Avtor:
Monica Porter
Datum Ustvarjanja:
13 Pohod 2021
Datum Posodobitve:
1 Julij. 2024
Vsebina
Poslovno poročanje je danes eno najučinkovitejših načinov komuniciranja o poslovanju. Kljub svojim širokim ciljem se na splošno uporabljajo, kadar mora podjetje ali posameznik sprejeti pomembne odločitve. Če želite napisati učinkovita poslovna poročila, morate najprej razumeti, kaj so in kako jih je mogoče uporabiti.
Koraki
1. del 2: Določite vrsto poročila, ki ga želite napisati
Predstavite ideje. To je tip obrazložitvena poročila / predlogi. Ta poročila se lahko uporabljajo za dajanje priporočil ključnim vodstvom ali odločevalcem v podjetju, ki so običajno sestavljena iz dveh delov: povzetka in vsebine. Povzetek poudarja vaš predlog. Oddelek z vsebino (telo) nadalje analizira koristi, stroške, tveganja itd. pridi z njim.
- Recimo, da želite ponuditi 3D-tiskalnik za svoj oddelek. Če želite prepričati svojega upravitelja, da odobri nakup te naprave, morate napisati obrazložitev / poročilo o priporočilu, da uradno vložite prošnjo za upravo.
Opišite tveganja, povezana s posebno priložnostjo.Poročilo o preiskavi pomoč pri določanju stopnje tveganja, povezanega z določenim ravnanjem. Ta vrsta poročila je v veliko pomoč pri napovedovanju možnih posledic. Vključuje uvod, preiskovalno vsebino in sklepe. Uvod poudarja obravnavano problematiko. Vsebina ankete se uporablja za razpravo o dejstvih in rezultatih preiskave. Zaključek se uporablja za povzetek problema.- Recimo, da želi farmacevtsko podjetje X sodelovati s farmacevtskim podjetjem Y, vendar obstaja nekaj pomislekov. Podjetje X ne želi sodelovati s podjetjem s sedanjimi ali preteklimi finančnimi težavami. To podjetje bo izvedlo preiskavo in na podlagi poročila o preiskavi poglobljeno razpravljalo o finančnih informacijah družbe Y in njenih direktorjev.
Predstavlja informacije o skladnosti z določeno regulativno agencijo. To je poročilo o skladnosti, se uporablja za pomoč podjetju, da dokaže svojo odgovornost. Dokazuje skladnost z zakoni / predpisi in primerno porabo podjetja pred upravnim organom (mesto, provinca, vlada itd.) To poročilo vključuje uvod, vsebino poročila in zaključek. Uvod ponavadi vsebuje pregled glavne vsebine poročila. Vsebinski odsek predstavlja podatke, dogodke itd. Izvajalske agencije morajo vedeti. Zaključki se uporabljajo za povzetek.- Nestle mora na primer svojemu upravnemu odboru pokazati, da v preteklih letih sledijo političnim in zakonskim smernicam države gostiteljice. Kot rezultat so letna poročila o skladnosti uporabili za preglednost glede letnih dejavnosti.
Predstavitev izvedljivosti predlagane ideje ali projekta. Pokličejo se poročila o raziskovanju, s katerimi se ugotovi, ali je ideja praktična ali ne možno poročilo. Poročilo mora biti sestavljeno iz dveh delov: povzetka in vsebine poročila. Vsebina prikazuje koristi, možne težave, s tem povezane stroške itd. predlagane ideje. Podjetje lahko s poročilom o izvedljivosti razišče podobna vprašanja:- Ali je mogoče ta projekt zaključiti v okviru proračuna?
- Ali bo ta projekt donosen?
- Ali je mogoče ta projekt zaključiti v določenem roku?
Predstavitev rezultatov preiskovalnih raziskav.Poročilo o preiskovalnih raziskavah predstavitev raziskav problema ali problema. Običajno gre za poglobljen pogled na določeno temo in mora vsebovati odseke: povzetek, uvod, raziskovalno metodologijo, pridobljene rezultate, sklepe in priporočila. V to poročilo je treba vključiti tudi ustrezne raziskave.- Na primer, podjetje bi lahko v celotnem podjetju izvedlo raziskavo, ali prepovedati kajenje v avli zaposlenih ali ne. Operator bo pripravil poročilo o preiskovalnih raziskavah.
Pomagajte svojemu podjetju izboljšati svojo politiko, izdelek ali poslovni proces s stalnim nadzorom. Formulirano v določenih intervalih, kot so tedni, meseci, četrtletja itd., Periodična poročila uspešnost, dobiček in izguba ali katera koli druga merila je mogoče podrobno pregledati v določenem časovnem obdobju.- Na primer, vsak mesec bo prodajalec farmacevtskih izdelkov verjetno ustvaril tabelo s povzetkom števila njihovih prodajnih klicev.
