Vsebina

• Stopati
• 1. del 2: Pisanje vašega predloga
• 2. del 2: Predložitev predloga

Priprava predloga za upravljanje je koristna, če vidite priložnosti za izboljšanje procesov, povečanje prometa ali prihranek. Predlog lahko napišete tudi, če vidite nekaj, kar bi v vaših očeh bilo treba spremeniti ali spremeniti. Če želite pripraviti predlog za vodenje svojega podjetja, si vzemite čas in zberite potrebne informacije. O predlogu se pogovorite s kolegi, da se strinjate. Ustrezno pristopite k upravljanju.

Stopati

1. del 2: Pisanje vašega predloga

1. Ugotovite težavo. Ne glede na to, ali želite predlagati racionalizacijo procesov ali zmanjšanje stroškov, morate imeti jasno sliko, v čem je težava. Pogosto o tem imate idejo sami, če pa želite poudariti in kaj rešiti, poskrbite, da boste težavo opisali na kratko.
2. Naredite svoje raziskave. Preden začnete pisati svoj predlog, je pomembno, da preverite vsa dejstva. Pogovorite se z deležniki. To so lahko kolegi, nadzorniki ali stranke. Preberite o primerljivih podjetjih in o tem, kaj lahko počnejo drugače.
   • Če menite, da bi na primer vaše podjetje moralo zamenjati gostince, se pogovorite z zaposlenimi v kuhinji, ki delajo za trenutnega gostinca. Kaj mislijo? So morda kje drugje sodelovali z drugimi gostinci? Kakšne razlike vidijo? Kaj o gostincu menijo vaši kolegi? Če s hrano niste zadovoljni, je to lahko le vaš osebni okus, namesto da bi bila kakovost podrejena.
3. Napišite težavo. Če želite predstaviti svoj predlog, opišite, kakšno je trenutno stanje. Navedite vsa ustrezna dejstva. Na primer, kdo sodeluje, datumi in lokacije. V tem poglavju še ne presojajte vrednosti; omejite se na objektivno skico trenutne situacije.
   • V primeru gostinca lahko na primer napišete: »Podjetje X že 7 let sodeluje z gostincem Y. V tem obdobju se je število obrokov, med katerimi lahko izbiramo, zmanjšalo s petih na dva. Število vegetarijanskih jedi se je zmanjšalo, v nekaterih dneh pa vegetarijanskih jedi sploh ne ponujajo. "
4. Pojasnite, kakšna je vaša rešitev. Po prepoznavanju težave opišite rešitev, ki jo predlagate. Če je vaš predlog sestavljen iz več elementov, začnite z najpomembnejšim elementom vašega predloga. Pokažite, da vaše ugotovitve temeljijo na raziskavah.
   • Tako lahko na primer napišete: »Podjetju X svetujem, naj preklopi na drugega gostinca. Podjetje X ima tukaj več možnosti. Caterer W in Caterer Z ponujata večjo izbiro obrokov in imata primerljivo raven stroškov kot trenutni ponudnik. Poleg tega lahko Cateraar Z bolje ustreza potrebam naših zaposlenih, saj imajo na voljo veliko vegetarijanskih, veganskih in brezglutenskih jedi. Čeprav Cateraar W ponuja manj veganske jedi, bi bile tudi one dobra izbira. Raziskave v začetku letošnjega leta kažejo, da je 40% naših zaposlenih vegetarijancev, 10% veganskih, 2% zaposlenih pa se drži diete brez glutena. "
5. Narediti načrt. Opišite vsak korak za izvedbo predloga. Za vsak korak navedite, kakšni stroški so povezani s tem korakom in kakšen je čas izvedbe. Bodite pregledni, pri katerih stroški so določeni in ki so odvisni od določenih dejavnikov. Po želji lahko oštevilčite korake. Nato navedite podrobnejše informacije. Ne precenjujte donosnosti svojega predloga. Čim bolj objektivno navedite, kakšni so pričakovani donosi.
   • ”Če želite zamenjati gostinca, morate: 1. Preklicati trenutno pogodbo z gostincem Y; 2. povabite gostinca W in gostinca Z na poskusno sejo; 3. Izberite enega od obeh gostincev; 4. Z izbranim gostincem sklenite pogodbo. Stroški nove pogodbe naj bi bili primerljivi s stroški trenutne pogodbe z gostincem Y. Če se držimo odpovednega roka, dogovorjenega v trenutni pogodbi z gostincem Y, z odpovedjo stroškov ni. Prehod na drugega gostinca je zato lahko stroškovno nevtralen, kar ima lahko pozitivne učinke na zadovoljstvo zaposlenih, ker je ponudba v menzi večja. "
6. Navedite, kakšni ugovori bi lahko obstajali. Pokažite, da se zavedate, da predlogu lahko nasprotujete. Na primer, ali je od zaposlenih pričakovati odpor? Morda so nekateri kolegi veliki ljubitelji sedanjega gostinca. Navedite, kaj lahko storite, da odstranite morebitne ugovore in zmanjšate tveganja.
7. Navedite, kaj je potrebno za izvedbo predloga. Če vaš predlog pomeni, da je treba predmete kupiti ali za izvedbo razporediti dodatne zaposlene, to navedite. Navedite tudi, koliko časa se zahteva. To lahko storite v obliki kontrolnega seznama. Na primer:
   • "Obvezno: delovna skupina, ki ocenjuje različne gostince (4 zaposleni iz različnih delov organizacije), 2 uri za poskusno sejo, 3 ure za pripravo poročila o oceni."
8. Končajte z glavnimi prednostmi. Ne glede na spremembo, ki jo predlagate, jo ponovite na koncu. Povzemite tri najpomembnejše točke in zaključite z enim povzetkom stavka. Pomislite na to kot povzetek. Na primer:
   • Kot kaže ta predlog, je Caterer Y v zadnjih 7 letih zmanjšal ponudbo jedi. Caterer W in Caterer Z ponujata večjo ponudbo ob enakih stroških. Priporočam, da organizirate poskusno sejo s tema dvema gostincema, da bi izbrali novega gostinca za naše podjetje. Pričakuje se, da bo to povečalo zadovoljstvo in zadrževanje zaposlenih. "
   • Ugotovite finančne in količinske koristi. Na primer, ali vaša inovacija pomeni prihranek stroškov? Nato to navedite.
   • Ugotovite kvalitativne koristi. Včasih prednosti predloga ni mogoče navesti s trdnimi številkami. Če na primer vaš predlog poveča zadovoljstvo zaposlenih, to navedite. Kakovostne koristi so lahko enako dragocene kot kvantitativne.

