na dan. Zaradi tega bolje premislite, katera sporočila so ali niso dovolj pomembna za pošiljanje.
   • Če boste na primer morali kmalu poslati sporočilo svojemu šefu, boste verjetno manj verjetno sporočili vsem, da je vaša hči začela novo podjetje.
   • Če želite vsem poslati isto sporočilo, obstajajo boljši načini. Poskusite na primer prijeti post-it na kosilo za kosilo v hladilniku.

Nasveti

• Obstajajo primeri, ko še vedno prejemate glasila tudi po odjavi. Ko se to zgodi, se prijavite neposredno na spletno mesto, od koder prihaja glasilo, in pojdite v nastavitve računa, da ne boste več prejemali e-pošte.
• Ker je večina spletnih e-poštnih odjemalcev brezplačnih, je na njihovih strežnikih le malo prostora za shranjevanje vaših e-poštnih sporočil. Zato je smiselno vzdrževati čist nabiralnik.

Opozorila

• Vsake toliko časa preverite mapo z vsiljeno pošto in se prepričajte, da niste zamudili ničesar pomembnega.