Poročajte o določeni situaciji. V nasprotju z določenimi časovnimi obdobji so potrebne posebne situacije poročajte o situaciji. Razmere so lahko tako preproste kot informacije, pridobljene s seminarja, ali tako zapletene kot poročanje o odzivu na naravno nesrečo. To poročilo vključuje odseke: uvod, vsebino in zaključke. Uporabite uvod, da prepoznate dogodek in si ogledate vsebino poročila. Sklep se uporablja za navedbo zavez ali ukrepov, potrebnih v tej situaciji.- Na primer, po večji nevihti bo upravni organ potreboval poročilo o stanju.
Predstavite rešitev problema ali situacije.Poročilo o primerjavi Upoštevajte več možnih rešitev za določeno situacijo. Na podlagi rezultatov bo pisec predlagal določen način ukrepanja. Običajno je sestavljen iz treh delov: uvod, vsebina in zaključek. Uvod opisuje namen poročila. Srednji del opisuje situacijo ali težavo in možne rešitve / možnosti. Zaključek razkriva najboljšo rešitev ali alternativo.
- Razmislite o tem, da želi proizvajalec avtomobilov ABC odpreti tovarno v Aziji. Glede na to, kaj podjetje potrebuje, lahko poročilo izbiro omeji na tri države. Nato bo ugotovil, katera je najboljša tovarniška lokacija od treh držav.
2. del 2: Pisanje poslovnega poročila
Določite cilje in obliko poročila. Vprašajte se, kaj želite s poročilom doseči. Na podlagi želenega cilja na zgornjem seznamu izberite ustrezno vrsto poročila.
- Ne glede na odgovor, morate zagotoviti kratkost svojega cilja. Če cilj ni jasen, bo poročilo le zmedlo bralce in morda ogrozilo njegovo verodostojnost.
- Na primer, če želite dobiti večji oglaševalski proračun za svoj oddelek. Poročilo se mora nato osredotočiti na vaš trenutni proračun in na to, kako lahko učinkovito uporabite svoj večji proračun.
Prepoznajte občinstvo. Bralci lahko vključujejo tujce (ljudi, ki ne delajo v vašem podjetju) ali notranje predstavnike. Upoštevajte njihovo obstoječe znanje ali poznavanje ciljne teme in razmislite o tem, kako bodo uporabili informacije, predstavljene v poročilu.
- Ne pozabite, da ne glede na to, kdo je vaše občinstvo, ni prepričljivejšega zaključka, kot je znesek denarja, ki ga lahko prinesete svojemu podjetju ali strankam.
- Recimo, da želite v svojem oddelku izvesti program za delitev dela in določiti, da so tukaj občinstvo glavni kadrovski direktor, izvršni direktor in generalni direktor. Razmislite o njihovi obstoječi stopnji zanimanja za ta program. Odgovor bo oblikoval ton poročila. Če podjetje še nikoli ni razmišljalo o takšnem programu, bo to poročilo strateško in informativno. V nasprotnem primeru bi moralo biti poročilo manj poučno in bolj prepričljivo.
Določite, česa se boste naučili. Najtežje ni v pisnem delu, temveč v oblikovanju zaključka in zbiranju podatkov, ki so potrebni za njegovo podporo. Potrebno je veliko spretnosti, vključno z zbiranjem podatkov in analizo trga. Kaj morate vedeti vi in nato vodstvo, da se boste na podlagi teme odločili na podlagi informacij?
Pridobite prave podatke za poročilo. Pomembno je, da so vaši podatki dobro raziskani. V nasprotnem primeru lahko poročilo nima verodostojnosti. Samo zbiranje podatkov je odvisno od vrste poročila, ki ga napišete. Prepričajte se, da so izbrani podatkovni parametri jedrnati in skladni s točko poročila.
- Podatki so lahko notranje informacije - kar pomeni, da jih lahko hitro zberete. Na primer, podatke o prodaji lahko dobite v prodajnem oddelku samo z enim klicem. Z drugimi besedami, podatke lahko dobite in hitro vključite v poročilo.
- Zunanje podatke lahko shranite tudi interno. Če so nekateri oddelki zbrali podatke o analitiki strank, jih prosite. Te preiskave vam ni treba opraviti sami. Čeprav je v različnih vrstah poslovanja neskladen, pogosto poslovnemu poročevalcu ni treba neposredno preiskati.
- Recimo, da pišete obrazložitev / poročilo o predlogu. Nato morate preučiti vse prednosti, ki izhajajo iz vaših predlogov, in te študije vključiti v svoje poročilo.
Organizirajte in pišite poročila. Kako izbrati postavitev in napisati poročilo, je odvisno od vaših ciljev. Na primer, postavitev poročila o skladnosti se bo razlikovala od postavitve poročila o izvedljivosti. Ko imate idejo, kako naj bo poročilo organizirano, lahko začnete s svojo vsebino.
- Razdelite povezane podatke na ločene dele. Poslovnih poročil ni mogoče zamenjati s številnimi podatki in informacijami. Razvrščanje podatkov v ločene dele je ključ do uspešnega poslovnega poročila. Podatke o prodaji lahko na primer ločite od podatkov o analizah strank in jim nastavite ločene naslove.
