Vsebina

• Koraki
• Metoda 1 od 3: Priprava na srečanje
• Metoda 2 od 3: Med sestankom
• Metoda 3 od 3: Po sestanku
• Nasveti
• Opozorila
• Kaj potrebujete

Kot sekretar podjetja ali sekretar upravnega odbora ali morda lastnik malega podjetja obstaja možnost, da se boste soočili s potrebo po zapisovanju sestankov podjetij. Ta naloga je zelo pomembna, saj ni le zakonska zahteva, zlasti za neprofitne organizacije: ti protokoli so del uradnih evidenc družbe, njene zgodovine. Če upoštevate določena pravila in obliko, lahko protokole naredite precej enostavno.

Koraki

Metoda 1 od 3: Priprava na srečanje

1. 1 Obvestilo o sestanku z datumom, uro, krajem in namenom sestanka pošljite vnaprej (nekaj tednov vnaprej) vsem, ki naj bi se jih udeležili.
2. 2 Za vsakega člana uprave pripravite poseben paket, ki vključuje: obvestilo o sestanku, zapisnik prejšnjega sestanka, seznam kontaktnih podatkov in tistega, kar bo predstavljeno na sestanku (npr. analize in poročila o proračunu). Če so podatki zaupni, jih prenesite le, če se pojavijo, potem ko so zaposleni (v nekaterih primerih) in gostje zapustili prostore.
3. 3 Poskrbite, da imate pri roki snemalno opremo, ki jo najbolj udobno uporabljate, na primer: beležnico, mapo, prenosni računalnik ali snemalnik zvoka.
4. 4 Na dan srečanja poskrbite, da bodo imeli vsi udeleženci pisno gradivo, značke (če je potrebno) in okrepčilo.

Metoda 2 od 3: Med sestankom

1. 1 Zapišite naslednje podatke:
   • Ime organizacije in vrsta sestanka.
   • Ali je bilo obvestilo o sestanku poslano in če je tako, kdaj.
   • Datum sestanka in kraj njegovega sestanka.
   • Čas, ko se je srečanje začelo.
2. 2 Zapišite razlog srečanja, na primer: četrtletna seja upravnega odbora ali letne volitve uradnikov.
3. 3 Navesti je treba:
   • Člani odbora, uradniki in zaposleni, prisotni na seji, ter njihove odgovornosti.
   • Tisti, ki so odsotni.
   • Obiskovalci, ki so jih povabili, in razlogi, zakaj so se dogodka udeležili.
   • Ime in naslov predsednika seje.
   • Oseba, ki vodi zapisnik sestanka.
4. 4 Navedite število članov, potrebnih za sklepčnost, in ali je to število doseženo.
5. 5 Zapišite rezultate glasovanja za sprejetje, revizijo ali umik iz zapisnika zadnje seje.
6. 6 Po potrebi spremenite prejšnje protokole.
7. 7 Izgovorite dejanska vprašanja iz prejšnjega protokola in zabeležite potek njihove razprave, rezultate glasovanja ali skupni izid.
8. 8 Zabeležite vse druge glasove, na primer izvolitev uradnikov in število glasov za, proti ali vzdržanih. Razen tistih, ki so se vzdržali, ni treba zapisati imen ljudi in njihovega glasovanja. Navedite razlog za zavrnitev glasovanja in ali je kdo med tem glasovanjem zapustil sobo.
9. 9 Navedite svoje točke dnevnega reda in pustite med njimi nekaj prostora za pisanje zapiskov.
10. 10 Zapišite si razpravo o točkah dnevnega reda ter o tem, kaj je kdo rekel in kdo.
11. 11 Navedite vsa aktualna vprašanja, o katerih so razpravljali na sestanku, pa tudi ljudi, ki bodo morali govoriti na naslednjem srečanju.
12. 12 Upoštevajte vse razprave o točkah, ki niso na dnevnem redu, in kdo jih je vprašal, ter izid teh razprav.
13. 13 Navedite izid tistih odločitev, ki so bile predlagane za ponovno obravnavo, posodobitev ali glasovanje. Uradna odločba bo predstavljena kot ločen dokument.
14. 14 Navedite datum in uro naslednjega srečanja.
15. 15 Upoštevajte, da je bila seja z večinsko ali soglasno odločitvijo razglašena za zaprto. Navedite končni čas sestanka.

Metoda 3 od 3: Po sestanku

1. 1 Izpolnite protokol čim bolj popolno in to čim prej.
2. 2 Krepko označite vse rezultate glasovanja, točke dnevnega reda in sprejete odločitve.
3. 3 Kopije zapisnika razdelite vsem udeležencem sestanka čim prej, da dobite povratne informacije o njegovi vsebini. Če sprememb ni bilo predlaganih, zapisnik formalizirajte in ga nato shranite v posebno mapo za poslovna srečanja. Kopije končne različice zapisnika razdelite vsem udeležencem sestanka in tistim, ki na njem niso bili prisotni.

Nasveti

• Če česa ne razumete, takoj postavite ustrezna vprašanja, da bo razprava pravilno posneta. Če želite zahtevati pojasnilo, vam ni treba čakati, dokler niste popolnoma pripravili protokola.
• Sprejete odločitve in izid glasovanja je treba navesti v zapisniku, njihove kopije pa hraniti tudi v ločeni mapi na mestu, zaščitenem pred ognjem, vodo in drugimi dejavniki. V tej mapi je treba hraniti tudi elektronske kopije.
• Med srečanjem ne poskušajte zapisati vsake besede: na splošno napišite, kaj je bilo povedano. Popolneje lahko razkrijete potek razprave, potem ko zaključite zapisnik.
• Politike vašega podjetja lahko prepovedujejo uporabo elektronskih komunikacij. Zdaj je to precej redko - vse je odvisno od časa, ko so bila pravila napisana, in od tega, ali so bila z leti spremenjena. Zato, preden na tak način komunicirate z udeleženci sestanka, se prepričajte, da nič ne prekinete. Predlagate lahko tudi spremembe tovrstnih pravil, če so brezupno zastarele.

Opozorila

• Bodite previdni pri predložitvi osnutka zapisnika udeležencem sestanka v pregled in revizijo, saj jim to daje možnost, da spremenijo povedano. Ko je protokol popolnoma končan, se prepričajte, da so vsi seznanjeni s kakršnimi koli spremembami v njem: na ta način bodo informacije pravilno interpretirane in nihče ne bo zaveden.

Kaj potrebujete

• Mape
• Snemalni material (beležnice, svinčnik ali pisalo, prenosni računalnik ali diktafon)
• Po potrebi značke
• Paketi, ki vsebujejo vse potrebne informacije za sestanek
• Beležnice in pisala / svinčniki za udeležence srečanja
• Hladne pijače