Avtor:
Sara Rhodes
Datum Ustvarjanja:
17 Februarjem 2021
Datum Posodobitve:
2 Julij. 2024
Vsebina
Kontaktni podatki so preprosto nenadomestljivi za poslovno sodelovanje in poslovno komunikacijo. Ko prejmete vizitko s kontaktnimi podatki, se potrudite, da bo končala na mestu, kjer jo boste zlahka našli takoj, ko se pojavi potreba. Ni važno, če imate lastno podjetje ali se samo premikate po poslovnih krogih. Če boste na vizitkah, ki jih prejmete, uredili stvari, boste lahko veliko hitreje našli prave ljudi, kar vam bo omogočilo večjo prodajo in več denarja v žepu. Tukaj je nekaj idej, kako lahko te iste vizitke organizirano shranite.
Koraki
1 Po prejemu vizitke si oglejte takoj. Pozorno branje vizitke in takoj po prejemu je odličen način, da se spomnite imena lastnika skupaj z njegovim obrazom. Obrazec za prijavo in diploma sta običajno napisana tudi na vizitki, zato je tu še en namig, ki vam bo povedal, kdo je in kaj počne. 
2 Po prejemu imejte svoje vizitke. Če vzamete s seboj na sestanke torbo ali zvezek, potem v njih namestite mesto, kamor lahko odložite prejete vizitke. Kamor koli se odločite, da jih položite, jih nikakor ne dajte med svoje liste zapiskov ali jih dajte v žep - tam bodo zagotovo izgubljeni ali oprani s svojimi stvarmi. 
3 Podatke za stik ljudi shranite v računalnik. Ko se vrnete s poslovnega kosila, sejma ali sestanka, vse prejete vizitke takoj shranite na varno mesto. Predal za mizo ali drugo mesto, ki ga drugi ljudje običajno ne gledajo, je idealen. Takoj, ko boste imeli čas, vzemite vse vizitke, zbrane v predalu mize, in vnesite vse njihove podatke za stik v Outlook, Excel, Access ali celo samo Word. 
4 Ustvarite stolpec »Opombe« v vsaki datoteki, namenjeni eni vizitki. Izpolnite vse podatke, ki niso na sami vizitki: kaj ta oseba počne, kakšne podatke ali obetavno sodelovanje vam je opisal, ko ste se spoznali itd. 
5 Ustvarite klasifikacijo poslovnih stikov. Razdelite jih na odlične, bolj ali manj potencialne in take, ki jih skoraj nikoli ne potrebujete. Če želite to narediti, lahko uporabite oštevilčenje, pri čemer je 1 za označevanje dragocenih stikov, 2 - možnih in 3 - tistih, s katerimi se verjetno ne boste ukvarjali. Uporabite lahko tudi barvno kodiranje: zelena za dragocene poslovne stike, rumena za potencialne stike in rdeča za brezupne. Izberite primerno in nepozabno možnost za vas, ki vam bo omogočila, da si bolje zapomnite kontaktne podatke svojih partnerjev. 
6 Kontaktne podatke svojih partnerjev uredite tako, da jih boste pozneje zlahka našli. Lahko se razporedi po abecedi po prvi črki priimka osebe ali po prvi črki imena podjetja; s prvo črko mesta, kjer ste srečali to osebo (če pogosto potujete); ali panoga, v kateri oseba dela. Tako lahko v iskalno vrstico preprosto vnesete podatke o želeni osebi, ki se jih spomnite, računalnik pa vam bo dal seznam stikov, ki ustrezajo določenim iskalnim parametrom. - Številni posebni računalniški programi, katerih namen je ustvariti bazo podatkov o vaših stikih, lahko vaše stike razvrstijo na kakršen koli način in jih olajšajo, če se nenadoma spomnite le nekaj ključnih besed za iskanje. Če uporabite enega od teh programov, boste prihranili veliko časa pri ročnem razvrščanju vizitk s podatki.
7 Vizitke hranite na starinski način. Postavite jih v naslovno datoteko ali nosilec vizitke, ki je na voljo v trgovinah s pisarniškim materialom. - Ta staromoden način shranjevanja kontaktnih podatkov, tudi če gre le za kup vizitk, vezanih z elastičnim trakom, je dobra zavarovalna polica za vašo elektronsko shranjevanje v računalniku.
- Odločiti se boste morali, kako raje razvrščate svoje vizitke: po imenu, imenu podjetja itd.
8 Takoj, ko od nekoga prejmete vizitko, takoj (največ v nekaj dneh) na njeno hrbtno stran zapišite kraj, kjer ste jo spoznali. Tako zagotovo ne boste pozabili. Prav tako je bolje, da na kratko zapišete tisto, o čemer ste govorili, da ga boste pozneje, ko boste morali stopiti v stik s to osebo, opomnili, kje ste se srečali, vprašali, kako so otroci, ali se spomnili vsega, o čemer ste govorili ... na prvem srečanju. 
9 Pripravljen.
Nasveti
- Če prejmete veliko vizitk, razmislite o nakupu programske opreme, ki vam bo omogočila njihovo razvrščanje in shranjevanje. Obstajajo optični bralniki vizitk in programi, ki lahko preberejo, prepoznajo in izberejo potrebne informacije s papirnate vizitke. Prihranijo vam lahko ogromno dela pri ročnem vnosu teh podatkov v računalnik.
- Če morate vedeti več o svojih poslovnih partnerjih kot le o njihovih imenih in telefonskih številkah, poiščite programsko opremo, ki vam omogoča shranjevanje in upravljanje velikih količin informacij o strankah ali partnerjih.
- Začnite hitro ukrepati, če ste svojim novim znancem nekaj obljubili ali če koga zanimate vi in vaša stvar.
- Ne dovolite, da se naberejo surove vizitke. Razvrstite jih in vnesite podatke v računalnik vsaj enkrat na teden, preden popolnoma pozabite, koga ste spoznali in zakaj.
Opozorila
- Če v računalnik shranite vse kontaktne podatke o strankah ali partnerjih, ne pozabite narediti rednih varnostnih kopij v primeru zrušitve računalnika ali trdega diska. Če je mogoče, samodejno naredite varnostno kopijo svojih podatkov.