2. del 2: Predložitev predloga

1. Naj predlog prebere kolega. Prosite kolega, da vam posreduje povratne informacije o vašem predlogu. Mogoče se vaš kolega popolnoma strinja z vašim predlogom. Če se vaš kolega ne strinja v celoti z vašim predlogom, razmislite o njegovih ugovorih. Če menite, da so ugovori upravičeni, prilagodite svoj predlog. Če menite, da so ugovori sami po sebi upravičeni, vendar ne vodijo do drugačnega sklepa, navedite ugovore v oddelku, v katerem pojasnite možne ugovore na predlog.
2. Strgajte gor. Ko je vaš predlog pripravljen in vam ga je lektoriral nekdo drug, ga še enkrat temeljito preglejte. Ali se vsi stavki dobro izvajajo, ali ni črkopisnih napak, ali je dovolj jedrnat. Ne želite, da je vaš predlog predolg, ker ga potem vodstvo morda ne bo prebralo. Največ dve strani je lepe dolžine.
3. Predložite predlog vodstvu. Ko je vaš predlog končan, določite, komu ga predložiti. V nekaterih organizacijah je jasno, kdo ima besedo o določeni temi. To je manj jasno v drugih organizacijah. Vprašajte, koga naj kontaktirate. Sekretarji se tega pogosto dobro zavedajo.
   • Ko najdete pravo osebo, poskusite z njo določiti fizični sestanek, da se pogovorite o predlogu. Tako boste za predlog bolj pozorni kot takrat, ko ga pošljete na papirju ali po e-pošti.