Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 3: Izbira pravilne oblike
• 2. način od 3: Napišite svoje sporočilo
• 3. način od 3: Pripravite e-poštno sporočilo za pošiljanje

Mnogi ljudje precej neradi pišejo uradno e-pošto. Običajno uporabljate e-pošto za pošiljanje osebnih in neformalnih sporočil. Če morate učitelju, delodajalcu, stranki, vladni agenciji ali drugemu uradnemu cilju poslati e-poštno sporočilo, lahko upoštevate nekaj preprostih smernic. Sporočilo naj bo jasno in jedrnato ter upoštevajte splošno sprejete standarde sloga, tona in oblikovanja. In ne pozabite prebrati in preveriti e-pošte, preden jo pošljete.

Stopati

Metoda 1 od 3: Izbira pravilne oblike

1. Uporabite nevtralni e-poštni naslov. Najbolje je, da uporabite e-poštni naslov, ki je različica vašega pravega imena in ne uporabniško ime, vzdevek ali vzdevek. Če želite ustvariti e-poštni naslov, ki ne bo vseboval vašega imena, brez dodatnih številk ali črk, lahko uporabite pike in / ali vezaje ali vezaje.
   • Na primer, e-poštni naslov, kot je [email protected], ni videti zelo profesionalno. Naslov [email protected] pa naredi veliko bolj resen vtis.
2. Držite se profesionalne pisave. Večina ponudnikov e-poštnih storitev ne dovoljuje izbire med velikim številom različnih pisav in slogov postavitve. Kakorkoli že, najbolje je, da se v uradnem e-poštnem sporočilu držite tradicionalnega sloga s pisavo, kot je Times New Roman ali Arial. Ne uporabljajte okrasnih pisav, kot sta Comic Sans ali Old English. Upoštevajte tudi naslednje:
   • Vnesite e-poštno sporočilo v čitljivi velikosti pisave, na primer velikosti 12.
   • Izogibajte se posebnim slogom, kot so ležeče, označene ali večbarvne pisave, razen če je njihova uporaba upravičena v povezavi z vsebino in namenom vašega e-poštnega sporočila.
   • Ne pišite celotnega besedila z velikimi tiskanimi črkami. Če vtipkate vse z velikimi črkami, je videti, da vpijete na prejemnika.
3. Izberite kratek in natančen predmet. V temi uporabite ključne besede, ki natančno opisujejo e-poštno sporočilo, in sicer v največ nekaj besedah. Na ta način preprečite, da bi bralec spregledal vaše sporočilo, ker e-poštno sporočilo nima teme, preveč nejasne teme ali teme, ki daje vtis, da e-poštno sporočilo ni pomembno.
   • Teme, kot so: "Vprašanje", "Sporočilo od mene" ali "E-pošta o pomembni temi", so preveč nejasne ali odvečne in zato popolnoma neuporabne.
   • Po drugi strani pa je tema, kot so »Razpored, seznam gostov, nastavitve kosila in pregled sestankov 12. marca«, predolga za obravnavo. Poleg tega ta naslov zajema več tem.
   • Naslov, kot je "Škoda na tekočih stopnicah 12. marca", je kratek in jasen. Prejemnika opozori na eno glavno temo in ustrezen datum.