- Poročilo uredite z ustreznimi naslovi, ki jih je mogoče hitro prikazati kot neodvisno študijo, vendar hkrati podpirati temeljni namen poročila.
- Ker so nekateri odseki lahko odvisni od analize ali vložka drugih, je pogosto mogoče čakati na rezultate analize vsak del posebej.
Pripravite zaključke s konkretnimi predlogi. Zaključek bi moral biti jasen in bi moral biti razumen rezultat skrbnega pregleda podatkov, predstavljenih v poročilu. Če je primerno, na podlagi teh sklepov jasno predlagajte najboljši način ukrepanja.
- Vsak cilj mora vsebovati specifična in merljiva dejanja. Zapišite vse spremembe v opisu delovnega mesta, urniku ali stroških, potrebnih za dokončanje novega načrta. Vsak zahtevek mora predstavljati neposredne nove pristope - tiste, ki bodo pripomogli k doseganju cilja / rešitve, opisane v poročilu.
Napišite povzetek projekta. Povzetek projekta naj bo prva stran poročila, hkrati pa naj bo zadnja stvar, ki jo napišete. Ta povzetek predstavlja rezultate raziskav in zaključke ter zelo kratek pregled, kaj bo predstavljeno, če se bralec odloči nadaljevati z branjem celotnega poročila. Je kot napovednik filma ali abstrakcija znanstvenega članka.
- Povzetek je naveden zgoraj, ker je skoraj edino, kar bo prebral zaseden član uprave. Tukaj predstavite vse svoje šefe, največ 200-300 besed. Preostanek lahko podrobneje preučimo, če želimo izvedeti več.
Po potrebi uporabite podatke za uporabo podatkov. V nekaterih primerih je lahko koristno predstaviti kvantitativne podatke prek grafikona ali grafa. V predstavitvi uporabite barve, saj bodo pritegnile več pozornosti in pomagale razlikovati informacije. Kadar je le mogoče, uporabite točke, uporabite številke ali podatke okvirja, da jih boste lažje brali. Tako boste podatke ločili od preostalega dela poročila in pokazali, kaj to pomeni.
- Na splošno so vizualni učinki velik dejavnik, zaradi česar je poročanje o podjetju bolj zanimivo, saj so besedilo in številke same lahko razmeroma toge. Toda ne predaleč, uporabite le, kadar je to primerno in potrebno.
- Stran, ki je polna besedila in ne vsebuje tabel ali slik, je lahko utrujajoča. Vstavite vsebino v okvir. V informacijskem polju lahko tudi učinkovito povzamete svojo predstavitev.
Po potrebi navajajte vire. Glede na vrsto raziskave, ki se izvaja, boste morda morali pojasniti svoj vir informacij. Namen strani z dokumenti ali referenčnega vira v poslovnem poročilu je zagotoviti vir informacij, da bodo drugi lahko izvedeli več ali po potrebi našli podatke.
- Za poročanje o navedbah uporabite pravo obliko, odvisno od vaše panoge.
Preberite še dvakrat. Črkovalne ali slovnične napake lahko pri bralcih občutijo, da se v poročilo ne potrudite dovolj, in dvomijo o zanesljivosti rezultatov raziskav. Poleg tega obvezno predstavite informacije na jasen in jedrnat način.
- Na primer, ne pretiravajte z modnimi besedami ali uporabljajte zelo dolgih stavkov.
- Izogibajte se uporabi slenga.
- Če sta poročilo in bralec tesno povezana z določeno panogo, lahko uporabite tehnični žargon ali terminologijo. A previdno, ne pretiravajte z njimi.
- Na splošno so poslovna poročila napisana v pasivni obliki in so eden redkih primerov, ko je bolj pasivno boljše.
- Pri ponovnem branju dela lahko pogosto zamudite napake, saj se počutite seznanjene že od trenutka, ko pišete. Razmislite o tem, da bi v sobi prebral koga drugega, ki prav tako želi poročati o uspehu. Bodite odprti za prejete povratne informacije. Bolje je, če na napako namesto nadrejeni opozorijo sodelavci. Preglejte vsak komentar in napišite poročilo.
Ustvarite kazalo. Čim bolj formalno oblikujte poslovna poročila in ustvarite kazalo za enostavno spremljanje in hitro branje. Vključite vse pomembne odseke, zlasti povzetek in sklepe o upravljanju.
Naj bo naslovnica vašega poslovnega poročila. Najboljši način za sestavo dobrega, temeljitega preiskovalnega poročila je, da ga ustrezno pokrijete. Uporabite lahko vezivo, manšete ali dober papir. Bistvo je, da mora biti poslovno poročilo vpadljivo, enostavno za oči, dovolj, da vzbudi zanimanje bralcev.
- To velja tudi za vse tabele in grafe, vključene v poročilo.
