Vsebina

• Stopati
• Metoda 1 od 2: Ustvarite načrt za upravljanje organizacijskih sprememb
• 2. metoda od 2: Sledite spremembam projekta
• Nasveti

Obstajata dve vrsti načrtov za upravljanje sprememb. Eden se ukvarja z vplivom, ki ga ima sprememba na organizacijo in mehčanje prehoda. Drugi spremeni en projekt in ustvari jasen zapis o prilagoditvah ali spremembah izdelka na ravni projekta. Cilj obeh načrtov je jasno sporočiti, kaj je treba storiti pravilno in natančno.

Stopati

Metoda 1 od 2: Ustvarite načrt za upravljanje organizacijskih sprememb

1. Pokažite razloge za spremembo. Naštejte dejavnike, ki so privedli do odločitve za spremembo, kot so vrzeli v uspešnosti, nova tehnologija ali sprememba v poslanstvu organizacije.
   • Eden od možnih pristopov je opis trenutnega stanja organizacije in prihodnjih razmer, ki jih želi doseči ta načrt.
2. Ugotovite, katero spremembo narediti in njeno velikost. Na kratko opišite pričakovano naravo načrta upravljanja sprememb. Navedite, ali bo to vplivalo na opise delovnih mest, postopke, politiko in / ali strukturno organizacijo. Naštejte oddelke, delovne skupine, sisteme ali druga področja, ki se bodo spreminjala.
3. Naštejte podporo zainteresiranih strani. Naštejte vse zainteresirane strani, na katere načrt vpliva, kot so na primer višje vodstvo, vodje projektov, sponzorji projektov, končni uporabniki in / ali zaposleni. Vsaki skupini pišite, če deležnik podpira spremembo.
   • Za kratko in jasno sporočanje teh podatkov lahko prikažete graf. Grafe lahko na podlagi visoke / srednje / nizke ocene razdelite na "ozaveščenost", "raven podpore" in "vpliv" za vsako zainteresirano stran.
   • Če je mogoče, se lahko pogovarjate z enim samim, da pridobite podporo.
4. Sestavite ekipo za upravljanje sprememb. Ta skupina je odgovorna za dobro komunikacijo z vsemi zainteresiranimi stranmi, naštevanje pomislekov in zagotavljanje čim bolj tekočega postopka sprememb. Izberite ljudi, ki imajo v podjetju veliko verodostojnost in imajo dobre komunikacijske sposobnosti.
   • Ta ekipa vključuje pobudnika procesa sprememb z najvišje vodstvene ravni. Poudarite, da gre za resnično aktivno delo za spodbujanje sprememb in da ne gre le za odobritev načrta.
5. Razviti pristop za vključitev izvršnega osebja organizacije. Za uspeh sprememb je izrednega pomena pridobiti podporo voditeljev organizacije. Vsak izvršni uslužbenec naj posreduje povratne informacije o spremembi in sodeluje z vsako osebo, da dejavno sodeluje pri spodbujanju spremembe.
6. Za vsako zainteresirano stran pripravite načrt. Za vsako zainteresirano stran, vključno s tistimi, ki podpirajo spremembo, ocenite tveganja in pomisleke. Naložite ekipo za upravljanje sprememb, da razreši te pomisleke.
7. Sestavite komunikacijski načrt. Komunikacija je najpomembnejši del načrta upravljanja sprememb. Redno komunicirajte z vsemi, katerih spremembe vplivajo na vaše delo. Poudarite razloge za spremembe in koristi, ki jih prinašajo.
   • Zainteresirane strani bi morale imeti možnost dvosmerne komunikacije. Zasebni sestanki so zelo pomembni.
   • Komunikacija bi morala prihajati od glavnega pobudnika spremembe, od neposrednega nadzornika vsakega zaposlenega in od katerega koli dodatnega predstavnika, ki mu zaupa deležnik. Vsa komunikacija mora posredovati dosledno sporočilo.
8. Ugotovite, od kod prihaja opozicija. Spremembe vedno vodijo v nasprotovanje. To se dogaja na individualni ravni, zato se osebno pogovorite z zainteresiranimi stranmi, da ugotovite, zakaj. Sledite pritožbam, da jih bo ekipa za upravljanje sprememb lahko razrešila. Sem spadajo zlasti:
   • ljudje nimajo motivacije za spremembe ali občutka nujnosti
   • ljudje ne razumejo širše slike ali zakaj so spremembe nujne
   • v procesu je premalo sodelovanja
   • ljudje so negotovi glede službe, prihodnjega položaja ali zahtev in spretnosti
   • vodstvo ne izpolnjuje pričakovanj glede izvajanja ali sporočanja sprememb
9. Odpravite blokade. Številne pritožbe je mogoče obravnavati z intenzivnejšo komunikacijo ali s spreminjanjem komunikacijske strategije, tako da se razpravlja o določenih težavah. Druge pritožbe zahtevajo drugačne pristope, ki jih je mogoče vključiti v vaš načrt ali dodeliti ekipi za upravljanje sprememb, da jih izvede. Pomislite, kateri od teh pristopov ustreza situaciji v vaši organizaciji:
   • Za spremembe opisov delovnih mest ali postopkov naj bo usposabljanje zaposlenih prednostna naloga.
   • Če pričakujete stresen prehod ali tak z malo motivacije, organizirajte dogodek ali zagotovite ugodnosti za zaposlene.
   • Če zainteresirane strani niso motivirane za spremembe, jih spodbujajte.
   • Če se zainteresirane strani počutijo izključene, organizirajte sestanek, da zberete povratne informacije in razmislite, kakšne spremembe lahko vnesete v načrt.