2. način od 3: Napišite svoje sporočilo

1. Izberite primeren pozdrav. Vedno začnite formalno e-poštno sporočilo z ustreznim pozdravom. Najbolje je, da naslovnika pokličete po njegovem imenu (če jih poznate). Načeloma se pozdrav uradnega e-poštnega sporočila vedno začne z "Dragi ...", čemur sledi naslov (gospod / gospa), priimek osebe in vejica. Če osebo, na katero je naslovljeno e-sporočilo, že poznate, lahko pozdrav začnete z "Dragi ...", ki mu sledi ime.
   • Če ne veste imena osebe, na katero je naslovljeno vaše e-poštno sporočilo, uporabite pozdrav, na primer "Spoštovani", "Spoštovani predsednik / Spoštovani odbor" ali, če je potrebno, "Koga to zadeva".
   • E-pošte ne začenjajte s »Hello«, »Hi«, »Goodbye« ali drugimi priložnostnimi pozdravi.
2. Po potrebi se predstavite v prvem odstavku. Če je vaše sporočilo naslovljeno na nekoga, s katerim trenutno nimate obstoječih odnosov, na primer na novo stranko, najprej pove vodja oddelka za zaposlovanje in izbiro podjetja, pri katerem se želite prijaviti, ali uradnik na občini. kdo ste in kaj je razlog za vaše sporočilo. Naredite to v stavku ali dveh na začetku e-pošte.
   • Če želite na primer potencialnemu delodajalcu poslati e-poštno sporočilo, lahko rečete: "Moje ime je Erik van Raam. Razlog za to e-poštno sporočilo je, da bi se rad prijavil na razpis za administrativnega pomočnika, omenjenega na spletni strani CarrièreXYZ.nl. "
3. Začnite z najpomembnejšimi informacijami. Po predstavitvi in ​​povzetku razloga za sporočilo lahko nadaljujete na glavno stran e-pošte. Najpomembnejše informacije postavite skoraj na vrh. Na ta način izkazujete spoštovanje do dragocenega časa prejemnika in hitro razjasnite namen svojega e-poštnega sporočila.
   • Če na primer pišete javnemu uslužbencu v vladni agenciji, lahko najprej rečete: "Moje ime je Aletta van Raam. Vaš spletni naslov sem našel na spletni strani Državnega tožilstva. Pišem vam, da dvomite v sodni poziv, ki sem ga prejel 31. decembra 2009 v zvezi s prometno kršitvijo. "
4. Povejte, kako je neposredno. V uradnem e-poštnem sporočilu ni nobena težava biti neposreden, če ostanete vljudni. Z obhodom po grmovju dosežete le, da pozornost vašega bralca upade, zato mu je težje natančno določiti, kaj želite ali potrebujete.
   • Če na primer pišete učitelju po e-pošti, ne zapravljajte prostora z nepotrebnimi zapolnitvami, kot je: "Sem Diana Franssen. Me poznaš? Kemija 221 je trenutno moj najljubši predmet. Všeč mi je, kako so organizirana predavanja. Vedno lahko vse dobro spremljam in vedno natančno vem, kaj lahko pričakujem na izpitu. Ko smo že pri izpitih, sem želel vprašati o naslednjem izpitnem tednu. "
   • Namesto tega je veliko bolj jasno napisati nekaj takega: "Moje ime je Diana Franssen in z vami obiskujem kemijo 221. Pišem vam z vprašanjem o morebitnem konfliktu v prihajajočih izpitnih časih."
5. Naj bo kratko. Za predpisano dolžino e-pošte ni standardnega pravila. Kljub temu je najbolje, da za e-pošto hranite največ eno površino enega zaslona (prenosnika ali osebnega računalnika).
   • Če je vaše e-poštno sporočilo razmeroma dolgo, ga razdelite na več kratkih odstavkov. Med dvema odstavkoma vstavite prazno vrstico, namesto da bi zamaknili na začetku vsakega odstavka.
6. Naj bo vaš jezik uraden. Formalno e-sporočilo pišete v profesionalnem okolju, zato želite seveda narediti dober vtis. Uporabite popolne stavke in vljudne besedne zveze. Izogibajte se stvarem, kot so:
   • Sleng
   • Nepotrebne okrajšave ali krčenja
   • Emotikoni in smeška
   • Vulgarni jezik
   • Šale
7. Pravilno zaprite e-pošto. Kar velja za pozdrav, velja tudi za zaključek. Uradno e-poštno sporočilo lahko zaprete na več sprejemljivih načinov. Pod zaključkom vedno navedite svoje polno ime in položaj. Glede na vsebino vašega e-poštnega sporočila lahko uporabite eno ali več naslednjih zapiral:
   • "Čakam na vaš odgovor, ostajam,"
   • 'S spoštovanjem,'
   • "Lep pozdrav,"
   • 'Že vnaprej se vam zahvaljujem,'
   • "Prijazna hvala,"

3. način od 3: Pripravite e-poštno sporočilo za pošiljanje

1. Dodajte vse priloge, ki jih želite vključiti. Če morate svojemu e-poštnemu sporočilu dodati nekatere priloge, jih navedite v telesu svojega e-poštnega sporočila, da bo prejemnik vedel, da obstajajo priloge z e-poštnim sporočilom. Naj bo lepo, če število in velikost prilog ostaneta majhni, in se odločite za tradicionalne in široko združljive vrste datotek.
   • Na primer, dodajte komentar, na primer: "V prilogi vam pošljem kopijo svojega življenjepisa in portfelja v obliki PDF."
2. Pazljivo preverite svojo e-pošto za črkovalne in slovnične napake. Ne zanašajte se slepo na črkovalnik vašega ponudnika e-poštnih storitev ali program za obdelavo besedil. Glasno branje e-pošte ali prošnja nekoga drugega, da ga preveri namesto vas, je odličen način za izbiro napak pri črkovanju, napačnih črkovanj ali nejasnih stavkov.
3. Prepričajte se, da v vašem e-poštnem sporočilu ni zaupnih podatkov. Vedno imejte v mislih, da e-pošta ni 100% varen komunikacijski sistem. Upoštevajte, da lahko e-poštne strežnike vdrete ali da lahko prejemnik namenoma ali ne deli informacije, ki jih niste želeli objaviti z drugimi.
   • Izogibajte se vključevanju gesel, številk računov ali drugih zaupnih podatkov v e-poštno sporočilo.