2. metoda od 2: Sledite spremembam projekta

1. Določite funkcije upravljanja sprememb. Naštejte funkcije, ki bodo dodeljene za ta projekt. Opišite odgovornosti in spretnosti za vsako delovno mesto. Za izvajanje spremembe na vsakodnevni ravni morate zagotoviti vsaj enega vodjo projekta in sponzorja projekta za spremljanje celotnega napredka in sprejemanje odločitev na visoki ravni o upravljanju sprememb.
   • Pri velikih projektih v veliki organizaciji lahko vlogo vodje projektov razdelite med različne ljudi, od katerih ima vsak posebne sposobnosti.
2. Razmislite o ustanovitvi odbora za nadzor sprememb. Programi programske opreme imajo na splošno odbor za nadzor sprememb, ki ga sestavljajo predstavniki vseh zainteresiranih skupin. Ta odbor namesto vodje projekta odobri zahteve za spremembe in odločitve sporoči zainteresiranim stranem. Ta pristop dobro deluje pri projektih, ki vključujejo različne zainteresirane strani, in projektih, katerih obseg in cilje je treba ponovno oceniti.
3. Vzpostavite postopek za izdajo prošenj za spremembe. Ko nekdo v projektni skupini najde pot naprej, kako to idejo uresničiti? V tem načrtu opišite postopek, ki ga je odobrila ekipa. Tu je primer:
   • Član ekipe izpolni obrazec, da zahteva spremembo, in ga pošlje vodji projekta.
   • Vodja projekta vnese obrazec v dnevnik zahtev za spremembe in ga posodobi, ko se zahteve izvršijo ali zavrnejo.
   • Vodja dodeli članom ekipe, da razvijejo podrobnejši načrt in ocenijo potrebni napor.
   • Vodja projekta pošlje načrt sponzorju projekta v sprejem ali zavrnitev.
   • Sprememba je izvedena. Zainteresirane strani so redno obveščene o napredku.
4. Ustvarite obrazec za zahtevo spremembe. V vsako zahtevo je treba vključiti naslednje podatke in jih dodati v dnevnik:
   • datum spremembe prijave
   • številko zahteve za spremembo, ki jo poda vodja projekta
   • naslov in opis
   • ime, elektronska pošta in telefonska številka prijavitelja
   • prednost (visoka, srednja ali nizka). Načrti upravljanja nujnih sprememb imajo različne roke.
   • številka izdelka in različica (za programe programske opreme)
5. V dnevnik sprememb dodajte dodatne informacije. V ta dnevnik naj se zapišejo tudi odločitve in njihova izvršitev. Poleg informacij v obrazcu za vlogo za spremembo morate zagotoviti prostor za naslednje informacije:
   • odobritev ali zavrnitev
   • podpis osebe, ki prošnjo odobri ali zavrne
   • rok za izvedbo spremembe
   • datum prenehanja spremembe
6. Spremljajte velike odločitve. Poleg dnevnika sprememb, ki beleži dnevne spremembe, lahko vodite tudi evidenco vseh pomembnejših odločitev. Zahvaljujoč temu poročilu je lažje najti dolgoročne projekte ali projekte, ki se spreminjajo v njihovem vodstvu. To poročilo je lahko tudi osnova za komunikacijo s strankami ali najvišjim vodstvenim osebjem. Za vsako spremembo termina, velikosti projekta ali zahtev projekta, ravni prednostnih nalog ali strategije sledite naslednjim informacijam:
   • kdo se je odločil
   • ko je bila odločitev sprejeta
   • povzetek razlogov za odločbo in postopek za njeno izvršitev. Dodajte dokumente, povezane s tem postopkom.

Nasveti

• Vzpostavite zaupanje in zvestobo tako s svojim osebjem kot s strankami. Ljudje se zaradi sprememb pogosto počutijo neprijetno. S sporočilom, da na prvo mesto postavljate interese svojih zaposlenih, pridobite njihovo podporo.